CIRCULAR 11 DE 2023

(agosto 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

En desarrollo de lo dispuesto en la Ley 1444 de 2011 y el Decreto Ley 4085 de ese mismo año, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) cuenta con competencias en materia de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial. Bajo este marco normativo, a la ANDJE le corresponde impartir lineamientos y recomendaciones para que las entidades públicas adelanten una adecuada prevención y defensa de los intereses de la Nación⁽¹⁾.

Por su parte, el artículo 206 de la Ley 2294 de 2023 “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2023 "Colombia potencia mundial de vida"” creó el Sistema de Defensa Jurídica del Estado como un conjunto de actores, políticas, estrategias, principios, normas, rutas de articulación e instrumentos jurídicos, técnicos, financieros y gerenciales orientados a garantizar de manera coordinada la eficacia de la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado, en las entidades públicas del orden nacional y territorial, independientemente de su naturaleza y régimen jurídico. Además, designó como coordinador del Sistema a la ANDJE.

De conformidad con este marco normativo, a esta entidad le corresponde recomendar, en aquellos casos que considere pertinente, las acciones y gestiones que deban adelantar las entidades públicas para una adecuada prevención y defensa de los intereses públicos.

La prueba documental es un medio de probatorio trascendental, ya que permite llevar a los(as) jueces al convencimiento de los hechos que son materia de un proceso judicial. Por esa razón, el conocimiento de los aspectos procesales en materia de pruebas documentales es vital en el desarrollo de las actuaciones contra el Estado, más aún porque su desconocimiento deriva en errores que pueden afectar los intereses litigiosos de la Nación. En esa medida, y con el propósito específico de promover buenas prácticas en la solicitud, decreto, desarrollo y valoración de este tipo de pruebas, la ANDJE emite el presente lineamiento.

Este documento consta de dos partes. La primera aborda las generalidades de la prueba documental y, la segunda, describe el trámite procesal y presenta las recomendaciones específicas que deben tenerse en cuenta en cada una de las etapas de dicho trámite.

I. Generalidades sobre la prueba documental

1. Nuestro régimen jurídico reconoce la libertad probatoria, que implica que los sujetos procesales pueden hacer uso de los diferentes medios de prueba enunciados en el artículo 165 del Código General del Proceso (CGP)⁽²⁾, incluyendo cualquier otro medio útil para el convencimiento del juez. Entre los medios de prueba que de manera específica enuncia esta norma se encuentran los documentos.

2. Al momento de presentar o solicitar cualquier prueba, incluyendo la documental, es obligatorio indicar con qué objeto se solicita o presenta. Solo de esta manera el juez puede efectuar una valoración razonada acerca de su eficacia, pertinencia y conducencia. Si esto no se explica, el juez desconocerá cuál es el objeto o la finalidad para la cual se pretende el recaudo de este medio probatorio y podrá rechazarlo.

3. Solo sí el solicitante indica el objeto de la prueba, la otra parte podrá ejercer su derecho de defensa, pues únicamente conociendo su objeto puede pronunciarse sobre su legalidad, eficacia, conducencia y pertinencia.

4. En un proceso judicial un documento es "... todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo...''⁽³⁾ como, por ejemplo:

- Escritos

- Impresos

- Planos

- Dibujos

- Cuadros

- Mensajes de datos⁽⁴⁾

- Fotografías

- Cintas cinematográficas

- Discos

-  Grabaciones magnetofónicas

- Videograbaciones

- Radiografías

- Talones

- Contraseñas

- Cupones

- Etiquetas

- Sellos

- Inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares

4.1. Sobre la incorporación de mensajes de datos y medios electrónicos como medio de prueba, esta Agencia publicó un lineamiento el pasado 10 de junio del 2022, que puede ser consultado: Lineamiento sobre uso adecuado y eficiente de los mensajes de datos como medios de prueba.

5. Los documentos pueden ser públicos o privados.

5.1. Un documento público es todo aquel otorgado, suscrito o autorizado por un funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Los documentos públicos también son aquellos otorgados por particulares en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando un documento es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública⁽⁵⁾.

5.2. Un documento se considera privado cuando no reúne los requisitos para ser documento público; es decir, cuando no cumple las condiciones reseñadas en el párrafo anterior⁽⁶⁾.

6. Esta diferencia entre documentos públicos y privados es solo taxonómica, ya que en un proceso judicial ambos tienen igual valor probatorio respecto de su contenido; es decir, tienen eficacia tan solo para probar lo que se evidencia de su contenido⁽⁷⁾.

