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RESOLUCIÓN 358 DE 2024
(julio 26)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
Por la cual se crea el Comité Directivo, los Comités Primarios y el Comité de Crisis en el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - Icfes, se definen sus funciones y se establecen otras disposiciones
LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - Icfes,
En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en la Ley 1324 de 2009 y el numeral 10 del artículo 9 del Decreto 5014 de 2009,
CONSIDERANDO
Que, el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que toda la Administración Pública tendrá un control interno regulado por la ley.
Que, la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1083 de 2015, posteriormente modificado por el Decreto 648 de 2017, regulan el control interno en las entidades públicas y enfatizan el enfoque preventivo.
Que, en los términos del Decreto 1083 de 2015, es esencial fortalecer el control interno mediante los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.
Que, el Decreto 1499 de 2017, que adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), resalta la necesidad de mejorar la comunicación y el flujo de información entre las líneas de defensa de los intereses públicos.
Que, la Ley 1324 de 2009 transformó el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación
- Icfes en una Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que el artículo 9 del Decreto 5014 de 2009 estableció las funciones del Director General, incluyendo en sus numerales 10 y 13 “crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones de la Empresa” y “velar por el adecuado ejercicio del control interno y de gestión de la entidad y propender al mejoramiento institucional”, respectivamente.
Que, en cumplimiento de lo anterior, la Resolución 000470 de 2023 del Icfes creó el Comité Directivo y el Comité de Crisis y derogó las Resoluciones 000269 de 2019 y 000270 de 2019 relativas a la creación del Comité Directivo y los Comités Primarios.
Que, atendiendo la actual necesidad del Instituto, se requiere la creación de Comité Directivo, como un órgano de asesoría y coordinación de la Dirección General, con el propósito de fijar y emprender las acciones que permitan al Instituto dar cumplimiento a las funciones legales y reglamentarias;
Que, además, con el fin de mantener un enfoque preventivo con respecto a las circunstancias que eventualmente puedan afectar la imagen institucional, resulta pertinente conformar una instancia interna que, en el marco del Sistema de Control Interno y del proceso de identificación y análisis de riesgos asociados a la gestión del Instituto, para prevenir situaciones críticas, gestionar oportunamente esos sucesos y mitigar sus efectos.
Que, asimismo, con el ánimo de fortalecer el Sistema de Control Interno del Instituto, considerando, en particular, la importancia que la actividad de autoevaluación institucional tiene para el logro de los objetivos organizacionales, se hace necesario el establecimiento de Comités Primarios en cada dependencia de la Entidad, que sirvan como instancia interna de monitoreo, seguimiento y recomendación periódica a la gestión institucional y a la efectividad del contr ol interno en los procesos, con el propósito de detectar desviaciones y establecer acciones de mejora y que permita la participación de los funcionarios en estos espacios para la mejora del clima laboral, el sentido de pertenencia y la productividad.
Que, en virtud de lo anterior y de conformidad con el principio de unidad de materia es necesario expedir un acto administrativo que armonice los espacios de participación, y derogue la Resolución 470 de 2023 en su totalidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
DEL COMITÉ DIRECTIVO.
ARTÍCULO 1. COMITÉ DIRECTIVO. Créese el Comité Directivo como una instancia de alto nivel, de monitoreo, seguimiento y recomendación al cumplimiento de la gestión estratégica y misional del Instituto.
ARTÍCULO 2. FUNCIONES. El Comité Directivo tendrá las siguientes funciones:
1. Velar por el cumplimiento de las políticas y decisiones establecidas por la Junta Directiva del Icfes.
2. Revisar los cronogramas de las evaluaciones que adelanta el Instituto.
3. Realizar monitoreo y seguimiento a las actividades planeadas para las evaluaciones que adelanta el Instituto.
4. Realizar recomendaciones para el desarrollo adecuado de las evaluaciones que adelanta el Instituto.
5. Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal, el comportamiento de los ingresos y egresos y la ejecución de la Plan Anual de Adquisiciones del Instituto.
6. Realizar seguimiento al avance en la ejecución de los Planes Estratégico e Institucional, con el objetivo de monitorear el cumplimiento de las actividades a cargo y recomendar las medidas de ajuste que resulten pertinentes.
7. Identificar y monitorear las amenazas que pueden generar riesgos que afecten la operación, la imagen y la reputación del Instituto. Esto con el fin establecer acciones que minimicen su impacto en el servicio que le corresponde prestar a la Entidad, de acuerdo con las políticas, lineamientos y procedimientos de gestión del riesgo vigentes.
8. Activar el Comité de Crisis ante amenazas o materializaciones de riesgo que afecten la operación, la imagen y la reputación del Instituto.
9. Revisar y realizar recomendaciones al manual de atención de situaciones de crisis o emergencia derivado de la gestión del Instituto y las actualizaciones que se requieran.
