RESOLUCIÓN 270 DE 2019

(abril 12)

Diario Oficial No. 50.928 de 16 de abril 2019

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023>

Por la cual se crean los Comités Primarios en el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), se definen sus funciones y se establecen otras disposiciones.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN (ICFES),

en ejercicio de sus atribuciones legales conferidas en la Ley 87 de 1993⁽¹⁾ y en especial las otorgadas mediante la Ley 1324 de 2009⁽²⁾, el numeral 10 del artículo 9o del Decreto número 5014 de 2009⁽³⁾, y el Decreto número 1083 de 2015⁽⁴⁾, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia estableció que la Administración Pública tendrá, en todos sus órdenes, un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley;

Que la Ley 87 de 1993 estableció las reglas básicas para el funcionamiento del Control Interno en las Entidades Públicas y que el mismo implica el establecimiento de métodos, procedimientos y mecanismos para el seguimiento de la gestión pública;

Que el Decreto número 1083 de 2015, compilatorio del sector Función Pública, reunió la reglamentación existente en materia de control interno;

Que el Decreto número 648 de 2017 modificó en algunos aspectos puntuales el Decreto Compilatorio número 1083 de 2015 y precisó los roles a cargo de las Oficinas de Control Interno, entre los cuales se encuentra el relacionado con Enfoque hacia la Prevención;

Que el control interno de las instituciones debe fortalecerse a partir de la consolidación de los principios de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión que constituyen la esencia del Sistema de Control Interno;

Que el principio de Autocontrol se define como la capacidad que debe desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan del ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política;

Que el principio de Autorregulación se define como la capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar a su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del Control Interno, en concordancia con la normatividad vigente;

Que el principio de la Autogestión se define como la capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos;

Que de acuerdo con lo señalado en el Decreto número 1499 de 2017 que adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) respecto a la consolidación de las líneas de defensa de los intereses públicos, esto es, la línea estratégica conformada por la Alta Dirección, la primera línea de defensa integrada por todos los líderes de área o proyecto, la segunda línea representada por la Oficina de Planeación y la tercera línea conformada por la Oficina de Control Interno, se hace necesario mejorar los flujos de información y la entrega de insumos para la toma de decisiones entre quienes representan las líneas de defensa;

Que existen planes e instrumentos de control específicos que ameritan el monitoreo y seguimiento por todas las áreas del Instituto, como es el caso del Plan de Acción, Plan de Adquisiciones, mapas de riesgos, indicadores de gestión y planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas;

Que con el ánimo de fortalecer el Sistema de Control Interno del Instituto, considerando, en particular, la importancia que la actividad de autoevaluación institucional tiene para el logro de los objetivos organizacionales, se hace necesario el establecimiento de Comités Primarios en cada dependencia de la Entidad, que sirvan como instancia interna de monitoreo, seguimiento y recomendación periódica a la gestión institucional y a la efectividad del control interno en los procesos, con el propósito de detectar desviaciones y establecer acciones de mejora;

Que en la Reunión Ordinaria número 02 del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Icfes, realizada el día 8 de marzo de 2019, se aprobó la formalización de los Comités objeto de este acto administrativo en todas las dependencias del Instituto, los cuales cumplirán, entre otras funciones, las de realizar seguimiento a la gestión del área;

Que por lo anterior, se hace necesario reglamentar el funcionamiento de los mencionados Comités, incluyendo los temas de autocontrol en su agenda de trabajo;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

I. COMITÉS PRIMARIOS POR DEPENDENCIA.

ARTÍCULO 1o. CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS PRIMARIOS. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> Las Direcciones, Subdirecciones y Oficinas del Instituto deberán conformar un Comité Primario, integrado por el jefe de la dependencia y los colaboradores directos de la dependencia que represente los distintos grupos de trabajo. En todo caso, se deberá buscar siempre la mayor representación posible del personal vinculado a la dependencia.

ARTÍCULO 2o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Comité deberá reunirse como mínimo dos veces al mes, previa convocatoria del jefe respectivo.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES GENERALES DEL COMITÉ PRIMARIO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Comité tendrá las siguientes funciones generales:

a) Realizar seguimiento a los temas que lidera la dependencia;

b) Preparar la información requerida por la Oficina Asesora de Planeación del Instituto, la cual se incluirá en los reportes internos y externos que deba presentar el Icfes en desarrollo de su gestión institucional;

c) El Jefe de la dependencia, divulgará a su equipo las directrices señaladas por el Comité Directivo y por el Comité Primario de la Dirección General, para su implementación y seguimiento;

d) Preparar la información que sea requerida por el Comité Directivo y por el Comité Primario de la Dirección General del Instituto;

e) Presentar los informes y reportes que sean requeridos por la Dirección del Instituto y demás entes internos y externos que lo requieran.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES EN MATERIA DE AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Comité tendrá las siguientes funciones específicas en materia de Autocontrol y Autoevaluación. Para el cumplimiento de estas funciones deberá reunirse como mínimo una vez cada tres (3) meses con el fin de:

a) Realizar seguimiento al avance en la ejecución del Plan de Acción de la dependencia, con el objeto de monitorear el cumplimiento de las actividades a cargo y recomendar las medidas de ajuste que resulten pertinentes;

