CONCEPTO 30493 DE 2021

(mayo 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

XXXXXXXXXXXXXX

Estimada XXXXX,

De manera atenta, nos permitimos dar respuesta a la solicitud de concepto remitida a esta Oficina mediante correo electrónico el día 29 de abril de 2021 relacionado con unas inquietudes que se presentan al momento de responder unas PQRS que llegan a su área, en los siguientes términos:

I. INQUIETUDES ELEVADAS

1. “¿Hasta qué periodo de antigüedad podemos dar respuesta a las solicitudes relacionadas con las pruebas, teniendo en cuenta que algunas se remontan a aplicaciones de hasta 16 años atrás?”.

2. “¿qué respuesta se le podría brindar a un usuario que radica una PQRS pidiendo los resultados de la prueba, y después de realizada la verificación se determina que fue ausente en una de las dos sesiones o que asistió a todas las sesiones de la prueba pero no contestó ninguna pregunta en las hojas de respuestas?”; “¿Es válido decir que tiene una calificación de cero, no tiene calificación o no se le pueden generar resultados?”

II. CONSIDERACIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Con el propósito de dar respuesta al concepto requerido: (i) se señalará de manera previa el marco jurídico aplicable; (ii) se revisarán los antecedentes de la solicitud; (iii) se realizará el respectivo análisis jurídico del caso concreto, para allí exponer las conclusiones.

2.1. Marco Jurídico Aplicable

Son normas aplicables para la resolución del problema jurídico planteado las siguientes:

- Artículo 25 del Decreto 2578 de 2012^[1]

- Resolución 276 de 2019^[2].

- Artículo 43 de la Resolución 675 de 2019^[3].

- Artículo 49 de la Resolución 675 de 2019.

- Artículo 50 de la Resolución 675 de 2019.

2.2. Antecedentes Expuestos

A través de correo electrónico remitido a la OAJ el día 29 de abril de 2021 por XXXXX y XXXXX de la Subdirección Aplicación de Instrumentos - SAI, el cual fue radicado en el Sistema de Gestión documental mediante oficio interno número 20212100546252, la citada Subdirección solicitó concepto a la Oficina Asesora Jurídica en los siguientes términos:

“(...) quisiéramos solicitamos su apoyo con relación a su concepto jurídico referente a dos inquietudes que se presentan en el momento de dar respuesta a las PQRS que recibimos en nuestro equipo de trabajo;

1. Con relación a los tiempos estipulados en la resolución de cada una de las pruebas, donde se establece un periodo de dos meses posterior a la publicación de los resultados para que los usuarios interpongan reclamaciones relacionadas con sus resultados, quisiéramos consultar; ¿Hasta qué periodo de antigüedad podemos dar respuesta a las solicitudes relacionadas con las pruebas, teniendo en cuenta que algunas se remontan a aplicaciones de hasta 16 años atrás?, lo que dificulta la gestión debido a que por tiempos de retención documental ya no contamos con los archivos para hacer las consultas pertinentes.

Para estos casos la subdirección ha diseñado una respuesta tipo la cual nos gustaría fuese revisada por la oficina asesora jurídica.

“Con el fin de dar respuesta de fondo al radicado XXXXXXXXX que la Unidad de Atención al Ciudadano tiene asignado, se informa que no fue posible realizar la verificación de los registros de asistencia ni de las imágenes de hojas de respuestas del ciudadano XXXXXXXXXX, identificado con XX XXXXXXX y número de registro XXXXXXXXXX correspondiente al examen de XXXXXXX, dado que el material de examen corresponde a la fecha de aplicación del año XXXX, y ya no se encuentra disponible en archivo para su consulta”

2. Conforme al marco normativo del instituto, ¿qué respuesta se le podría brindar a un usuario que radica una PQRS pidiendo los resultados de la prueba, y después de realizada la verificación se determina que fue ausente en una de las dos sesiones o que asistió a todas las sesiones de la prueba pero no contestó ninguna pregunta en las hojas de respuestas?.

¿Es válido decir que tiene una calificación de cero, no tiene calificación o no se le pueden generar resultados?

Es de aclarar que la SAI, solo brinda insumo de lo visualizado en imágenes de hojas de respuestas, registros de asistencias, consulta de carpetas de delegados, consulta de consolidado de informes de delegados y archivos de novedades de lectura, mas no genera criterios de evaluación y se escala a las áreas correspondiente (...)” (Sic).

2.3. Caso concreto

2.3.1. Frente al punto uno de la consulta

Esta Oficina Jurídica reitera lo señalado en la reunión sostenida el pasado 8 de abril de 2021 convocada por la SAI en lo que respecta a los tiempos estipulados en la normativa interna de cada una de las pruebas de Estado, donde se establece un periodo de dos meses posterior a la publicación de los resultados para que los usuarios interpongan reclamaciones relacionadas con estos; versus, el periodo de antigüedad en que se puede dar respuesta a las solicitudes concernientes con las pruebas, teniendo en cuenta que algunas se remontan a aplicaciones de hasta 16 años atrás.

