ACUERDO 24 DE 2014

(12 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

Por el cual se adopta un procedimiento de selección diferente a los regulados por el Acuerdo 0014 de 2011, para realizar varios procesos de selección de contratistas, considerando el alto impacto de los contratos a celebrar en los proyectos y planes del ICFES en el cumplimiento de sus funciones

LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN,

En ejercicio de las atribuciones legales que le confieren la ley 1324 de 2009, el Decreto 5014 de 2009 y el Acuerdo 014 de 2011.

CONSIDERANDO;

Que la ley 1324 de 2009 dispuso la transformación del ICFES de establecimiento público descentralizado, en Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Que mediante el Decreto 5014 del 28 de diciembre de 2009, se modificó la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación atribuyéndole a su Junta Directiva, entre otras, las siguientes facultades: '3. Expedir conforme a la ley y o los estatutos del Instituto colombiano para la Evaluación de la Educación los actos administrativos, que se requiera para el cumplimiento de sus funciones, y que no se hayan confiado en los estatutos al Director o a otros funcionarios de la entidad; <4, Expedir un manual de contratación,

Que la Ley 960 de 2005 en su artículo 33 establece restricciones para la celebración de contratos mediante la modalidad de selección directa; al tenor del texto normativo que sigue: "Restricciones a la contratación pública. Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de lo elección en la segunda vuelta, si fuere el coso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado", en aplicación de lo cual tal restricción rige para el ICFES, en virtud de su naturaleza jurídica, desde el 25 de enero de 2014 hasta fecha en la cual sea elegido el Presidente de la Republica, según lo establezca el calendario electoral.

Que en acatamiento de lo anterior, para el ICFE5 está restringida la contratación directa durante el señalado periodo de tiempo, lo cual le impone la necesidad de efectuar la selección de los contratistas que requiera Mediante procesos de selección públicos y de libre concurrencia que permitan la participación de la mayor cantidad de oferentes, en observancia de los principios constitucionales, legales y reglamentarios que rigen la actividad contractual del ICFES, en particular el de selección objetiva,

Que para el caso del ICFES, el procedimiento llamado a ser empleado a instancias de la observancia de la restricción así establecida por la Ley 966 de 2005 es la Convocatoria Pública, reglamentada en el artículo 18 del Manual de contratación del ICFES adoptado mediante Acuerdo 014 de 2011 y modificado mediante Acuerdo 016 de 2012, corno quiera que las otras dos modalidades contempladas en dicho manual, a saber la selección directa y las causales de excepción, por su naturaleza resultan proscritas por la restricción legal en comento.

Que el Manual de Contratación del ICFES adoptado mediante Acuerdo 014 de 2011 y modificado mediante Acuerdo 016 de 2012, establece come norma, general dos tipos de procedimiento para llevar a cabo la contratación en el Instituto: de una parte el Procedimiento de CONVOCATORIA PÚBLICA y por la otra, el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA.

Que el parágrafo primero del artículo 15, faculta a la Junta Directiva para que previa justificación, autorice un procedimiento de selección diferente⁽¹⁾, norma concordante con el precepto contenido en el literal c. del Artículo 18 del Manual de Contratación⁽²⁾.

Que el 21 de abril, mediante correo electrónico que se anexa⁽³⁾ la Dirección del ICFES a través de la Secretaría General envió junto con otros documentos el borrador de acuerdo y así mismo solicitó a la Junta Directiva la celebración de una sesión extraordinaria virtual con el objeto de tratar entre otros la propuesta de dicho acuerdo mediante la cual se adopta un procedimiento alternativo para llevar a cabo varios procesos de selección bajo el régimen simplificado previsto por el código de comercio.

Por solicitud expresa de la Presidente de la Junta Directiva quien en acta de junta extraordinaria virtual del 23 de abril y aprobada en la sesión del 8 de mayo⁽⁴⁾, que se anexa, precisó al respecto: "El procedimiento alterno me parece que debería tratarse en una Junta presencial, en donde se explique claramente, con una comparación de cronogramas, porque se requiere, dado que no son claras las ventajas respecto del manual vigente. Además, que se cuente con la presencia de los equipos jurídicos tanto del ICFE5 como del IVIEN". Dicho planteamiento fue acogido por los demás miembros de la Junta.