7. De otro modo, los documentos pueden ser auténticos. Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento⁽⁸⁾.

8. Existen algunos documentos que se presumen auténticos, hasta tanto no se demuestre lo contrario, no se les tache de falsedad o su contenido no sea desconocido por alguna parte en el proceso. Se presumen auténticos:

- Los documentos públicos y privados presentados, elaborados o firmados por las partes o terceros, bien sea en original o en copia.

- Los documentos públicos y privados emanados de las partes o de terceros que contengan reproducción de voz o de imagen⁽⁹⁾.

- Los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución⁽¹⁰⁾.

- Los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo⁽¹¹⁾.

9. Como todo medio de prueba, los documentos presentados en un proceso judicial también deben ser pertinentes, conducentes, útiles y lícitos⁽¹²⁾ para demostrar lo que se pretenda acreditar.

10. La jurisprudencia del Consejo de Estado ha señalado⁽¹³⁾ que la pertinencia se fundamenta en que el hecho a demostrar con el documento tenga relación con los demás hechos que interesan al proceso. La conducencia consiste en que el medio probatorio propuesto sea adecuado para demostrar un hecho específico. La utilidad implica que el hecho deba probarse con determinado documento porque no está demostrado con otro medio probatorio. Finalmente, además de tener estas características, las pruebas deben estar permitidas por la ley; es decir, deben ser lícitas, lo cual hace referencia a la forma en que se han obtenido o cuando en su producción o práctica se incumplen los requisitos legales.

11. Si las pruebas documentales son ilícitas, notoriamente impertinentes, inconducentes o manifiestamente inútiles, el juez las rechazará de plano⁽¹⁴⁾. Así mismo, las pruebas documentales serán nulas de pleno derecho si son obtenidas con violación al debido proceso y en esa medida el juez las excluirá de su valoración⁽¹⁵⁾.

12. Si cualquiera de las partes encuentra que alguna prueba documental no cumple estos requisitos puede pedir su rechazo, exclusión y/o nulidad en el proceso judicial⁽¹⁶⁾.

13. El régimen probatorio en los procesos contenciosos administrativos está regulado en el capítulo IX del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Los aspectos no regulados en dicho capítulo sobre la solicitud, decreto, contradicción y valoración de las pruebas documentales se encuentran en el CGP⁽¹⁷⁾.

II. Reglas sobre la oportunidad, aporte, decreto y valoración de la prueba documental  

1. Oportunidad. Las oportunidades para la presentación o la solicitud de pruebas documentales son⁽¹⁸⁾:

1.1. En primera y única instancia:

- En la demanda⁽¹⁹⁾ y/o en su contestación⁽²⁰⁾.

^- En la reforma de la demanda y/o en su respuesta⁽²¹⁾.

^- En la demanda de reconvención y/o su contestación⁽²²⁾.

^- Cuando se propongan las excepciones previas o de mérito y/o cuando se ejerza la oposición a las mismas.

- En los incidentes dentro del proceso y/o en su respuesta. En este caso, las pruebas deben ceñirse a la cuestión propuesta en el incidente.

1.2. En segunda instancia, en el término de ejecutoria del auto que admite el recurso⁽²³⁾, siempre y cuando:

- Las partes las pidan de común acuerdo.

^- Las pruebas no fueron decretadas en primera instancia⁽²⁴⁾.

^- A pesar de haberse decretado en primera instancia, se dejaron de practicar por motivos ajenos a las partes⁽²⁵⁾.

- Haya hechos ocurridos después de la oportunidad para pedir pruebas en primera instancia. Esta opción solo es viable para demostrar o desvirtuar esos hechos.

^- Se usen para pedir pruebas que no se solicitaron o aportaron en primera instancia, solo si se muestra fuerza mayor, caso fortuito o por obra de la contraparte.

1.3. Las partes podrán solicitar al juez el decreto de pruebas documentales que se encuentren en poder de terceros y que no han podido ser obtenidas mediante derecho de petición⁽²⁶⁾.

14. Las pruebas documentales solicitadas o aportadas en segunda instancia pueden admitir pruebas en contra. Las contrapruebas documentales deben pedirse en el término de ejecutoria del auto que las decreta⁽²⁷⁾.

15. De oficio, el juez podrá decretar cualquier prueba antes de dictar sentencia⁽²⁸⁾, con el fin de esclarecer cualquier hecho dudoso que surja en cualquier momento.

