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RESOLUCIÓN 420 DE 2023
(agosto 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
Por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité Asesor de Contratación del Instituto Colombiano para Evaluación de la Educación- lCFES.
LA DIRECTORA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN – ICFES
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias y en especial las conferidas en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 489 de 1998, la Ley 1324 de 2009, los numerales 10 y 14 del artículo 9o del Decreto 5014 de 2009, y
CONSIDERANDO
Que a través de la Ley 1324 de 2009, se transformó al Instituto Colombiano para Evaluación de la Educación- lCFES, en una Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que la citada norma además dispuso que la Entidad estará sujeta a las disposiciones del derecho público en cuanto a los actos que realiza en desarrollo de sus actividades y a las disposiciones de derecho privado en desarrollo de su objeto misional, es decir, por mandato legal está sometida a régimen privado de contratación.
Que, de igual manera, la Ley 1324 de 2009, dispuso que son la Junta Directiva y el Representante Legal, los órganos de dirección y administración del Instituto.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9o de la Ley 489 de 1998, los representantes legales de las entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención de la decisión de los asuntos a ellos confiados por la Ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor, vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa.
Que, en virtud de lo anterior, los numerales 10 y 14 del artículo 9o del Decreto 5014 de 2009, en su orden, establecen como funciones del Director General del ICFES, crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones del Instituto y delegar las funciones que considere necesarias para la buena marcha de dicha Empresa, conforme a la Ley.
Que, de otra parte, el artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que, en desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior de la entidad, es viable conformar y reglamentar el Comité de Contratación, como una instancia consultiva de planeación y estudio de las necesidades de contratación, las modalidades de selección, los documentos y estudios previos, para la gestión de sus competencias, funciones y programas.
Que la finalidad del Comité Asesor de Contratación es la de coordinar y concertar la gestión de la contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - lcfes en las etapas precontractual, contractual y postcontractual, orientando a las diferentes áreas en la planeación, estructuración y ejecución de las diferentes modalidades de contratación, garantizando los intereses y recursos de la Entidad.
Que mediante Acuerdo de la Junta Directiva del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – lcfes 002 del 28 de febrero de 2023 se adoptó el Manual de Contratación de la Entidad, con el fin que los procedimientos de adquisición de bienes y servicios con los que cuenta la Entidad, sean más eficientes, eficaces y coincidentes con las necesidades actuales, funciones y misionalidad del ICFES.
Que mediante Resolución 415 del 24 de Agosto de agosto de 2023, se modificaron las delegaciones de la Dirección General.
Que, con ese propósito, es necesario adaptar y reglamentar el funcionamiento del Comité de Contratación en el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES conforme las disposiciones del nuevo Manual de Contratación de la Entidad y las delegaciones en materia contractual.
Que en virtud de lo anterior y por el principio de unidad de materia, es conveniente expedir un nuevo acto administrativo que regule en su integridad el funcionamiento del Comité Asesor de Contratación, razón por la cual, se derogará la Resolución 414 de 2019.
En mérito de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. CONFORMACIÓN. Conformar el Comité Asesor de Contratación como instancia asesora del Instituto Colombiano para la Evaluación - ICFES y de aquellos funcionarios en quienes se haya delegado la competencia para la celebración y expedición de actos de naturaleza contractual.
ARTÍCULO SEGUNDO. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. El Comité estará integrado por los siguientes miembros:
- El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
- El Subdirector Financiero y Contable.
- El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
- El Subdirector de Abastecimiento y Servicios Generales quien actuará como secretario técnico.
- El Director o Jefe de la oficina responsable de satisfacer la necesidad a partir de la contratación de la obra, bien o servicio requerido, cuya asistencia a las sesiones será de carácter obligatorio e indelegable. En el caso de Secretaría General, deberá asistir el Subdirector del área o el Coordinador de la Unidad de Atención al Ciudadano según corresponda.
- El Jefe de la Oficina de Control Interno
PARÁGRAFO PRIMERO. La participación de los miembros del comité se enmarcará en el ejercicio de las funciones correspondientes a sus cargos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Secretario General o su delegado, y el Jefe de la Oficina de Control Interno sólo tendrán derecho a voz, pero no a voto.
PARÁGRAFO TERCERO. Previa solicitud de invitación de cualquiera de los miembros, la Secretaría Técnica podrá solicitar la asistencia a sesión del Comité, de los funcionarios y/o colaboradores que, por competencia, conocimiento y especialidades del caso sometido a estudio, sean requeridos. Así mismo, previa invitación de la Secretaria Técnica, podrán ser citados al Comité Asesor de Contratación los miembros del Comité Evaluador, en caso de requerirse sustentación o apoyo sobre un determinado proceso de selección.
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES. El Comité Asesor de Contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación - ICFES, tendrá a su cargo las siguientes funciones, independientemente si el Instituto ostenta la calidad de contratista o contratante:
1. Asesorar y emitir recomendaciones al ordenador del gasto en la toma de decisiones en materia precontractual, contractual y postcontractual.