10. Las demás que sean asignadas por la Dirección General del Icfes.
ARTÍCULO 3. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO. El Comité Directivo estará conformado por los siguientes integrantes permanentes, quienes tendrán voz y voto:
1. Director General o su delegado, quien presidirá el Comité.
2. Director de Evaluación
3. Director de Producción y Operaciones
4. Director de Tecnología e Información
5. Secretario General
6. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina Jurídica y el Jefe de la Oficina de Control Interno asistirán en condición de invitados permanentes, con voz, pero sin voto. Podrán participar como invitados los colaboradores que la Dirección General así considere, con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 4. REUNIONES. El Comité Directivo se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una vez al mes, o de forma extraordinaria por solicitud de la Dirección General previa convocatoria.
ARTÍCULO 5. QUÓRUM. El Comité Directivo sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de los integrantes con derecho a voto.
ARTÍCULO 6. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. El Director General o su delegado presidirá el
Comité, con las siguientes funciones:
1. Presidir las sesiones.
2. Aprobar y firmar junto con el secretario técnico las actas.
3. Solicitar las convocatorias a sesiones extraordinarias cuando sea necesario.
4. Velar por el cumplimiento de las funciones asignadas al Comité.
ARTÍCULO 7. SECRETARÍA TÉCNICA. Será ejercida por el Director General o su delegado, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a todos los integrantes del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo.
2. Convocar con al menos dos (2) días de anticipación las sesiones ordinarias.
3. Preparar los documentos y las presentaciones requeridas para cada sesión.
4. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión, y cuando se requiera en el Desarrollo de esta.
5. Elaborar el acta de cada sesión e incorporar la documentación que la sustenta.
6. Socializar cada acta con los integrantes del Comité.
7. Llevar el registro de actas.
8. Formalizar las recomendaciones del Comité.
9. Realizar y socializar el seguimiento a las recomendaciones registrados en cada sesión.
DEL COMITÉ DE CRISIS.
ARTÍCULO 8. COMITÉ DE CRISIS. Créese el Comité de Crisis, como una instancia de máximo nivel, con el objeto de identificar, prevenir, atender y resolver situaciones internas o externas de crisis, derivadas de la gestión institucional o de eventos negativos externos que afecten la reputación del Instituto; y de mitigar los efectos que puedan derivarse de esos mismos eventos y de procurar el normal funcionamiento de la Entidad y proteger sus intereses.
ARTÍCULO 9. DEFINICIÓN DE CRISIS. Para los efectos de esta resolución, entiéndase por crisis una situación inesperada o acontecimientos extraordinarios que afecten la operación del Icfes o su integridad, su reputación, su credibilidad y, en general, a los grupos de valor y demás partes interesadas en la gestión misional de la Entidad.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES. Son funciones del Comité de Crisis:
1. Identificar las medidas de prevención ante aquellas amenazas que pongan en riesgo el funcionamiento y la imagen del Icfes. Esto de acuerdo con las políticas, lineamientos y procedimientos de gestión del riesgo vigentes.
2. Definir las acciones inmediatas de atención y respuesta a los efectos originados, en caso de que se materialice el riesgo que afecte el funcionamiento y la imagen del Icfes.
3. Realizar el análisis de contexto interno y externo originado por la situación de crisis, estableciendo las estrategias de comunicación que deben ser utilizadas para atender a los medios o actores objeto que requiere información o claridad sobre la situación de crisis.
4. Identificar el impacto de la situación de crisis, así como definir el protocolo de comunicación y respuesta ante posibles controversias o incidencias.
5. Programar reuniones según la evaluación de la situación de crisis, analizando los aspectos de la situación presentada, hasta superar y normalizar la operación de la Entidad.
6. Aprobar el manual de gestión de riesgos y emergencias del Icfes.
7. Definir los integrantes del comité que estarán a cargo de atender a los medios o partes interesadas derivada de la crisis.
ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN. El Comité de Crisis está conformado por los mismos integrantes del Comité Directivo, definidos en el artículo 3 de esta Resolución. Podrán participar como invitados los colaboradores que la Dirección General así considere, con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 12. SESIONES. El Comité de Crisis será convocado a sesionar antes y después de identificarse una situación de crisis o emergencia, la cual deberá ser informada a la secretaría técnica por el (los) miembro(s) que la identifiquen o conozcan de la situación, en el menor tiempo posible, para convocar la sesión.
ARTÍCULO 13. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité de Crisis sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes con derecho a voto. Y las decisiones se adoptarán por la mayoría simple, es decir, la mitad más uno de los asistentes a la sesión.
ARTÍCULO 14. SECRETARÍA TÉCNICA. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, con las siguientes funciones:
1. Convocar oportunamente a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias que hayan de llevarse a cabo.
2. Elaborar y presentar para revisión del Comité Directivo el manual de atención de situaciones de crisis o emergencia derivado de la gestión del Instituto y las actualizaciones que se requieran. Esto en concordancia con los lineamientos de gestión del riesgo del Icfes.
