CIRCULAR 0015 DE 2021

(mayo 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Con fundamento en las competencias establecidas en el Decreto 5012 de 2009 y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1188 de 2008, el Decreto 1075 de 2015, modificado por el Decreto 1330 de 2019 y las Resoluciones 15224 y 21795 de 2020, el Viceministerio de Educación Superior emite la presente circular con el propósito de brindar orientaciones a las instituciones para la presentación de solicitudes de trámites asociados a registro calificado, en las plataformas “SACES” y “Nuevo SACES”.

El pasado 8 de abril el Ministerio de Educación Nacional realizó el lanzamiento de la plataforma “Nuevo SACES”, la cual fue diseñada con una interfaz más interactiva y con un lenguaje que facilita la comprensión de los pasos y el entendimiento de los procesos por parte de todos los actores del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior. Esta herramienta permite agilizar los tiempos y ofrecer un mejor servicio a las instituciones para el desarrollo de los trámites asociados a registro calificado, conforme al marco normativo vigente construido con el sector.

A partir del lanzamiento de esta plataforma, el Ministerio de Educación Nacional, a través de la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, ha desarrollado actividades de capacitación y acompañamiento a las instituciones para la presentación de solicitudes y el avance oportuno en su trámite. En el desarrollo de este proceso, las instituciones han manifestado la necesidad y el interés de profundizar en el conocimiento de los requerimientos de la plataforma y en las bondades que representa su uso.

I. Orientaciones para la presentación de solicitudes de trámites asociados a registro calificado en las plataformas “SACES” y “Nuevo SACES”

1. Las plataformas “SACES” y “Nuevo SACES” se encuentran habilitadas para la presentación de solicitudes de trámites asociados a registro calificado en las Etapas de Pre radicación y Radicación.

2. Las solicitudes iniciadas antes del 8 de abril de 2021 en la plataforma “SACES” podrán continuar su trámite en esta. Sin embargo, si la institución inició la misma solicitud en el “Nuevo SACES” deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. Si el proceso en el “Nuevo SACES” terminó la actividad “Cargar información registro calificado” y quedó en la actividad “Asignar ponente”, el trámite continuará en esta nueva plataforma. En consecuencia, la institución deberá presentar el desistimiento del trámite iniciado en el “SACES” y requerir la devolución del pago realizado en esta plataforma, en caso de haberse efectuado.

b. Si el proceso en el “Nuevo SACES” no ha alcanzado la actividad “Asignar ponente”, la institución decidirá en cual plataforma desea continuar con el trámite, para lo cual deberá presentar el desistimiento en la otra. En todo caso, en la plataforma elegida por la institución, se deberá realizar el pago de la tarifa administrativa, cuando sea aplicable, toda vez que no es posible trasladar el pago realizado de una plataforma a la otra.

En el evento en que la institución haya realizado el pago en la plataforma “SACES” y desee continuar el trámite en el “Nuevo SACES”, una vez realice el pago en la nueva plataforma, la institución podrá requerir la devolución del pago realizado en el “SACES”.

En ningún caso el Ministerio de Educación Nacional realizará el traslado de información o documentación de una plataforma a otra, por lo que el trámite se adelantará con la información y documentos que la institución haya presentado en la plataforma elegida.

c. La solicitud de renovación de registro calificado que para el 8 de abril de 2021 se encontraba en estado “Completitud” en el “SACES”, continuará el trámite en esta plataforma, en aras de brindar celeridad y mantener la trazabilidad en los cambios de estados. La institución deberá presentar el desistimiento del proceso en el “Nuevo SACES”.

Ahora bien, si el proceso en el “Nuevo SACES” terminó la actividad “Cargar información registro calificado” y quedó en la actividad “Asignar ponente”, se aplicará lo dispuesto en el literal a. y en todo caso, se tendrá como fecha de presentación de la solicitud de renovación de registro calificado, aquella en la que cambió por primera vez el estado de la solicitud de “En Radicación” a “Completitud” en la plataforma “SACES”.