Que en sesión de la Junta Directiva del ICFES, celebrada el día 8 de mayo de 2014, el Director del Instituto presentó a consideración de los miembros de la Junta una solicitud para que se autorice la adopción de un procedimiento diferente de contratación para tres procesos de selección, con base en los argumentos que a continuación se exponen.

Que mediante, resolución 000130 del 18 de febrero de 2014, el ICFES fijó el calendario de las Pruebas de Estado cuyo cumplimiento y aplicación hacen parte del objetivo misional de la entidad, efecto para el cual se requiere contratar [os servicios de impresión, distribución y aplicación de dichas pruebas, pues carece de la infraestructura que le permita acometerlos directamente,. con su propio personal, perspectiva desde la cual estas pruebas son de gran impacto en los proyectos y planes del ICFES en el cumplimiento de sus funciones.

Que para el cumplimiento de su objeto, el ICFES inició los siguientes procesos de selección de contratistas, bajo la modalidad de Convocatorias Públicas según la siguiente relación:

1.

Que de otra parte, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, el ICFES cuenta con un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en el cual consigna su estrategia de servicio a través de actividades para el mejoramiento permanente de los mecanismos de atención de por y de la continua simplificación, estandarización y/o automatización de las experiencias de los ciudadanos en su contacto con la administración pública.

Desde la estrategia definida se desprenden planes de acción para la promoción de la cultura de la transparencia, de la participación ciudadana y de la rendición de cuentas dentro de los cuales juega un papel crítico la comunicación en doble vía con los distintos grupos de interés, mediante canales de contacto integrados, eficientes y adecuados a las necesidades de los usuarios de los servidos de la Institución.

Para que la estrategia de servicio se desarrolle tanto en el nivel táctico como operativo, el ICFES ha tercerizado la operación de la Unidad de Atención al Ciudadano con el fin de contar con un proveedor experto en la materia que no solamente administre los canales de contacto, sino que diseñe e implemente procesos de valor cada vez más integrares y efectivos, para mejorar la experiencia transversal de servicio de los grupos de interés.

La tercerización le ha permitido al ICFES evaluar y seleccionar proveedores con reconocida experiencia, con tecnología robusta, con niveles de desempeño adecuados a las características de la operación, y con infraestructura y personal idóneos para los fines del proceso de información y servicio.

Con el propósito de continuar con un modelo sostenible, que entrega resultados cada vez más positivos en términos de indicadores de satisfacción y de oportunidad del servicio, el ICFES abrió una nueva convocatoria para seleccionar, en condiciones objetivas, la propuesta más favorable con relación a las especificaciones definidas para el Centro de Gestión del Servicio de abrir a diciembre de 2014.

En procura de la satisfacción de la necesidad así formulada, el ICFES dio apertura al proceso de selección que se detalla a continuación:

3.

TRAMITE ADELANTADO EN LAS CONVOCATORIAS PÚBLICAS CP 004, CF 008 y CP003 de 2014.

A. CONVOCATORIA PUBLICA CP-004-2014

B. TRAMITE CP 008.

C. TRAMITE CP 003.

El trámite de esta convocatoria quedó detallado líneas atrás en este mismo documento. Se reitera solamente que el procedimiento de selección se declaró fallido para el componente por causas imputables a los oferentes, razón por la cual se considera conveniente incluirlo dentro de los trámites planteados, en razón al alto impacto que dicho proyecto tiene dentro de la actividad misional del ICFES.

En junta de Mayo 8 de 2014 se informó que en razón al reforzamiento de estudios previos y estudios de mercado, se revaluarán los requisitos habilitantes y factores de evaluación.

Concluidos los trámites anteriores, la Dirección del ICFES plantea el reforzamiento de la metodología para la realización de los estudios previos y de mercado, en el marco de los lineamientos definidos al respecto por parte de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE⁽⁸⁾,

En el anterior contexto, se informó por parte de la Dirección del ICFES a la Junta Directiva, el trámite adelantado en el proceso en mención, en sesión del 3 de abril de 2014 y dado que los exámenes de estado están programados para el 3 de agosto del presente ario, se recomendó al ICFES solicitar asesoría de la doctora Martha Cediel, para determinar la posibilidad de realizar un procedimiento especial, que reduzca les términos del proceso previsto en el manual de contratación, para las convocatorias públicas. Mediante comunicación del 22 de abril de 2014⁽⁹⁾, la cual se anexa, la mencionada profesional conceptúa que ello es posible considerando la naturaleza jurídica especial del ICFES y en particular el hecho según el cual el régimen contractual de la entidad corresponde con el previste en la legislación civil y comercial.