3. Preparar los documentos y las presentaciones requeridas para cada sesión.
4. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión y cuando se requiera en el desarrollo de esta.
5. Elaborar el acta de cada sesión e incorporar la documentación que la sustenta.
6. Llevar el registro de actas.
DE LOS COMITÉS PRIMARIOS.
ARTÍCULO 15. CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS PRIMARIOS. Las Direcciones, Subdirecciones y Oficinas del Instituto deberán conformar un Comité Primario, integrado por el jefe de la dependencia y los colaboradores directos de la dependencia que represente los distintos grupos de trabajo. En todo caso, se deberá buscar siempre la mayor representación posible del personal vinculado a la dependencia, propiciando principios de escucha activa y de participación en el desarrollo de las reuniones del Comité.
ARTÍCULO 16. REUNIONES. El Comité deberá reunirse como mínimo dos (2) veces al mes, previa convocatoria del jefe respectivo.
ARTÍCULO 17. FUNCIONES GENERALES DEL COMITÉ PRIMARIO. El Comité tendrá las siguientes funciones generales:
a. El jefe de la dependencia deberá Informar los temas que se consideren importantes para la operación, la gestión institucional y de los procesos y procedimientos a cargo de la dependencia que hayan sido tratados en las reuniones del Comité Directivo, el Com ité de Crisis y los Comités de dependencias a las que se encuentre adscrita la dependencia correspondiente, así como deberá divulgar las directrices de estos Comités.
b. Realizar seguimiento a los temas que lidera la dependencia;
c. Preparar la información requerida por la Oficina Asesora de Planeación del Instituto, la cual se incluirá en los reportes internos y externos que deba presentar el Icfes en desarrollo de su gestión institucional;
d. Preparar la información que sea requerida por el Comité Directivo o el Comité de Crisis del Instituto;
e. Presentar los informes y reportes que sean requeridos por la Dirección del Instituto y demás entes internos y externos que lo requieran.
ARTÍCULO 18. FUNCIONES EN MATERIA DE AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACIÓN. El Comité tendrá las siguientes funciones específicas en materia de autocontrol y autoevaluación. Para el cumplimiento de estas funciones deberá reunirse como mínimo una vez cada tres (3) meses con el fin de:
a) Realizar seguimiento al avance en la ejecución del Plan de Acción de la dependencia, con el objeto de monitorear el cumplimiento de las actividades a cargo y recomendar las medidas de ajuste que resulten pertinentes;
b) Efectuar revisión del tablero de indicadores de gestión de la dependencia y proponer medidas para su mejoramiento y reporte oportuno;
c) Realizar seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones a cargo de la dependencia;
d) Revisar el estado del mapa de riesgo y controles asociados a los procesos a cargo;
e) Efectuar revisión de las auditorías realizadas a los procesos a cargo del área y demás seguimientos efectuados por la Oficina de Control Interno y entes externos de control, con el fin de verificar las recomendaciones y generar las acciones correctivas y de mejora que sean necesarias;
f) Realizar seguimiento al avance de los planes de mejoramiento a cargo de la dependencia, así como el seguimiento al cumplimiento de las fechas de cierre de las acciones formuladas en dichos planes.
ARTÍCULO 19. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS DE LAS REUNIONES REALIZADAS. De cada una de las reuniones se levantará un acta en la que consten los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas para posterior seguimiento de compromisos. Estas actas se publicarán en la intranet, Sistema de Gestión e Información para el Icfes u otro medio de consulta interna, con el fin de facilitar el seguimiento que deben realizar la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno en el esquema de asignación de responsabilidades definidas en el Modelo de las Líneas de Defensa de la Dimensión de Control Interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. La Oficina de Control Interno preparará un informe de seguimiento semestral sobre el avance de la gestión de los Comités Primarios en el cumplimiento de las funciones específicas en materia de Autocontrol y Autoevaluación señaladas en el artículo once de esta Resolución, con destino a la Dirección General e integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno.
PARÁGRAFO: La Dirección General podrá establecer, a su discreción, mecanismos de seguimiento adicionales para abordar asuntos específicos que considere relevantes para el correcto funcionamiento del Instituto. Estos mecanismos podrán incluir reuniones, sesiones de trabajo u otras instancias que estime pertinentes, y contarán con la participación de los funcionarios que se designen.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su fecha de su comunicación y deroga la resolución 470 de 2023 y todas las disposiciones que le sean contrarias.
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C, a los veintiséis (26) días del mes de julio del año 2024.
ELIZABETH BLANDÓN BERMÚDEZ
Directora General
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 29 de Noviembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.943 - 17 de Noviembre de 2024)
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