2. Aporte y solicitud de documentos. Los documentos pueden aportarse al proceso judicial en original o en copia, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

2.1 Siempre que las partes o los terceros tengan los documentos en original deben aportarlos en ese formato.

2.2. Los documentos deben presentarse como anexos de la demanda, de su contestación⁽²⁹⁾, o de los escritos en los cuales haya oportunidad para aportar documentos.

2.3. Los documentos presentados en copia tienen el mismo valor probatorio que el original, mientras no sean tachados de falsos por la contraparte (autenticidad tácita)⁽³⁰⁾. Sin embargo, si los documentos se aportan en copia y el aportante conoce dónde se encuentran los originales, debe informarlo en el proceso⁽³¹⁾.

2.4. Por regia general, todo documento puede ser presentado en copia. Sin embargo, esta regla está sujeta a las excepciones indicadas en la ley, ya que algunos documentos solo pueden ser presentados en original o en primera copia, para que tengan valor probatorio pleno⁽³²⁾. Por ejemplo:

- No es válida la presentación de los títulos ejecutivos en copias simples. Deben presentarse con el pleno cumplimiento de los requisitos de ley⁽³³⁾. Cada título ejecutivo (pagaré, contrato, factura, letra de cambio) tiene sus propios requisitos, por ello, deben verificarse caso a caso.

- La copia de documentos que requieran registro público (ej. Escrituras públicas) deberá llevar una nota que acredite su autenticidad. Si no existiere dicha inscripción o nota, la copia solo producirá efectos probatorios entre los otorgantes y sus causahabientes⁽³⁴⁾.

2.5. Documentos solemnes. Algunos hechos solo pueden ser probados a través de documentos específicos y solemnes (ad substantiam actus)⁽³⁵⁾, por ejemplo:

- Parentesco: Comprobar que se haya acreditado el parentesco en un proceso judicial a través del registro civil⁽³⁶⁾ y con dicho documento verificar los grados de consanguinidad común que sean relevantes en el proceso.

- Matrimonio: Constatar que se haya aportado el acta de celebración del matrimonio o el registro civil de matrimonio.

- Fallecimiento: Corroborar que se encuentre el registro civil de defunción o el acta, la partida o el certificado de defunción para probar la muerte de una persona.

- Compraventa de inmuebles: Verificar que se haya aportado la escritura pública mediante la cual se perfeccionó el contrato de compraventa de un bien inmueble, toda vez que se trata de un contrato solemne.

- Propiedad sobre bienes inmuebles: Recordar que el certificado de libertad y tradición es el único documento válido para acreditar legalmente la existencia de un inmueble y la propiedad sobre el mismo.

- Propiedad sobre vehículos: Confirmar que se haya acreditado correctamente la propiedad del vehículo mediante la tarjeta de propiedad, el cual es el documento que identifica única y exclusivamente las características del vehículo y del propietario.

- Registro Minero: Verificar que los contratos mineros se encuentren inscritos en el correspondiente registro, ya que de conformidad con el artículo 1500 del Código Civil “están sujetos a la observancia de ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no producen ningún efecto civil”⁽³⁷⁾.

- Existencia y representación de personas jurídicas: Constatar que se haya aportado el certificado de existencia y representación legal expedido la Cámara de Comercio respectiva.

2.6. Las partes podrán solicitar de las contrapartes o de terceros la exhibición de documentos⁽³⁸⁾ y libros de comercio⁽³⁹⁾. En el trámite de esa exhibición se debe tener en cuenta:

- La parte que pida la exhibición debe expresar explícitamente que el documento se encuentra en poder de la persona llamada a exhibirlo. Así mismo, expresar la pertinencia, conducencia y utilidad de la prueba.

- La parte o tercero obligada a exhibir un documento puede oponerse, justificando su actuación.

2.7. Los receptores de estas solicitudes podrán oponerse a la exhibición. Esta oposición se tramitará por incidente.

2.8. Así mismo, las pruebas documentales pueden ser aportadas al proceso a partir de la práctica de otro tipo de pruebas, por ejemplo:

- En un testimonio, el testigo puede aportar una prueba documental al proceso si el documento tiene relación estrecha con la declaración. Es decir, si el documento resulta pertinente y, por ello, supera el juicio de admisibilidad⁽⁴⁰⁾.

- Cuando un testigo aporta con su declaración determinados documentos, el(a) apoderado(a) de las partes es quien debe solicitar su incorporación al proceso. La solicitud del testigo no es suficiente para que el documento se tenga como una prueba documental⁽⁴¹⁾.