3. La plataforma “SACES” estará habilitada hasta el 31 de agosto de 2021 para la finalización de las solicitudes de trámites asociados a registro calificado, es decir, que este será el plazo máximo para que la solicitud cambie en el “SACES” del estado “En Radicación” a “Completitud”.

El proceso que a 31 de agosto de 2021 no haya llegado por primera vez al estado “Completitud” deberá iniciar una nueva solicitud en la plataforma “Nuevo SACES” y no podrá continuar su proceso en el “SACES”. El Ministerio de Educación Nacional pasará a estado “Desistimiento” el proceso iniciado en el “SACES”, sin que sea posible migrar la información de una plataforma a otra. Si la institución realizó el pago en la plataforma “SACES”, podrá requerir la devolución del mismo.

4. El proceso que a 31 de agosto de 2021 se encuentre en el “SACES” en estado “En Radicación”, con ocasión a la devolución que el Ministerio de Educación Nacional haya realizado por encontrarse incompleta la solicitud, continuará su trámite en esta plataforma. La institución deberá presentar dentro del plazo conferido (arts. 2.5.3.2.8.1.3 y 2.5.3.2.8.2.3 del Decreto 1075 de 2015, modificado por el Decreto 1330 de 2019) la respuesta al requerimiento en el “SACES” y solicitar dentro del mismo plazo, a través del correo electrónico saces@mineducacion.gov.co, la finalización de la solicitud y el consiguiente cambio de estado.

Si encontrándose dentro del plazo conferido para atender el requerimiento de información que permita completar la solicitud, la institución inició el mismo proceso en la plataforma “Nuevo SACES”, deberá presentar el desistimiento en esta nueva plataforma y realizar lo dispuesto en el párrafo anterior.

En caso de que el referido plazo haya expirado, sin que se haya dado respuesta

al requerimiento, la institución deberá presentar una nueva solicitud en el “Nuevo SACES”.

5. Cuando la institución experimente alguna dificultad técnica en la finalización de solicitudes de renovación de registro calificado en cualquiera de las dos plataformas, se deberá informar de manera inmediata esta situación al correo electrónico saces@mineducacion.gov.co, con el propósito de dejar constancia en el proceso, de la fecha en la cual se realiza la solicitud de renovación.

6. Todos los desistimientos de trámite que la institución realice en alguna de las plataformas deberá informarse de manera inmediata a la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, a través del correo

electrónico saces@mineducacion.gov.co, con el propósito de avanzar con el trámite en la plataforma en que este deberá continuar.

II. Acompañamiento de la Mesa de ayuda.

Para solicitar el acompañamiento personalizado por favor comunicarse por medio de los siguientes canales:

- Apoyo funcional para el uso de la plataforma “Nuevo SACES”:

Horario de atención lunes a viernes de 8:00 am y 5:00 pm Línea gratuita fuera de Bogotá: 01 - 8000 - 910122

Línea Bogotá +57 (1) 3078079 Conmutador: +57 (1) 2222800

Correo electrónico: atencionalciudadano@mineducacion.gov.co

- Atención de Soporte Técnico Línea gratuita nacional para soporte

Técnico 01-8000-510258 Línea Bogotá: 4292631

Correo electrónico: mesadeayuda@tecnologia.mineducacion.gov.co

III. Plan de capacitación permanente de la Plataforma “Nuevo SACES”

Con el objetivo de seguir avanzando en la apropiación de las funcionalidades de la plataforma “Nuevo SACES”, se ha iniciado la planeación de un segundo ciclo de capacitaciones que iniciarán en el mes de junio de 2021. La invitación para la inscripción y participación en estos espacios se realizará a través de la página web del Ministerio de Educación Nacional y el micrositio de SACES: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/

JOSÉ MAXIMILIANO GÓMEZ TORRES

Viceministro de Educación Superior

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Última actualización: 29 de Noviembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.943 - 17 de Noviembre de 2024)

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