RESOLUCIÓN 470 DEL 2023

(septiembre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN

Por la cual se crea el Comité Directivo y el Comité de Crisis del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - Icfes

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - Icfes

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por la Ley 1324 de 2009, por el numeral 10 del artículo 9 del Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO

Que la Ley 1324 de 2009, dispuso la transformación del Instituto Colombiano para Evaluación de la Educación (ICFES), en una Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Que el Decreto número 5014 de 2009, estableció las funciones del director general del Icfes, entre las cuales se encuentran: (i) “Crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones de la Empresa” y (ii) “Velar por el adecuado ejercicio del control interno y de gestión de la entidad y propender al mejoramiento institucional”.

Que en cumplimiento de lo anterior el Icfes mediante la Resolución número 0269 de 2019, creó el comité directivo del instituto, como un órgano de asesoría y coordinación de la Dirección General.

Que, a su vez el Icfes mediante la Resolución número 0270 de 2019, creó los Comités Primarios en el Instituto, con el propósito de realizar seguimiento a los temas que lideran las dependencias y ejercer funciones de autocontrol y autoevaluación.

De acuerdo con las disposiciones del artículo 2.2.21.5.4, del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, “…la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspecto (sic) tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizaciones (sic), con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos”.

Con el fin de mantener un enfoque preventivo con respecto a las circunstancias que eventualmente puedan afectar la imagen institucional, resulta pertinente conformar una instancia interna que, en el marco del Sistema de Control Interno y del proceso de identificación y análisis de riesgos, identifique posibles riesgos asociados a la gestión del Instituto, para prevenir situaciones críticas, gestionar oportunamente esos sucesos y mitigar sus efectos.

Que, a partir del ejercicio y desarrollo de las sesiones de los comités primarios de la dirección general, comités directivos y otros espacios de participación de alto nivel se identificó duplicidad en las temáticas puestas en consideración de estos. Por lo cual surge la necesidad de actualizar su objeto, funciones y composición con el fin de armonizar las instancias con los principios de eficiencia y eficacia de la administración pública.

Que, en virtud de lo anterior y de conformidad con el principio de unidad de materia es pertinente expedir un nuevo acto administrativo que armonice los espacios de participación, y derogue las resoluciones número 0269 de 2019 y 0270 de 2019 en su totalidad.

En mérito de la expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. COMITÉ DIRECTIVO DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN. Constituir el comité directivo como una instancia de alto nivel, de monitoreo, seguimiento, y recomendación al cumplimiento de la gestión estratégica y misional del instituto.

ARTÍCULO 2. FUNCIONES. El Comité Directivo tendrá las siguientes funciones:

1. Velar por el cumplimiento de las políticas y decisiones establecidas por la Junta Directiva del Icfes.

2. Revisar los cronogramas de las evaluaciones que adelanta el instituto.

3. Realizar monitoreo y seguimiento a las actividades planeadas para las evaluaciones que adelanta el instituto.

4. Realizar recomendaciones para el desarrollo adecuado de las evaluaciones que adelanta el instituto.

5. Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal, el comportamiento de los ingresos y egresos y la ejecución de la Plan Anual de Adquisiciones del Instituto.

6. Realizar seguimiento al avance en la ejecución de los Planes Estratégico e Institucional, con el objetivo de monitorear el cumplimiento de las actividades a cargo y recomendar las medidas de ajuste que resulten pertinentes.

7. Identificar y monitorear las amenazas que pueden generar riesgos que afecten la operación, la imagen y la reputación del Instituto. Esto con el fin establecer acciones que minimicen su impacto en el servicio que le corresponde prestar a la Entidad, de acuerdo con las políticas, lineamientos y procedimientos de gestión del riesgo vigentes.

8. Activar el Comité de Crisis ante amenazas o materializaciones de riesgo que afecten la operación, la imagen y la reputación del Instituto.

9. Revisar y realizar recomendaciones al manual de atención de situaciones de crisis o emergencia derivado de la gestión del Instituto y las actualizaciones que se requieran.

10. Las demás que sean asignadas por el Director General.

PARÁGRAFO: Las dependencias del Icfes realizarán actividades de autocontrol y autoevaluación de acuerdo con los procesos y procedimientos que defina la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO 3. CONFORMACIÓN COMITÉ DIRECTIVO. El Comité Directivo estará conformado por los siguientes integrantes permanentes, quienes tendrán voz y voto:

1. Director General o su delegado, quien presidirá el Comité.

2. Director de Evaluación

3. Director de Producción y Operaciones

4. Director de Tecnología e Información

5. Secretario General

6. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina Jurídica y el Jefe de la Oficina de Control Interno asistirán en condición de invitados permanentes, con voz pero sin voto. Podrán participar como invitados los colaboradores que la Dirección General así considere, con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 4. REUNIONES. El Comité Directivo se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una vez al mes, o de forma extraordinaria por solicitud de la Dirección General previa convocatoria.