- Todas las fotografías y videos que se registren en el trámite de una inspección judicial deben ser tenidos en cuenta como pruebas documentales en el proceso⁽⁴²⁾.

- Los documentos que sirven de fundamento a un dictamen pericial y los que acreditan la idoneidad del perito, deben ser tenidos en cuenta como pruebas documentales en el proceso⁽⁴³⁾.

3. Decreto de pruebas documentales. El decreto de pruebas es el acto mediante el cual el juez decide sobre la incorporación de las pruebas aportadas por los interesados al proceso y se ordena la práctica de las que hayan sido solicitadas.

3.1. En el auto de decreto de pruebas el juez debe indicar expresamente cuáles de los documentos aportados por las partes quedan admitidos en el proceso⁽⁴⁴⁾ y cuáles excluidos.

3.2. Los jueces podrán decretar pruebas documentales de oficio, si las consideran necesarias para el esclarecimiento de la verdad⁽⁴⁵⁾. En este caso, las partes podrán aportar o solicitar otras pruebas para controvertir las decretadas de oficio, lo cual debe hacerse en el término de ejecutoria del auto que las decreta⁽⁴⁶⁾.

Cuando el juez hace uso de este poder oficioso, es claro que también está obligado a observar los requisitos de pertinencia, conducencia y utilidad de la prueba. Aunque el auto que decreta una prueba de oficio está exento de recursos, esto no significa que el juez no deba acatar los requisitos que en esta materia se exigen a los demás sujetos procesales y entonces será en los alegatos de conclusión donde se deberá hacer uso del derecho de contradicción, para advertir la insuficiencia probatoria de los documentos que llegaron al proceso como prueba de oficio.

3.3. El juez se abstendrá de decretar la práctica de las pruebas documentales que las partes hubieran podido conseguir directamente o por medio de derecho de petición⁽⁴⁷⁾.

3.4. Si el derecho de petición no fue atendido por los requeridos, entonces, para solicitar la prueba documental, los(las) abogados(as) deben⁽⁴⁸⁾:

- Acreditar que radicaron la respectiva petición ante la autoridad o el particular para la obtención de la prueba documental.

- Indicar que la solicitud presentada fue infructuosa, toda vez que no se obtuvo acceso al documento o la información, o la misma fue suministrada de manera incompleta.

- Demostrar que la falta de obtención de la prueba documental no es producto de la desidia del solicitante.

3.5. El juez se abstendrá de decretar pruebas documentales solicitadas extemporáneamente por las partes; esto es por fuera de las oportunidades procesales señaladas (ver apartado 1).

3.6. El juez no decretará las pruebas documentales sobre las cuales las partes no hayan manifestado su objeto y/o los hechos que pretenden acreditar.

4. Contradicción de la prueba documental Todos los documentos allegados a un proceso judicial pueden ser controvertidos por las partes a través de su desconocimiento, de la tacha de falsedad o solicitando la ratificación de este⁽⁴⁹⁾.

4.1 Para controvertir las pruebas documentales allegadas en un proceso judicial, las partes deben:

- Verificar que si existe o no certeza sobre la persona que ha elaborado o firmado el documento, o respecto de la persona a quien se atribuya la autoría.

^- Corroborar que los documentos públicos hayan sido expedidos o elaborados por las entidades o funcionarios públicos a quien se le imputan. Esto incluye verificar la competencia legal para la emisión de los documentos, ya que los documentos expedidos por funcionarios sin competencia tendrán valor de documentos privados y podrán tacharse de falsedad⁽⁵⁰⁾.

- Verificar que el contenido del documento no haya sido alterado⁽⁵¹⁾.

4.2. Si se comprueba alguna de las anteriores hipótesis, el documento debe tacharse de falso o desconocerse.

4.3. La tacha de falsedad de la prueba documental es el mecanismo idóneo para levantar la presunción de autenticidad de los documentos aportados al proceso judicial, sean públicos o privados, originales o en copias⁽⁵²⁾.

4.4. La falsedad de documentos puede ser material cuando se adultera el documento; o ideológica cuando el documento es legítimo y corresponde a su autor, pero la falsedad se predica de su contenido. Sin embargo, la tacha de falsedad de documentos solo aplica para controvertir la falsedad material de los documentos, pues se refiere concretamente a su trámite y estructura. La falsedad ideológica debe ser valorada por el juez⁽⁵³⁾.