b) Efectuar revisión del tablero de indicadores de gestión de la dependencia y proponer medidas para su mejoramiento y reporte oportuno;

c) Realizar seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones a cargo de la dependencia;

d) Revisar el estado del mapa de riesgo y controles asociados a los procesos a cargo;

e) Efectuar revisión de las auditorías realizadas a los procesos a cargo del área y demás seguimientos efectuados por la Oficina de Control Interno y entes externos de control, con el fin de verificar las recomendaciones y generar las acciones correctivas y de mejora que sean necesarias;

f) Realizar seguimiento al avance de los planes de mejoramiento a cargo de la dependencia, así como el seguimiento al cumplimiento de las fechas de cierre de las acciones formuladas en dichos planes.

ARTÍCULO 5o. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS DE LAS REUNIONES REALIZADAS. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> De cada una de las reuniones se levantará un acta en la que consten los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas para posterior seguimiento de compromisos. Estas actas se publicarán en la intranet, Sistema de Gestión e Información para el Icfes -Daruma u otro medio de consulta interna, con el fin de facilitar el seguimiento que deben realizar la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno en el esquema de asignación de responsabilidades definidas en el Modelo de las Líneas de Defensa del numeral 7.2.2 de la Dimensión de Control Interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

La Oficina de Control Interno preparará un informe de seguimiento semestral sobre el avance de la gestión de los Comités Primarios en el cumplimiento de las funciones específicas en materia de Autocontrol y Autoevaluación señaladas en el artículo cuarto de esta Resolución, con destino a la Dirección General e integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno.

II. COMITÉ PRIMARIO DE LA DIRECCIÓN GENERAL.

ARTÍCULO 6o. COMITÉ PRIMARIO DE LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> Créese el Comité Primario de la Dirección General, como instancia estratégica de seguimiento, control, monitoreo y recomendación.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL COMITÉ PRIMARIO DE LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> Son funciones del Comité Primario de la Dirección General, las siguientes:

a) Planear, analizar, programar y realizar el seguimiento a la implementación de las evaluaciones que adelanta el Instituto.

b) Analizar y recomendar las mejoras al proceso de implementación de las evaluaciones;

c) Analizar y definir el tratamiento a casos especiales presentados por los usuarios;

d) Analizar periódicamente la ejecución presupuestal de la Entidad, el comportamiento de los ingresos y egresos y la ejecución de la Plan Anual de Adquisiciones;

e) Proyectar el cronograma de cada evaluación incluyendo actividades principales, tiempos de ejecución y responsables y hacer los correspondientes seguimientos y ajustes;

f) Analizar las causas de los errores presentados durante el proceso de implementación de las evaluaciones y proponer acciones de mejora necesarias para evitar su repetición;

g) Recomendar sobre las solicitudes relacionadas con las aplicaciones excepcionales de evaluación;

h) Las contenidas en los artículos tercero y cuarto del presente acto administrativo;

i) Las demás que en razón al desarrollo de las funciones del Comité sea necesario atender.

ARTÍCULO 8o. CONFORMACIÓN COMITÉ PRIMARIO DE LA DIRECCIÓN GENERAL. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> Estará integrado por los siguientes miembros permanentes, quienes tendrán voz y voto:

1. El Director General o su delegado, quien presidirá el Comité

2. El Director de Evaluación

3. El Director de Producción y Operaciones

4. El Director de Tecnología e Información

5. El Secretario General

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Podrán participar como invitados los colaboradores que la Dirección General así considere, con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 9o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Comité Primario de la Dirección General se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una vez a la semana. También podrá reunirse de forma extraordinaria por solicitud de la Dirección General.

ARTÍCULO 10. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Comité Primario de la Dirección General sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. Y las decisiones se tomarán por la mayoría simple, es decir, la mitad más uno de los asistentes a la sesión.

ARTÍCULO 11. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> El Director General o su delegado presidirá el Comité, con las siguientes funciones:

a) Presidir las sesiones;

b) Aprobar y firmar junto con el Secretario Técnico las actas;

c) Solicitar las convocatorias a sesiones extraordinarias cuando sea necesario;

d) Velar por el cumplimiento de las decisiones que se tomen en Comité.

ARTÍCULO 12. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> Será ejercida por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar a todos los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo;

b) Convocar con al menos dos (2) días de anticipación las sesiones ordinarias;

c) Preparar los documentos y las presentaciones requeridas para cada sesión;

d) Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando se requiera en el desarrollo de la misma;

e) Elaborar el acta de cada sesión e incorporar la documentación que la sustenta;

f) Socializar cada acta con los miembros del Comité;

g) Llevar el registro de actas;

h) Formalizar con la Dirección General las recomendaciones del Comité;

i) Realizar y socializar el seguimiento a los compromisos registrados en cada sesión.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 470 de 2023> La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 12 de abril de 2019.

La Directora General,

María Figueroa Cahnspeyer.

NOTAS AL FINAL:

1. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

2. “Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del Estado y se transforma el Icfes”.

3. “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Icfes, y se dictan otras disposiciones”.

4. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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