RESOLUCIÓN 276 DE 2019

(abril 17)

Diario Oficial No. 50.935 de 25 de abril 2019

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN

Por la cual se convalidan y actualizan las Tablas de Retención Documental para el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), y se dictan otras disposiciones.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN (ICFES),

en ejercicio de las funciones conferidas por la Ley 1324 de 2009⁽¹⁾, y el numeral 9 del artículo 9o del Decreto número 5014 de 2009⁽²⁾, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000⁽³⁾, establece reglas y principios generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de los archivos al interior de las Entidades del Estado;

Que el artículo 24 de la citada ley, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental;

Que el artículo 8o del Decreto Nacional número 2609 de 2012⁽⁴⁾, dentro de los instrumentos archivísticos para la gestión documental, estableció los cuadros de clasificación y las Tablas de Retención Documental;

Que el artículo 8o del Acuerdo número 004 de 2013⁽⁵⁾, expedido por el Archivo General de la Nación, señala que las “Tablas de Retención Documental y que las Tablas de Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”;

Que el artículo 2.8.2.2.2. del Decreto número 1080 de 2015⁽⁶⁾, establece que el resultado del proceso valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas, se registrará en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental;

Que mediante Resolución número 672 del 16 de septiembre de 2016⁽⁷⁾, la Representante Legal del Icfes, adoptó las Tablas de Retención Documental;

Que para garantizar la producción, clasificación, conformación de expedientes, conservación, uso adecuado del Patrimonio Documental y disposición final de los archivos administrativos del Icfes, se hace necesario convalidar y actualizar las Tablas de Retención Documental;

Que en sesión del 13 de diciembre de 2018, el Icfes presentó y sustentó ante el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, el proceso de convalidación y actualización de las Tablas de Retención Documental;

Que el Archivo General de la Nación, el día 7 de febrero de 2019, expidió el Certificado mediante el cual se convalida la actualización de las Tablas de Retención Documental del Icfes, recibido y radicado en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad, el 15 de marzo de 2019, con el número 20192100176222;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Convalidar y actualizar las Tablas de Retención Documental del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), aprobadas por el Archivo General de la Nación, que obran como documentos anexos a la presente resolución y forman parte integral de la misma, las cuales serán de obligatorio cumplimiento y aplicación por parte de todas las dependencias del Icfes.

ARTÍCULO 2o. Ordenar a partir de la expedición de la presente resolución la aplicación de las Tablas de Retención Documental en todas las dependencias productoras de documentos en el Icfes, con el fin de garantizar que los archivos producto de la gestión del Icfes se mantengan debidamente clasificados, organizados, ubicados en espacios seguros y que de conformidad con el procedimiento de disposición final descrito en el instrumento propiamente dicho, este se lleve a cabo, con el fin de salvaguardar el Patrimonio Documental del Icfes.

ARTÍCULO 3o. Publicar en la página web institucional y en la intranet del Icfes, el presente Acto Administrativo y sus anexos con el propósito de socializar e implementar las Tablas de Retención Documental a todos los servidores y colaboradores de la Entidad.

ARTÍCULO 4o. Atender por parte de la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, de la Secretaría General, las recomendaciones, metodología y normas en materia de Gestión Documental, expedidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 5o. Realizar los ajustes a las Tablas de Retención Documental cuando la estructura orgánica del Icfes sea modificada o cuando sean modificadas las funciones de las dependencias.

ARTÍCULO 6o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, especialmente la Resolución número 672 del 16 de septiembre de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 17 de abril de 2019.

La Directora General (E),

Liliam Amparo Cubillos Vargas.

NOTAS AL FINAL:

1. “Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del Estado y se transforma el Icfes”.

2. “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), y se dictan otras disposiciones”.

3. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

4. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.

5. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos números 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

6. “Por medio de cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.

7. “Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) y se ordena otras disposiciones”.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
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