4.5. Al momento tachar de falso un documento deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos⁽⁵⁴⁾:.

- Hay tres oportunidades para usar esta figura al interior de un proceso judicial:

(i) La contestación de la demanda;

(ii) la audiencia en la cual el documento es tenido como prueba; y

(iii) el término de ejecutoria del auto que tiene como prueba el documento, cuando dicha actuación se produzca por fuera de audiencia.

- En los procesos ejecutivos la tacha de falsedad debe proponerse como una excepción.

- De la tacha de falsedad de un documento debe correrse traslado a todas las partes en el proceso judicial.

- La parte o la persona a quien se atribuya la firma o elaboración de un documento o de una reproducción de voz o de imagen podrá tacharlo de falso⁽⁵⁵⁾.

- Quien tache de falso un documento debe expresar en qué consiste la falsedad y pedir o presentar pruebas de sus afirmaciones.

- Si un documento es irrelevante para la decisión, no se admitirá su tacha de falsedad.

4.6. El desconocimiento de la prueba documental permite a las partes oponerse a documentos no firmados ni manuscritos por estas. Para que opere esta figura procesal, la parte interesada debe tener en cuenta que⁽⁵⁶⁾:

- Hay tres oportunidades para usar esta figura al interior de un proceso judicial:

(i) La contestación de la demanda.

(ii) La audiencia en la cual el documento es tenido como prueba; y

(iii) El término de ejecutoria del auto que tiene como prueba el documento, cuando dicha actuación se produzca por fuera de audiencia.

- Manifestar que no le consta que el documento corresponda a quien la otra parte lo haya atribuido.

- Justificar la razón por la que no puede afirmar o desmentir que él o la autor(a) sea, efectivamente, el sujeto al que se imputa el documento⁽⁵⁷⁾.

4.7. En esta etapa procesal (contradicción), también es necesario que las partes tengan en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Recordar que las transcripciones de las declaraciones o comunicaciones de servidores públicos que se realicen en diarios y periódicos oficiales tendrán valor probatorio.

- Dejar constancia que los artículos de prensa únicamente tienen la capacidad de demostrar el registro mediático de unos hechos, pero no la veracidad de estos⁽⁵⁸⁾.

- Si se considere que los documentos presentados en copia tienen diferencias con los originales, solicitar el cotejo con el original⁽⁵⁹⁾.

- Sobre el valor probatorio de las fotografías, constatar que en el proceso existan medios de prueba complementarios que corroboren su contenido y se determinen las circunstancias, de modo, tiempo y lugar en las que fueron tomadas⁽⁶⁰⁾.

- Si se trata de un documento privado, verificar quien es el o la autor(a) y si no consta su autoría pedir expresamente la ratificación del documento⁽⁶¹⁾.

- Manifestar que los documentos allegados en idioma distinto al español tienen valor probatorio condicionado. Para dar validez plena a este tipo de documentos deben acompañarse de su traducción respectiva, certificada por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por un intérprete oficial. De no cumplirse esta condición el juez no podrá valorar este tipo de documentos por falta de cumplimiento del mandato legal⁽⁶²⁾.

- Apostillar todos los documentos públicos otorgados por funcionarios de un país extranjero⁽⁶³⁾.

- Verificar la presentación de documentos originales o de primera copia, cuando se trate de títulos ejecutivos o de aquellos sobre los cuales la ley exige originalidad⁽⁶⁴⁾.

- Solicitar la exclusión de los documentos rotos, alterados o enmendados o con partes interlineadas, a menos que quien los suscribió los haya salvado con su firma⁽⁶⁵⁾.

- Advertir al juez de la existencia de documentos rotos, raspados o destruidos parcialmente en el expediente (cuando es físico). De ser necesario, solicitar que la información contenida en estos documentos se tome como incompleta, imprecisa o no es fidedigna de los hechos allí indicados⁽⁶⁶⁾.

5. Valoración de la prueba documental. El juez cuenta con libertad de apreciación probatoria, sin embargo, la existencia o validez de ciertos actos solo se puedan a partir de solemnidades (ver apartado 2.5)⁽⁶⁷⁾.

5.1. En esta etapa del proceso los apoderados(as) de las entidades deben efectuar las siguientes acciones:

- Si una prueba documental fue obtenida con violación al debido proceso, solicitar al juez su exclusión de la valoración probatoria⁽⁶⁸⁾.

- Manifestar si algún hecho no logró ser probado o acreditado y pedir la ausencia de acreditación de tales hechos en el proceso judicial.

