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ACUERDO 2 DE 2021
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
Diario Oficial No. 51.902 de 29 de diciembre de 2021
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023>
Por el cual se adopta el Manual de Contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación –Icfes
LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN – Icfes.
En ejercicio de sus atribuciones legales y especialmente las conferidas por el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 y el numeral 4o del artículo 6o del Decreto 5014 de 2009, y
CONSIDERANDO
Que la Ley 1324 de 2009 transformó al Instituto Colombiano para Evaluación de la Educación- Icfes en una empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyos órganos de dirección y administración son su Junta Directiva y su representante legal.
Que la citada norma dispuso que los actos propios de su administración estarán sujetos a las disposiciones del derecho público mientras que los contratos que deba celebrar y otorgar como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, el Icfes tendrá por objeto ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación.
Que la disposición referida en el considerando anterior faculta al Icfes para realizar otras evaluaciones que le sean encargadas por entidades públicas o privadas y derivar de ellas ingresos, conforme a lo establecido en la Ley 635 de 2000.
Que en consideración a la naturaleza jurídica de la entidad y por disposición del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales que por disposición legal se les haya conferido un régimen contractual excepcional al Estatuto General de Contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual y acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, respectivamente, según sea el caso y estarán sometidas al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades dispuesto para la contratación estatal, además de lo previsto para los conflictos de interés.
Que en atención a lo dispuesto en el Capítulo 2, Sección 4, “Aplicación de Acuerdos Comerciales, Incentivos, Contratación en el Exterior y con Organismos de Cooperación” del Decreto 1082 de 2015 y el “Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación”, expedido por Colombia Compra Eficiente, los procedimientos contractuales adelantados por el Icfes se encuentran cobijados por acuerdos internacionales y tratados de libre comercio vigentes para el Estado colombiano, incluyendo la Decisión 439 de 1998 de la Comunidad Andina.
Que aun cuando el Icfes cuenta con un régimen propio de contratación especial, debe ajustar por medio de un manual de contratación sus normas contractuales en consideración al contenido y alcance de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, del régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés y los acuerdos internacionales vinculantes para el Estado colombiano. Lo anterior, con el fin de garantizar la publicidad y transparencia de dichas reglas mediante su compilación en un solo cuerpo normativo que a su vez garantice que todos los ciudadanos tengan acceso a las reglas de contratación de la entidad.
Que en cumplimiento de los preceptos legales a la fecha se encuentra vigente el Acuerdo 002 del 21 de marzo de 2019 por el cual se adoptó el actual manual de contratación del Icfes. No obstante, con el fin de agilizar, organizar y complementar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios con los que cuenta la entidad es necesario modificarlo, para que los mismos sean más eficientes, eficaces y coincidentes con las necesidades actuales, funciones y misionalidad del Icfes.
Que de conformidad con el numeral 4o del artículo 6o del Decreto 5014 de 2009, le corresponde a la Junta Directiva del Instituto, expedir el Manual de Contratación de la entidad.
Que en la sesión ordinaria de la Junta Directiva del Icfes, llevada a cabo el 7 de diciembre de 2021 según consta en el Acta No. 133, se aprobó la adopción del nuevo manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación- Icfes, de conformidad con el numeral 4o del artículo 6o del Decreto 5014 de 2009.
Que en mérito de lo expuesto
ACUERDAN
ARTÍCULO PRIMERO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Adoptar el Manual de Contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación- Icfes, el cual desarrolla los principios generales de la contratación de la entidad y determina las reglas aplicables a la gestión de su actividad contractual.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El siguiente texto será el nuevo Manual de Contratación del Icfes.