Así mismo la Junta Directiva solicita al Director del Instituto que, para todos los propósitos relacionados con asuntos Contractuales, análisis de viabilidad de procedimiento especial, y elaboración de términos de las nuevas convocatorias que se requieran, debía acompañarse de la asesoría jurídica de la Dra. Marta Cediel, de amplia trayectoria y experiencia corno asesora jurídica del ICFES.

En el contexto descrito, el ICFES informó 2 la Procuraduría General de la Nación mediante comunicación escrita con número de radicado PCFE52014E13565 que se adjunta⁽¹⁰⁾, el acto administrativo de revocatoria, Corno también, solicitó en las diferentes reuniones con el organismo de control continuar con el acompañamiento para el nuevo proceso y por ello se le remitió un primer borrador de este acuerdo que fue analizado conjuntamente.

De igual manera, se presentaron a consideración de la Junta, en sesión del 8 de mayo de 2014, los documentos que justifican la adopción de un procedimiento diferente, que disminuya los términos del procedimiento reglado en el Manual de Contratación para el caso de las convocatorias públicas, considerando que tal procedimiento toma un tiempo aproximado de 33 días hábiles, esto es, un estimado de 8 semanas, que de ningún modo permitiría realizar las pruebas en las fechas previstas en los cronogramas establecidos por el ICFES.

Que con fundamento en las anteriores consideraciones, la Junta Directiva del ICFES estima que las condiciones descritas, ameritan la definición de un procedimiento diferente, atendiendo al alto impacto que tienen los proyectos que se van a contratar en el cumplimiento de los planes y funciones institucionales del ICFES, configurándose las circunstancias previstas en el parágrafo primero del artículo 15 en concordancia con las señaladas en el literal c. del artículo 18 del Manual de Contratación del ICFES.

Que encuentra la Junta que es viable adoptar el procedimiento diferente planteado por el ECFES, atendiendo el régimen especial de la entidad que le permite contratar bajo el régimen privado⁽¹¹⁾, y considerando además que en su condición de entidad estatal, debe observar el procedimiento previsto por la Ley 966 de 2005 (ley de garantías), y finalmente por cuanto el procedimiento especial que se adoptará, observa los postulados de los principios generales de la contratación estatal, en particular los de transparencia, publicidad y selección objetiva, en la medida en que al no contemplar el Código de Comercio un procedimiento específico para realizar licitaciones públicas, el procedimiento planteado por el ICFES, es similar al previsto en el Acuerdo 014 de 2011, reduciendo sustancialmente los términos de cada una de las etapas.

Que escuchadas las explicaciones de la Dirección del ICFES para la adopción de un procedimiento diferente de contratación para los tres procesos mencionados, considerando el impacto que los mismos tienen en el cumplimiento de la misión del ICFES y en el desarrollo de la política educativa y teniendo en cuenta que para el momento en que se ponen en conocimiento de los miembros de la Junta los inconvenientes presentados en los procesos de selección, por cuenta de la ausencia efe estudios previos y de mercado actualizados, la aplicación del procedimiento ordinario pondría en peligro el cumplimiento de sus objetivos misionales, la Junta Directiva del ICFES:

ACUERDA:

PRIMERO. Adoptar el procedimiento de selección de Licitación previsto en la Legislación Comercial, que se establece en este acuerdo, para efectos de seleccionar las ofertas más favorables a fin de contratar los siguientes servicios:

i) "los servicios de impresión, empaque y desempaque, distribución y recolección; almacenamiento y custodia; destrucción de material de examen; y distribución, recolección y almacenamiento del material de apoyo (kits) de aplicación, para las pruebas de estado y las demás que le sean solicitadas para el ICFES.

ii) "los servicios de organización, administración y ejecución de la logística para aplicación de pruebas que ejecute el ICFES".

iii) "bajo la modalidad de outsourcing el servida de centro de gestión del servicio de la entidad, a troves de operación multicanal para efectuar lo atención de las consultas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y necesidades de los ciudadanos y de lo comunidad educativa, que además de ofrecer información institucional, preste soporte para el acceso de la comunidad a 105 trámites y servicios de la entidad, adelante gestión de procesos, realice análisis permanente de los datos que arroja lo operación e implemente estrategias para mejorar los indicadores de oportunidad, los niveles de satisfacción y eficiencia en el uso de los recursos y la sostenibilidad del modelo de servicio, en orden a iras especificaciones técnicos contenidas en el Anexo Técnico No.1 – Gestión inbound".