ARTÍCULO 5. QUÓRUM DELIBERATORIO. El Comité Directivo sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de los integrantes con derecho a voto.

ARTÍCULO 6. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. El Director General o su delegado presidirá el Comité, con las siguientes funciones:

1. Presidir las sesiones.

2. Aprobar y firmar junto con el secretario técnico las actas.

3. Solicitar las convocatorias a sesiones extraordinarias cuando sea necesario.

4. Velar por el cumplimiento de las funciones asignadas al Comité.

ARTÍCULO 7. SECRETARÍA TÉCNICA. Será ejercida por la Secretaría General, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a todos los integrantes del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo.

2. Convocar con al menos dos (2) días de anticipación las sesiones ordinarias.

3. Preparar los documentos y las presentaciones requeridas para cada sesión.

4. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando se requiera en el Desarrollo de la misma.

5. Elaborar el acta de cada sesión e incorporar la documentación que la sustenta.

6. Socializar cada acta con los integrantes del Comité.

7. Llevar el registro de actas.

8. Formalizar con la Dirección General las recomendaciones del Comité.

9. Realizar y socializar el seguimiento a las recomendaciones registrados en cada sesión.

ARTÍCULO 8. COMITÉ DE CRISIS. Constituir el Comité de Crisis, como una instancia de máximo nivel, con el objeto de identificar, prevenir, atender y resolver situaciones internas o externas de crisis, derivadas de la gestión institucional o de eventos negativos externos que afecten la reputación del Instituto; y de mitigar los efectos que puedan derivarse de esos mismos eventos y de procurar el normal funcionamiento de la Entidad y proteger sus intereses.

ARTÍCULO 9. DEFINICIÓN DE CRISIS. Para los efectos de esta resolución, entiéndase por crisis una situación inesperada o acontecimientos extraordinarios que afecten la operación del Icfes o su integridad, su reputación, su credibilidad y, en general, a los grupos de valor y demás partes interesadas en la gestión misional de la Entidad.

ARTÍCULO 10. FUNCIONES. Son funciones del Comité de Crisis:

1. Identificar las medidas de prevención ante aquellas amenazas que pongan en riesgo el funcionamiento y la imagen del Icfes. Esto de acuerdo con las políticas, lineamientos y procedimientos de gestión del riesgo vigentes.

2. Definir las acciones inmediatas de atención y respuesta a los efectos originados, en caso de que se materialice el riesgo que afecte el funcionamiento y la imagen del Icfes.

3. Realizar el análisis de contexto interno y externo originado por la situación de crisis, estableciendo las estrategias de comunicación que deben ser utilizadas para atender a los medios o actores objeto que requiere información o claridad sobre la situación de crisis.

4. Identificar el impacto de la situación de crisis, así como definir el protocolo de comunicación y respuesta ante posibles controversias o incidencias.

5. Programar reuniones según la evaluación de la situación de crisis, contemplando todo el ciclo de vida de la situación presentada, hasta lograr superar y normalizar la operación de la entidad.

6. Aprobar el manual de gestión de riesgos y emergencias del Icfes.

7. Definir los integrantes del comité que estarán a cargo de atender a los medios o partes interesadas durante todo el ciclo de vida de la crisis.

ARTÍCULO 4. CONFORMACIÓN. El Comité de Crisis está conformado por los mismos integrantes del Comité Directivo, definidos en el artículo 3 de esta resolución. Podrán participar como invitados los colaboradores que la Dirección General así considere, con voz, pero sin voto.

ARTÍCULO 5. SESIONES. El Comité de Crisis será convocado a sesionar antes y después de identificarse una situación de crisis o emergencia, la cual deberá ser informada a la secretaría técnica por el (los) miembro(s) que la identifiquen o conozcan de la situación, en el menor tiempo posible, para convocar la sesión.

ARTÍCULO 6. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité de Crisis sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes con derecho a voto. Y las decisiones se adoptarán por la mayoría simple, es decir, la mitad más uno de los asistentes a la sesión.

ARTÍCULO 7. SECRETARÍA TÉCNICA. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, con las siguientes funciones:

1. Convocar oportunamente a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo.

2. Elaborar y presentar para revisión del Comité Directivo el manual de atención de situaciones de crisis o emergencia derivado de la gestión del Instituto y las actualizaciones que se requieran. Esto en concordancia con los lineamientos de gestión del riesgo del Icfes.

3. Preparar los documentos y las presentaciones requeridas para cada sesión.

4. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión y cuando se requiera en el desarrollo de la misma.

5. Elaborar el acta de cada sesión e incorporar la documentación que la sustenta.

6. Llevar el registro de actas.

ARTÍCULO 8. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su fecha de su comunicación y deroga las resoluciones 0269 de 2019 y 0270 de 2019 y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá D.C., a los veinte (20) días del mes de septiembre del año 2023.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ELIZABETH BLANDON BERMUDEZ

Directora General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de mayo de 2024

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