Contenido
| PRESENTANCIÓN | 5 |
| OBJETO | 6 |
| TÍTULO I | 6 |
| ASPECTOS GENERALES | 6 |
| TÍTULO II | 7 |
| ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL | 7 |
| TÍTULO III | 11 |
| MODALIDADES DE SELECCIÓN | 11 |
| CAPÍTULO I | 11 |
| MODALIDADES Y REGLAS APLICABLES | 11 |
| CAPÍTULO II | 18 |
| REGLAS GENERALES APLICABLES A LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN | 18 |
| TÍTULO IV | 21 |
| CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO | 21 |
| CAPÍTULO I | 21 |
| FORMALIDADES CONTRACTUALES PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN | 21 |
| CAPÍTULO II | 22 |
| CLÁUSULA PENAL | 22 |
| CAPÍTULO III | 23 |
| RÉGIMEN DE GARANTÍAS | 23 |
| CAPÍTULO IV | 25 |
| DISPOSICIONES ADICIONALES | 25 |
| TÍTULO V | 26 |
| ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN CONTRACTUAL | 26 |
| TÍTULO VI | 26 |
| TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO | 26 |
| TÍTULO VII | 27 |
| OTRAS DISPOSICIONES | 27 |
| CAPÍTULO I | 27 |
| ANTICIPOS Y PAGO AL CONTRATISTA | 27 |
| CAPÍTULO II | 28 |
| CONTROVERSIAS CONTRACTUALES | 28 |
| CAPÍTULO III | 28 |
| CONDICIONES CONTRACTUALES DEL ICFES EN SU CALIDAD DE CONTRATISTA | 28 |
| TÍTULO VIII | 29 |
| DISPOSICIONES TRANSITORIAS | 29 |
PRESENTACIÓN
La actividad contractual de la Administración Pública, y en este caso particular del Icfes, ha sido protagonista de primer orden en el propósito de fortalecer la gestión institucional de las entidades públicas mediante la adecuación de sus procesos y mecanismos a las necesidades cada vez más diversas y cambiantes de las sociedades y estados contemporáneos. En este escenario, la adaptación del sistema de evaluación de la educación a los requerimientos que plantea la constante búsqueda de la mejora de la calidad educativa, implica de paso que la contratación pública, encargada de proveer los bienes y servicios necesarios para garantizar que la evaluación de los servicios educativos sea oportuna, pertinente y relevante para la sociedad, se adecue también a los cambios que proponen a la par la educación y su proceso evaluativo.
Al respecto, vale la pena señalar que los principios de eficacia y eficiencia que sustentan la actuación administrativa, están presentes en las motivaciones que tuvo en cuenta el Icfes para regular de nuevo su actividad contractual. La eficacia presupone entonces que cada uno de los procesos de la administración pública, incluido el contractual, esté enderezado al cumplimiento efectivo de sus fines; la eficiencia a su vez supone la escogencia de los medios legales más adecuados para el cumplimiento de los fines implícitos en cada uno de los procesos a cargo de las entidades públicas.
En atención a lo anterior, en el presente Manual de Contratación se reestructuran las modalidades de selección contractual que, de acuerdo con la regulación anterior, eran empleados por el Instituto. Así, por ejemplo, el Icfes ha detectado que la modalidad de contratación de invitación cerrada contenido en el Acuerdo 02 de 2019, implicaba un procedimiento extenso en tiempo y en trámites administrativos. Por esa razón, entre las modificaciones más significativas del Manual de Contratación, está la simplificación del procedimiento para dicha modalidad, garantizando la selección objetiva del contratista. Por tanto, la modalidad de invitación cerrada se utilizará para contratar los bienes y servicios cuya cuantía no superen los 750 SMLMV, así como aquellos que habiéndose impulsado proceso de invitación abierta se hubiere declarado desierto, o el adjudicatario se rehusé a suscribir el contrato.
Otra de las modificaciones incluidas en el presente manual, consiste en priorizar la realización de convocatorias públicas, las cuales tendrán excepciones muy limitadas para contratarse de manera directa. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de realizar el respectivo estudio de mercado y análisis del sector para cada caso.
El presente Manual establece también que en los procesos que se adelanten bajo la modalidad de selección Invitación Cerrada, así como las excepciones a las convocatorias públicas, el Instituto deberá efectuar una selección objetiva del contratista y respetar los principios que orientan a la contratación estatal como son los de transparencia, economía y responsabilidad, al lado de los principios de planeación, libre concurrencia, buena fe, y en general aquellos que rigen el ejercicio de la función administrativa (Art. 209 Constitución Política), de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
En resumen, el propósito de este Manual es garantizar que el proceso de contratación del Icfes se conforme por cada una de las modalidades que resulten viables, para que de esta manera se pueda cumplir con la finalidad para la cual fue instituido, que no es otra que permitir la consecución de los bienes y servicios necesarios para acompañar la misionalidad de la entidad en las mejores condiciones técnicas y económicas posibles, esto es, en suma, que la selección de los proveedores sea objetiva y para ello, es preciso contar con un proceso de contratación eficiente, es decir, que pueda ser considerado como el medio legal más adecuado para garantizar que la escogencia de contratistas por parte de la entidad, responda a parámetros objetivos, y ello solo se logra a partir del diseño de un proceso de contratación económico, transparente, útil, ágil, adaptado a la legislación vigente y donde por encima de cualquier otra consideración prime lo sustancial sobre lo formal.