- SI una prueba está incompleta o no es legible, Indicar que la prueba documental aportada no puede ser valorada debidamente.

- Identificar y advertir al juez si existen en el proceso documentos falsos, adulterados u obtenidas mediante fraude procesal, a efectos de que no sean tenidas en cuenta en el proceso por parte del juez.

- Reiterar que las copias simples de los documentos deben ser valoradas por el juez⁽⁶⁹⁾.

- Recordar al juez el deber de valorar las pruebas en su conjunto y no de manera aislada⁽⁷⁰⁾.

- Las fechas ciertas de los documentos públicos son las que aparecen en el texto. Sin embargo, en documentos privados la fecha cierta debe probarse, por ejemplo, con su inscripción en un registro público o su aporte en el proceso judicial⁽⁷¹⁾.

6. Prueba documental en el recurso extraordinario de revisión. La causal de revisión consagrada en el ordinal 1 del artículo 250 del CPACA, está relacionada con haberse encontrado o recobrado documentos decisivos, después de dictada la sentencia⁽⁷²⁾.

6.1. La procedencia de esta causal depende de que se cumplan los siguientes requisitos⁽⁷³⁾:

- Que los documentos sean recobrados después de dictada la sentencia, lo cual quiere decir que aquellos existían al momento de proferirse el fallo objeto de revisión, pero llegaron al poder del recurrente con posterioridad a las oportunidades procesales para aportar las pruebas.

- Los documentos deben tener carácter decisivo para resolver la contienda, esto es, se debe tratar de pruebas que tengan la entidad suficiente que, de haber obrado en el expediente y valoradas en conjunto con el tota! del acervo probatorio, el sentido de la decisión hubiera sido diferente.

^- Que el recurrente no haya podido aportar tales documentos al proceso, bien sea por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o por obra de la parte contraria.

- Solo procede para pruebas documentales, lo cual implica la exclusión de los demás medios de prueba. “No se ha admitido la configuración de dicha causal cuando se trata de otro tipo de pruebas"⁽⁷⁴⁾.

6.2. Es preciso verificar que la prueba documental que sustenta el recurso extraordinario de revisión se ajuste a las condiciones señaladas por las normas y la jurisprudencia, para lo cual se recomienda comprobar lo siguiente:

- Corroborar que los documentos sean posteriores a la sentencia objeto de revisión.

- Constatar que los documentos tengan carácter decisivo.

- Verificar que no se trate de pruebas nuevas.

- Asegurar que los documentos recobrados no hubieren sido de fácil consecución para el recurrente.

- Verificar que los documentos no se aportaron al proceso inicial por negligencia, olvido o inactividad del interesado⁽⁷⁵⁾; o que no hubieren sido guardados deliberadamente⁽⁷⁶⁾.

- Acreditar y/o verificar que la prueba documental no pudo ser aportada en la oportunidad procesal respectiva por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o por obra de la parte contraria⁽⁷⁷⁾.

III. Conclusiones

1. La prueba documental es un medio de prueba trascendental, ya que permite llevar a los(as) jueces al convencimiento de los hechos que son materia de un proceso judicial. Los documentos pueden ser públicos o privados y de ellos se presume la autenticidad hasta tanto no sean tachados de falsedad, desconocidos en el proceso judicial o se solicite su ratificación.

2. Todos los documentos presentados en un proceso judicial como medios de prueba deben cumplir cuatro características: legales, pertinentes, conducentes y útiles para probar los hechos que se pretende.

3. Para que una prueba documental pueda integrarse debidamente a un proceso judicial es trascendental conocer las oportunidades para presentarlas, la forma de aportar los documentos simples y solemnes, la forma en que se decretan y practican estas pruebas y, finalmente, las reglas para que el juez pueda valorarlas. Este documento presenta los aspectos prácticos y procesales de cada una de estas etapas.

4. La prueba documental tiene una estrecha relación con la causal del recurso extraordinario de revisión relacionada con la recuperación de documentos decisivos que no pudieron ser presentadas en el proceso judicial. La aplicación de esta causal tiene reglas muy específicas sobre la prueba documental que fueron reseñadas en este lineamiento.

Atentamente,

MARTHA LUCIA ZAMORA ÁVILA

Directora General

NOTAS AL FINAL:

1. Ordinal 1, artículo 6o del Decreto-Ley 4085 de 2011, modificado por el artículo 1o del Decreto 2269 de 2019.

2. Artículo 165 del CGP: “Son medios de prueba la declaración de parte, la confesión, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios, los informes y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez."