2. Realizar sugerencias, proponer ajustes y en general efectuar todas aquellas recomendaciones tendientes a garantizar la eficiencia, eficacia y oportunidad en el trámite de las solicitudes de contratación y procesos de selección presentadas a consideración del Comité.
3. Recomendar pautas para la implementación, adaptación y mejoramiento continuo de los procesos de contratación de conformidad con las normas vigentes.
4. Las demás que le asigne la Dirección General.
ARTÍCULO CUARTO. EXCEPCIONES. Todos los procesos de contratación del ICFES, en los que el Instituto actúe como contratante, serán sometidos a consideración del Comité de Contratación, salvo cuando se trate de los siguientes casos:
1. Celebración de convenios, contratos, prórrogas o modificaciones sin cuantía
2. Procesos a través de la tienda virtual del estado colombiano cuyo valor sea igual o inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV).
3. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, así como sus adiciones, modificaciones y prórrogas.
4. Memorandos de entendimiento.
5. Cuando se trate de contratos que deban celebrarse con el titular del derecho de propiedad intelectual o su representante.
PARÁGRAFO. En todo caso, a juicio del Presidente del Comité Asesor de Contratación, podrán someterse a consideración del Comité aquellos asuntos que lo ameriten, de lo cual se dejará constancia en la correspondiente acta.
ARTÍCULO QUINTO. CONVOCATORIA. La convocatoria a las reuniones del Comité de Contratación deberá hacerse mediante comunicación o correo electrónico enviado por lo menos con dos días (2) hábiles de anticipación a la fecha de celebración del Comité por parte de la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, en la cual se indicará el orden del día y se anexarán los documentos a ser sometidos a consideración de los miembros del Comité de Contratación. En caso de urgencia, el Presidente del Comité, podrá convocar a los miembros del comité en el lugar, día y hora que determine, citación que podrá hacerse en forma verbal, situación sobre la cual se deberá dejar constancia en la respectiva acta.
El Presidente del Comité de Contratación podrá, cuando las circunstancias lo ameriten, modificar las fechas y hora de inicio de las sesiones o convocar a sesiones extraordinarias, de lo cual se dará aviso oportuno a sus miembros a través de la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO. Siempre que haya Iugar a la convocatoria del Comité de Contratación, la Secretaría Técnica pondrá a disposición de todos sus miembros, los informes y documentos que las diferentes dependencias remitan con el objeto de ser conocidos y analizados por parte del mismo.
ARTÍCULO SEXTO. QUÓRUM. El Comité de Contratación sesionará con la presencia de mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. Y las decisiones se tomarán por la mayoría simple, es decir, la mitad más uno de los asistentes a la sesión.
Los miembros del comité que no puedan asistir deberán previamente enviar la justificación de su inasistencia. El incumplimiento de dicho deber, podrá generar las consecuencias disciplinarias que establezca la Ley.
ARTÍCULO SÉPTIMO. SESIONES. Por regla general, las sesiones del comité se realizarán presencialmente.
PARÁGRAFO. En ejercicio de lo establecido en el artículo 63 del Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el Comité podrá sesionar de forma virtual, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir los temas sometidos a su consideración, de manera simultánea o sucesiva. La citación se realizará de la misma forma señalada en el artículo quinto, por parte de la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales.
ARTÍCULO OCTAVO. ACTAS DEL COMITÉ. De las recomendaciones y aprobaciones efectuadas en las sesiones del Comité se dejará constancia en actas suscritas por la Secretaría General y el Secretario Técnico del Comité.
PARÁGRAFO. Los miembros del Comité firmarán una lista de asistencia que hará parte integral de las actas de Comité, con el fin de aprobar lo debatido en cada sesión.
ARTÍCULO NOVENO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Contratación será ejercida por la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, quien ejercerá las siguientes funciones:
1. Citar a los miembros del Comité de Contratación e invitados a las sesiones.
2. Coordinar las actividades de apoyo necesarias para la realización de las sesiones del Comité de Contratación.
3. Remitir oportunamente los documentos soporte de las solicitudes realizadas por las dependencias, para efectos de realizar el análisis respectivo por parte de los miembros del Comité.
4. Elaborar las actas de las sesiones del Comité de Contratación.
5. Recibir y radicar los asuntos de competencia del Comité de Contratación.
ARTÍCULO DÉCIMO. PUBLICACIÓN. Publicar el presente acto administrativo en la página Web del Instituto, en el Link ”Transparencia y Acceso a la Información Pública”, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 103 de 2015 compilado en el Decreto 1081 de 2015.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. COMUNICACIÓN. Comunicar el contenido del presente acto administrativo a todos los funcionarios y contratistas del ICFES.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución 414 de 2019.
Dada en Bogotá D.C., a los
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
ELIZABETH BLANDÓN BERMÚDEZ
Directora General
1. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - lcfes, y se dictan otras disposiciones.
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)
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