OBJETO
Este Manual de Contratación contiene los procedimientos y las reglas bajo las cuales el Icfes adelantará todas las actividades precontractuales, contractuales y post contractuales que se requieren para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, según la cual corresponde a la entidad "ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación. De la misma manera el ICFES podrá realizar otras evaluaciones que le sean encargadas por entidades públicas o privadas y derivar de ellas ingresos, conforme a lo establecido en la Ley 635 de 2000".
Para lo anterior se precisan en él las disposiciones que le serán aplicables en la contratación que celebre el Icfes, bien sea en calidad de contratante o de contratista para la adquisición de bienes y servicios en desarrollo de su objeto misional.
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1. RÉGIMEN LEGAL APLICABLE. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El régimen legal aplicable a los procesos de contratación celebrados por el Icfes es el derecho privado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 o el que haga sus veces y, en especial, las disposiciones del presente Manual, los Códigos Civil y de Comercio, así como las normas de derecho público y las especiales que le sean aplicables y las demás que las modifiquen según su naturaleza jurídica y las actividades que realiza de acuerdo con el sector; encontrándose en todo caso, según el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, sometido a los principios constitucionales y a los regímenes de inhabilidades e incompatibilidades y de conflicto de intereses previstos en la Constitución, la Ley y en este Manual.
De la misma manera, el Icfes podrá celebrar bajo las reglas dispuestas para el efecto, cualquier tipología contractual, incluyendo los contratos y convenios de ciencia y tecnología, así como los acuerdos de entendimiento y los contratos de tipo asociativo que se autorizan en la Ley 489 de 1998, o la que haga sus veces. Igualmente, el Icfes podrá contratar con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad.
Finalmente, en cumplimiento de su objeto, el Icfes podrá celebrar en calidad de contratista, todo tipo de negocios en desarrollo de su objeto social que permitan la prestación de los servicios a su cargo con entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras.
ARTÍCULO 2. DE LA COMPETENCIA PARA CONTRATAR. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> La celebración de los contratos del Icfes la realizará el Director General, en su calidad de Representante Legal. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 9o y siguientes de la Ley 489 de 1998, o a la que haga sus veces, el Director podrá delegar, total o parcialmente, la competencia para adelantar procedimientos de selección y celebrar contratos, convenios y acuerdos de entendimiento, sin perjuicio del deber de control y vigilancia que en todo caso le corresponde.
ARTÍCULO 3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA ENTIDAD. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes, en el desarrollo de su actividad contractual, atenderá los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.
ARTÍCULO 4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> En los procedimientos de selección que se adelanten y en los contratos que se celebren, el Icfes aplicará las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades aplicables para la contratación estatal, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, y en la Ley 1474 de 2011, o las que hagan sus veces. Así mismo y cuando sea procedente podrá verificar la información de sanciones que aparezca reportada en el Registro Único de Proponentes – RUP. Esta manifestación se entenderá expresada con la aceptación o suscripción de la oferta y/o del contrato que debe celebrarse por escrito, salvo situaciones urgentes que lo impidan.
Si dentro del curso del proceso de selección sobrevienen inhabilidades o incompatibilidades, se entenderá que el proponente renuncia a su participación y a los derechos originados con ocasión del mismo. Si se presentan o si sobrevienen una vez adjudicado o celebrado el contrato, inhabilidades o incompatibilidades se procederá a ceder o terminar el respectivo contrato.
ARTÍCULO 5. CONFLICTO DE INTERÉS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> En todo acto o negociación, ejecutado o celebrado por el Icfes y un tercero, habrá conflicto de interés cuando se presenten alguna de las circunstancias establecidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 o demás que las modifiquen, complementen o adicionen.
Para determinar la existencia de un conflicto de interés, el Icfes, a través del Comité de Contratación competente, analizará cada caso en particular y valorará con especial cuidado la actuación de la parte implicada, con el fin de no vulnerar con ello derechos y garantías de terceros.