3. Artículo 243 del CCP.

4. Artículo 247 de CCP: "Serón valorados como mensajes de datos los documentos que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud. // La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos."

5. Artículo 243 del CGP.

6. Corte Constitucional, sentencia SU-774 del 16 de octubre de 2014.

7. Ibidem.

8. Artículo 244 del CGP.

9. Inciso 2 del artículo 244 del CGP.

10. Inciso 3 del artículo 244 del CGP.

11. Inciso 4 del artículo 244 del CGP.

12. Artículo 168 del CCP.

13. Consejo de Estado, Sección primera, Auto 11001-03-24-000-2021-00627-00, 15 de mayo de 2023; Consejo de Estado, Sala Especial de Decisión 26, Auto 11001-03-15-000-2022-00393-00, 19 de mayo de 2023; Consejo de Estado, Sección Cuarta, Auto 25001-23-27-000-2007-00105-02(18093), 19 de agosto de 2010.

14. Artículo 168 del CGP.

15. Artículo 214 del CPACA.

16. Artículo 168 del CCP.

17. Artículo 211 del CPACA. Régimen probatorio. En los procesos que se adelanten ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, en lo que no esté expresamente regulado en este Código, se aplicarán en materia probatoria las normas del Código de Procedimiento Civil - Hoy Código General del Proceso.

18. Artículo 212 del CPACA.

19. Ordinal 5 del artículo 162 del CPACA.

20. Artículo 175 del CPACA.

21. Artículo 173 del CPACA.

22. Artículo 177 del CPACA.

23. Artículo 327 del CPACA.

24. Artículo 53 de la Ley 2080 de 2021.

25. Ibidem.

26. Artículo 173 del CGP.

27. Ordinal 5 del artículo 212 del CPACA.

28. Artículo 170 del C.G.P.

29. Ordinal 2 del artículo 166 de CPACA.

30. Artículo 246 del CCP. Ver también Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, Sentencia 11001-03-15-000-2007-0108T00(REV), 30 de septiembre de 2014. En esta sentencia el Consejo de Estado explicó: “Las copias simples, en tanto no sean tachadas de falsas por la contraparte, sí tienen valor probatorio, lo que deviene en una especie de "autenticidad tácita" que no es otra cosa que la materialización del principio de buena fe constitucional."

31. Artículo 245 del CCP.

32. En el proceso contencioso administrativo el valor probatorio de las copias estaba regulado por el artículo 215 del CPACA, sin embargo, parte de ese artículo fue derogado por el artículo 626 de CGP.

33. Inciso 2 del artículo 215 del CPACA.

34. Artículo 248 del CGP.

35. Artículo 256 del CGP. La falta del documento que la ley exija como solemnidad para la existencia o validez de un acto o contrato no podrá suplirse por otra prueba.

36. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 76001-23-31-000-2010-02042-01, 25 de febrero de 2014. “El registro civil de nacimiento es el documento idóneo para acreditar de manera eficaz y suficiente la relación de parentesco".

37. Artículo 79 del Decreto-Ley 2655 de 1988.

38. Artículo 168 de CGP.

39. Artículo 264 de CGP.

40. Tribunal Superior del Distrito Judicial de Pereira, Sentencia 2016-00369-01, 20 de mayo de 2019.

41. Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cartagena, Sentencia 13003-31-05-002-2015-00704-02, 13 de noviembre de 2020. : 4

42. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 080001233100020030130001,14 de septiembre de 2022.

43. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 25000-23-26-000-2006-00108-01(43311), 10 de abril de 2019.

44. Artículo 173 del CGP.

45. Artículo 213 de CPACA. De acuerdo con las circunstancias particulares que rodeen la litis, en aquellos eventos en los cuales el juez evidencie que existen supuestos tácticos que requieren demostrarse mediante la prueba documental, la decretará para tales efectos.

46. Ibidem.

47. Ordinal 10 del artículo 78; ordinal 1 del artículo 85 y artículo 173 del CCP. Estas expresiones fueron declaradas exequibles mediante la sentencia de la Corte Constitucional C-099 del 16 de marzo de 2022.

48. Consejo de Estado, Sección Tercera, Auto 25000-23-36-000-2020-00051-01,1 de diciembre de 2021.

49. Artículo 224 del CGP. La presunción de autenticidad de los documentos aportados al proceso judicial está vigente mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos. Para solicitar la ratificación de documentos puede usarse la figura del artículo 185 del CCP sobre declaración de documentos.