Como indicó en la citada reunión, esta inquietud se compone de dos escenarios completamente disímiles; pues de un lado, se está mencionando “los tiempos estipulados en la resolución de cada una de las pruebas, donde se establece un periodo de dos meses posterior a la publicación de los resultados”; y de otro, “el periodo de antigüedad [en que se puede] dar respuesta a las solicitudes relacionadas con las pruebas, teniendo en cuenta que algunas se remontan a aplicaciones de hasta 16 años atrás (...) en virtud de los tiempos de retención documental”.

Frente al primer escenario, la regulación interna del Icfes en el artículo 50o de la Resolución 675 de 2019, establece que “el plazo para las reclamaciones contra los resultados individuales de los Exámenes de Estado es de dos (2) meses, incluyendo la fecha de publicación de los resultados”. Estas reclamaciones corresponden únicamente frente a los resultados individuales de los estudiantes con el propósito de revisar por el área correspondiente si las metodologías asociadas al cálculo y publicación de los resultados fue realizada de una manera certera; razón por la cual y, con el ánimo de cumplir lo dispuesto en el artículo 4o de la Ley 1324 de 2009, se fija un término de dos (2) meses para que examinando exija y obtenga la corrección que sea del caso si comprueba que está errada.

Como se evidencia, este caso es sustancialmente diferente con el que se plantea sobre el periodo de antigüedad que se tiene para dar respuestas a las solicitudes relacionadas con las pruebas, toda vez que el mencionado “periodo de antigüedad” para las reclamaciones de resultados de las pruebas de Estado es únicamente de dos (2) meses, sin que este lapso dé lugar a diferentes interpretaciones.

Otro evento es la respuesta a las solicitudes relacionadas con las pruebas, las cuales se requieren estudiar de manera individual a fin de determinar si se tratan de aspectos diferentes a las reclamaciones de resultados (2 meses), validar el tipo de información y documentos que se requieren y analizar paralelamente la respectiva tabla de retención documental en caso que se trate de información documental que data de hace dieciséis (16) años.

Por lo anterior, el texto de respuesta tipo que se comparte solo sería adecuado en caso que no existan documentos que den solución a la petición elevada, debido a la eliminación de archivo físicos y electrónicos; repuesta que debe contener y estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, lo cual se deberá consultar con la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, encargados de atender las normas en materia de Gestión Documental en virtud de la Resolución 276 de 2019, para que, desde dicha área, se indique las normas legales que regulan los plazos de retención de los documentos y se otorgue al ciudadano una respuesta con fundamento legal y de manera estructurada.

Frente a este aspecto, se trae a colación la respuesta brindada por Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales en los siguientes términos:

“En respuesta a la solicitud que antecede, le manifestamos que desde la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, damos respuesta a solicitudes de consulta de información que reposa en nuestro archivo central del Icfes y que dentro de nuestra competencia procedemos a ubicar información y remitirla a las áreas o clientes internos o externos que nos lo requieran y que obviamente no tengan carácter de reservado o clasificado.

En relación con la pregunta sobre la parte técnica, no es posible que desde esta Subdirección de Abastecimiento se emita un concepto al respecto y solo podemos atender la solicitud de documentación que reposa en custodia en el archivo central y que ha sido remitida por esa Subdirección”.

2.3.2. Frente al punto dos de la consulta

Respecto a la inquietud relacionada con la “(...) respuesta [que] se le podría brindar a un usuario que radica una PQRS pidiendo los resultados de la prueba, y después de realizada la verificación se determina que fue ausente en una de las dos sesiones o que asistió a todas las sesiones de la prueba pero no contestó ninguna pregunta en las hojas de respuestas (...)”, es necesario abordar lo señalado en el artículo 49o de la Resolución 675 de 2019, el cual reza:

“ARTÍCULO 49. RESULTADOS DEL EXAMEN. Los resultados de los exámenes se publicarán en la página web que el Icfes disponga para tal fin. Estos tienen plena autenticidad y validez ante cualquier Entidad y son el producto de la asistencia del examinando a las sesiones programadas”. (Subrayado fuera de texto original)

De lo anterior se entiende que, la respuesta que le se debe brindar a los examinandos ausentes que solicitan los resultados de su prueba, será basada únicamente en la precitada disposición. En dicha regulación se indica que, la publicación de resultados será la consecuencia de la asistencia del examinando a todas las sesiones que le sean programadas, por tanto es imposible para la Entidad construir resultados individuales frente a una persona que no asistió a la aplicación del examen o, generar unos resultados íntegros frente a un examinando que la aplicó parcialmente.

Así mismo, desde esta Oficina Jurídica no es posible indicar si frente a estos casos en repuesta al peticionario se puede indicar “calificación de cero, no tiene calificación o no se le pueden generar resultados”, toda vez que esto es exclusiva competencia de la SAI, encargados de realizar el procesamiento y publicación de resultados, ya que es desde dicha área donde se conoce si es posible generar resultados parciales o los que se tengan a fin de resolver los casos planteados.

La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico y constituye un criterio auxiliar de interpretación de conformidad con los establecido en los artículos 26 del Código Civil y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015; sin carácter vinculante para las áreas relacionadas.

MARÍA CRISTINA DE LA CUADRA PIGAULT DE BEAUPRE

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

2. Por la cual se convalidan y actualizan las Tablas de Retención Documental para el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), y se dictan otras disposiciones.

3. Por la cual se reglamenta el proceso de inscripción a los exámenes que realiza el Icfes.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)

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