ARTÍCULO 6. IMPEDIMIENTO, RECUSACIÓN O CONFLICTO DE INTERÉS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> En caso de impedimento, recusación o conflicto de interés se aplicará el procedimiento de acuerdo a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 o demás que las modifiquen, complementen o adicionen.
ARTÍCULO 7. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Instancia asesora, y de orientación de los lineamientos generales que regirán la actividad precontractual, contractual y pos contractual del Icfes y de aquellos funcionarios en quienes se haya delegado la celebración y expedición de actos de naturaleza contractual. Su funcionamiento se reglamentará a través de acto administrativo motivado.
ACTIVIDAD PRECONTRACTUAL.
ARTÍCULO 8. NATURALEZA JURÍDICA DE LAS CONVOCATORIAS REALIZADAS POR EL ICFES EN LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Las condiciones y requisitos determinados por el Icfes en sus pliegos de condiciones son una invitación a participar. En consecuencia, por la invitación a participar el Icfes no adquiere compromiso de continuar con el procedimiento de selección ni de concluirlo mediante la celebración de un contrato o aceptación de oferta alguna y podrá, por tanto, dar por terminado en cualquier momento previo al momento de recepción de ofertas, sin que haya lugar a indemnizaciones, reconocimientos económicos o recompensas de cualquier otra índole.
La presente disposición se entenderá incorporada en las convocatorias realizadas por la entidad, aunque en ella nada se diga; y la facultad de dar por terminado el procedimiento de selección se dará como aceptada por los interesados siempre y cuando no se hayan presentado ofertas.
ARTÍCULO 9. PLANEACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes, atendiendo al principio de planeación y en cumplimiento de su misión, deberá propender por la definición oportuna y suficiente de las necesidades de contratación.
En tal sentido, la entidad debe no solamente definir sus necesidades de contratación para una o varias vigencias fiscales, cuantificar sus costos y definir sus prioridades, sino, también, elaborar un Plan Anual de Adquisiciones que recogerá la totalidad de las necesidades de la entidad sujetándose al presupuesto aprobado para la vigencia fiscal correspondiente.
ARTÍCULO 10. SOLICITUD Y ANÁLISIS PREVIO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El área que presente la necesidad deberá solicitar a la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales el inicio del proceso de contratación para la realización de obras y/o la adquisición de bienes y/o servicios requeridos. Para el efecto, la solicitud deberá contener, cuanto menos, la siguiente información:
1. Estudio previo que deberá contener:
a. Código del rubro de presupuesto aprobado.
b. Número de identificación de la necesidad conforme se encuentre dispuesto en el Plan Anual de Adquisiciones; Análisis y justificación de la necesidad que el Icfes pretende satisfacer con la contratación;
c. Descripción de la obra civil, bien y/o servicio a adquirir. Cuando se trate de la contratación de obra civil, deberá incluirse el análisis técnico correspondiente; cuando se trate de subasta inversa deberá adjuntarse ficha técnica.
d. Conveniencia y oportunidad de llevar a cabo la contratación;
e. Modalidad de contratación que requiera adelantarse o la causal de las excepciones que justifique la contratación;
f. Condiciones y actividades generales del contrato a celebrar, tales como objeto, especificaciones o características mínimas del bien o servicio o de la obra a contratar y el plazo y lugar de ejecución del mismo;
g. Clase y el alcance de las garantías técnicas que deben ser exigidas en el proceso, de conformidad con la valoración que se haga de los riesgos que deben ser asumidos por el contratista;
h. De ser necesario, la determinación de las autorizaciones, permisos y licencias que deban obtenerse internamente o ante entidades internacionales, nacionales, departamentales, distritales o municipales;
i. El valor del presupuesto asignado al proceso tanto global como discriminado por la naturaleza del objeto contractual y la forma de pago definida;
2. Factores habilitantes y factores ponderables;
3. Identificación y asignación de riesgos (Matriz de riesgos);
4. Estudio de mercado y Análisis del Sector de la obra civil, bien y/o servicio a adquirir, en los casos a que haya lugar, con el propósito de determinar anticipadamente una aproximación de los costos de la contratación respectiva;
5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para la elaboración de los estudios previos se debe revisar, identificar e incluir los criterios de sostenibilidad ambiental requeridos a cada compra y/o proceso contractual llevado a cabo en el Instituto, el cual es susceptible a la adición de estos, de acuerdo con el Programa de Consumo Sostenible del Instituto y sus instructivos de compras verdes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En los procesos de contratación, para la verificación de los requisitos habilitantes, el Icfes podrá exigir a las personas interesadas en contratar con la entidad, su inscripción en el Registro Único de Proponentes. En el pliego de condiciones se determinará la exigibilidad o no del Registro.