SEGUNDO. PROCEDIMIENTO. El procedimiento para realizar los procesos de selección a [os que se refiere el presente acuerdo, se surtirá agotando las siguientes etapas:

PARAGRAFO PRIMERO: Sin perjuicio del eficiente y adecuado agotamiento del procedimiento señalado, el ICFES se reserva la facultad de ampliar el término de cualquiera de las etapas, en caso de que ello sea necesario por cuenta de las exigencias del desarrollo del proceso. Tal ampliación obrará mediante adenda que será publicada en el sitio web dispuesto por el ICFES para las publicaciones del proceso, para efectos de conocimiento de los interesados.

PARAGRAFO SEGUNDO: En los aspectos no reglamentados en el presente procedimiento se aplicará subsidiariamente lo dispuesto en el Manual de Contratación del ICFES.

PARAGRAFO TERCERO: El ICFES podrá aplicar el procedimiento especial aquí descrito, en caso de que por cualquier circunstancia el procedimiento adelantado no concluya con la adjudicación de la oferta más favorable, si aún estuvieren rigiendo las restricciones impuestas por la ley de garantías.

TERCERO. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y aplica exclusivamente para los procedimientos de selección detallados en el mismo.

Dado en Bogotá D.C.

Comuníquese y Cúmplase

PATRICIA DEL PILAR MARTINEZ BARRIOS

Presidente

CARLOS JAVIER RODRIGUEZ O.

Secretario

NOTAS AL FINAL:

1. ACUERDO 014. ARTÍCULO 15. Parágrafo 1°. Sin perjuicio de las reglas antes, indicadas, la Junta Directiva de la entidad podrá por razones justificadas y una vez analizado el caso, autorizar la aplicación de un procedimiento de selección diferente a los que con base en la cuantía se dispone en este Manual. (Subrayas fuera del texto).

2. ACUERDO 014, ARTÍCULO 18. Letras c”. El ICFES podrá prescindir de los procedimientos de Convocatoria Pública y Selección directa antes descritos y contratar sin haber solicitado previamente varias ofertas, en los siguientes casos: Cuando la Junta Directiva decida que no se requerirán varias ofertas, o considere necesario aplicar otra modalidad de selección diferentes a las previstas en este Manual, en los siguientes casos: (…) Por el impacto de la contratación en los proyectos y planes del ICFES en el cumplimiento de sus funciones. Esta decisión tendrá como principio fundamental la selección objetiva, y los principios establecidos en el artículo 3 del presente Manual de Contratación”. (Subraya en el texto original del Acuerdo, negrilla del presente texto).

3. Correo electrónico del 16 de abril de 2014,

4. Acta sesión extraordinaria virtual del 23 de abril de 2014.

5. Acta de Reunión del 7 de abril de 2014.

6. Acta de Comité de Contratación del 8 de abril de 2014.

7. teniendo en cuenta que este contrato guarda estrecha relación, con los contratos d impresión y distribución de pruebas y que se encuentra interrumpido el proceso de selección justamente para completar los estudios de mercado existentes, el ICFES, consideró pertinente incluirlo dentro de los procesos de convocatorias públicas, que se adelantaran a través de un procedimiento especial, una vez se apruebe dicho procedimiento por parte de la Junta Directiva.

8. Decreto 1510 de 2013 es deber de las Entidades Estatales analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación.

9. Concepto del 22 abril de 2014 suscrito por la Dra. Martha Cediel de Peña. Peña Cediel Abogados S.A.S.

10. Comunicación del 14 de abril de 2014 No. ICFES2014E13565.

11. Ley 1324 de 2009 artículo 12: …los actos que realice el ICFES para el desarrollo de sus actividades, estarán sujetos a las disposiciones de derecho público. Los contratos que deba celebrar y otorgar el ICFES como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetaran a las disposiciones del derecho privado”.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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