50. Artículo 259 del CGP.

51. Artículo 243 del CGP.

52. Consejo de Estado, Sala Plena, Sentencia 11001-03-15-000-2018-02417-01, 8 de octubre de 2019.

53. Ibidem. El Consejo de Estado ha señalado que, la tacha de falsedad procede en el caso de la falsedad material, pues su trámite y estructura está dirigido a determinar sí la prueba documental ha sido irregularmente alterada o modificada, por el contrario, la falsedad Ideológica tiene libertad probatoria.

54. Artículos 269 y 270 del CGP.

55. Artículo 269 del CGP. Los herederos de la persona a quien se atribuye un documento deberán tacharlo de falso en las mismas oportunidades.

56. Artículo 272 del CGP.

57. Consejo de Estado, Sección Tercera, Auto 25000-23-36-000-2014-00437-01, 4 de noviembre de 2022.

58. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 76001-23-31-000-2011-00663-01, 20 de marzo de 2014.

59. Ibidem.

60. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 08001-23-31-000-1997-11812-01(27353), 13 de junio de 2013: “Sobre la posible valoración dé las fotografías que fueron allegados al proceso por el demandante, y que pretenden demostrar la ocurrencia de un hecho, debe precisarse que éstas sólo dan cuenta del registro de varias imágenes, sobre las cuales no es posible determinar su origen, ni el lugar, ni la época en que fueron tomadas, y al carecer de reconocimiento o ratificación, no pueden ser cotejadas con otros medios de prueba allegados al proceso. (...) se tiene que las fotografías son pruebas documentales que el juez está en la obligación de examinar bajo el criterio de la sana crítica, siempre y cuando se hayan verificado los requisitos formales para la valoración de ese tipo de medios probatorios, esto es, la autenticidad y la certeza de lo que se quiere representar".

61. Consejo de Estado, Sección Tercera, Auto 05001-23-33-000-2019-01139-02, 23 de febrero de 2022.

62. Artículo 251 del CGP. Consejo de Estado, Sección Segunda, Auto 25000-23-42-000-2015-02043-01(1505-2022), 11 de mayo de 2023 y Consejo de Estado, Sección Primera, Sentencia 11001-03-24-000-2011-00148-00, 5 de abril de 2011.

63. inciso 2 del artículo 251 del CGP.

64. Artículo 215 del CPACAy artículo 246 del CCP.

65. Artículo 252 del CCP.

66. Ibidem.

67. Artículo 176 del CGP. Apreciación de las pruebas. Las pruebas deberán ser apreciadas en conjunto, de acuerdo con las reglas de la sana crítica, sin perjuicio de las solemnidades prescritas en la ley sustancial para la existencia o validez de ciertos actos. El juez expondrá siempre razonadamente el mérito que le asigne a cada prueba.

68. Artículo 214 del CPACA.

69. Decreto 019 de 2012 y Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, Sentencia de Unificación 0S00T23-31-000-1996-00659-01(SU), 28 de agosto de 2013. "Lo copia simple de los documentos anunciados constituiría una circunstancia que, prima facie, los haría invalorables como medio de convicción; no obstante, conforme a los lineamientos legales y jurisprudenciales citados, se reconocerá valora la prueba documental que si bien, se encuentra en fotocopia, obró desde la demanda en el proceso; fue debidamente decretada en el auto de pruebas, respecto de la misma se surtió el principio de contradicción y, tratándose de documentos elaborados por la entidad -de haberlo precisado así-, su incidente de tacha se pudo facilitar en la oportunidad legal, circunstancia que no acaeció”.

70. Artículo 176 del CGP.

71. Artículo 253 de CGP.

72. Consejo de Estado, Sección Tercera, Auto 11001-03-25-000-2022-00075-00 (58218), 9 de mayo de 2023.

73. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 73001-33-33-004-2012-00192-01, 28 de mayo de 2015.

74. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 11001-03-25-000-2020-00045-00, 13 de mayo de 2020, Correspondencia y Atención al Ciudadano: Carrera Calle 16 N°68d - 89

75. Consejo de Estado, Sala Especial de Decisión 2, Sentencia 11001-03-15-000-2020-04830-00, 13 de diciembre de 2021.

76. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 11001-03-26-000-2018-00014-00, 13 de junio de 2013.

77. Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 11001-03-26-000-2018-00014-00, 26 de septiembre de 2014.

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