ARTÍCULO 11. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Con el fin de estructurar correctamente las diferentes modalidades de contratación, el Icfes deberá analizar el mercado y el sector relativo a la necesidad desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. El resultado de dicho análisis será plasmado en los estudios y documentos previos del proceso de contratación correspondiente.
Para diseñar los procedimientos, la entidad utilizará herramientas destinadas a entender cuál es su necesidad y cómo puede satisfacerla; cómo y quiénes pueden proveer los bienes, obras y servicios que necesita; y el contexto en el cual los posibles proponentes desarrollarán su actividad.
Una vez conocida esta información, la entidad definirá el sector y mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y procederá a realizar el análisis para establecer el contexto del proceso de contratación, la presencia de riesgos, la definición de los requisitos habilitantes y ponderables y la forma de evaluar las ofertas.
El estudio del sector deberá justificar el valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación con respecto a procesos similares y que tengan relación con el objeto a contratar. De igual forma, el análisis del sector cubrirá las siguientes tres áreas:
1. Aspectos generales: se deben identificar aspectos mínimos y generales del mercado del bien, obra o servicio que sean relevantes en el proceso de contratación.
2. Análisis de sector: se debe identificar el sector o subsector en el que se desarrolla la actividad o se adquiere el bien, el crecimiento o estado del sector, su distribución o concentración según la categoría y las demás características que se consideren relevantes para el análisis.
3. Estudio de la oferta: se identificarán los posibles oferentes del bien, obra o servicio en el mercado, así como sus principales características, incluyendo tamaño empresarial, ubicación, esquemas de producción y comportamiento financiero; y conocerá el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes, obras o servicios, y lo relativo a los costos asociados a tales procesos y a las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.
4. Estudio de la demanda: se recopilará la información que le permita analizar el comportamiento de sus adquisiciones anteriores del bien, obra o servicio a contratar, siempre que tengan relación directa con el bien o servicio a contratar y se identificarán los procesos de contratación de otras entidades estatales, principalmente las que tengan naturaleza similar al Icfes, y empresas del sector privado que han adquirido en el pasado el bien, obra o servicio, para extraer las mejores prácticas e información pertinente para el proceso de contratación.
ARTÍCULO 12. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS CONTRACTUALES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Con el fin de reducir la exposición de los procesos de contratación frente a los diferentes riesgos que se puedan presentar, deberá observarse lo dispuesto en la Guía de Gestión de Riesgos en Contratación que para el efecto expida el Icfes.
ARTÍCULO 13. PLIEGO DE CONDICIONES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes, en las modalidades de selección en las que aplique, elaborará y publicará un pliego de condiciones e incluirá la información que más adelante se señala, así como aquella que considere pertinente y haya obtenido al realizar los respectivos estudios y documentos previos.
El pliego deberá contener, cuando menos:
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien por adquirir y/o la descripción del alcance de los servicios o el detalle de la obra requeridos.
2. La modalidad del proceso.
3. Los requisitos para participar que permitan determinar cuáles proponentes están debidamente habilitados. Dentro de estos, además de la capacidad jurídica, se incluirán los relativos a la capacidad técnica, operacional, administrativa y financiera de los eventuales oferentes y cualquier otro que se requiera, de acuerdo con el objeto del contrato.
4. Los criterios objetivos y factores de evaluación y calificación técnica y económica que permitirán escoger la mejor oferta y adjudicar el contrato, y su justificación.
5. Las reglas de desempate establecidas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 o por la norma que la modifique, complemente, aclare o sustituya.
6. El presupuesto oficial estimado.
7. Las condiciones generales de la contratación y, de resultar pertinente, el proyecto de la minuta del contrato.
8. Causales de rechazo de la oferta.
9. Las garantías que deben constituirse y las condiciones en que deben otorgarse;
10. Análisis de riesgos en cuanto a su tipificación, asignación y distribución de riesgos previsibles en la ejecución del contrato.
11. Supervisión y/o interventoría.
12. Cronograma del proceso de selección.
13. Aplicación de Acuerdos Comerciales.
14. Condiciones de bioseguridad que apliquen.
15. Verificar la viabilidad de incorporar condiciones que propicien el emprendimiento, crecimiento, consolidación y sostenibilidad de las empresas con el fin de aumentar el bienestar social y generar equidad.
16. Incluir lo concerniente al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales que apliquen.
ARTÍCULO 14. VEEDURÍAS CIUDADANAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Se deberá convocar para cada proceso de selección a las veedurías ciudadanas en el texto de la invitación abierta para que realicen el control social a los procesos de selección, buscando la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios públicos.
MODALIDADES DE SELECCIÓN.
MODALIDADES Y REGLAS APLICABLES.
ARTÍCULO 15. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes seleccionará a sus contratistas a través de las siguientes modalidades:
1. Invitación Abierta (IA): se convocará e invitará públicamente a presentar ofertas para contratar y seleccionar a la persona o entidad que presente la oferta más favorable cuando el valor del bien, obra o servicio por contratarse sea igual o superior a setecientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (750 smlmv).
2. Invitación cerrada (IC): se convocará e invitará a presentar ofertas para contratar y seleccionar a la persona que presente la oferta más favorable cuando el valor del bien, obra o servicio por contratarse sea igual o inferior a setecientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (750 smlmv).
3. Habilitación Previa (HP): se hará una invitación pública para conformar una lista de proponentes habilitados que acrediten los requisitos mínimos jurídicos, técnicos y financieros habilitantes. Una vez se realice este proceso, las personas jurídicas o entidades que resulten habilitadas para conformar la lista de proponentes habilitados podrán presentar oferta para celebrar con posterioridad un contrato con la entidad.
El Icfes divulgará en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores, los requerimientos para la inscripción en la lista de habilitados, así como todo lo relativo al trámite que deben surtir los interesados en obtener la habilitación.
4. Subasta inversa y Acuerdos Marco de Precios- AMP: adquisición de bienes y/o servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización que pueden, en consecuencia, ser estandarizados y cuya elección estará sujeta a la propuesta de menor valor entre los proponentes habilitados.
PARÁGRAFO: Los procesos se adelantarán a través de la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
ARTÍCULO 16. REGLAS APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA MEDIANTE INVITACIÓN ABIERTA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes adelantará el procedimiento de invitación abierta cuando el precio de los bienes, obras o servicios por contratarse sea superior a setecientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales (750 smlmv), salvo que, por la naturaleza del contrato, por decisión del Ordenador del Gasto y/o por razón de su objeto, procediere otra modalidad de las reguladas en el presente Manual. Para tal efecto, se seguirá el siguiente procedimiento
1. El Icfes elaborará y publicará por un término mínimo de tres (3) días hábiles el pliego de condiciones y recibirá durante ese mismo término las observaciones remitidas por los posibles interesados, de conformidad con lo establecido en el presente Manual de Contratación.
2. El Icfes de conformidad con el cronograma del proceso responderá todas las observaciones remitidas por los posibles interesados con el fin de lograr la definición adecuada de las características técnicas y económicas de la obra o el bien o el alcance de los servicios que pretende contratar. El Icfes podrá reservarse la facultad de responder a las solicitudes de modificación que se hayan presentado en forma extemporánea.
3. Vencido el término para presentar ofertas (fecha establecida para el cierre del proceso), a través del Comité de Evaluación designado por el ordenador del gasto, el Icfes procederá a realizar la verificación de los requisitos habilitantes y la evaluación de las ofertas habilitadas conforme a lo establecido en el cronograma del proceso de contratación.
4. Culminada la etapa de revisión y evaluación de las ofertas, el Icfes publicará por un término de tres (3) días hábiles los informes de verificación de las condiciones que habilitan la participación y la evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas que se encuentran habilitadas. Durante este término, los participantes podrán presentar observaciones al informe de evaluación preliminar.
5. En la fecha prevista en el cronograma del proceso, el Comité Evaluador presentará al Ordenador del Gasto el Informe Final que debe contener un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas respecto de las propuestas, el orden de elegibilidad de las mismas conforme a los requisitos habilitantes y puntuables de evaluación, la recomendación de la que se considere la mejor propuesta y que deba ser el adjudicatario del contrato, o la recomendación de declarar fallido el proceso.
6. El Ordenador del Gasto adoptará la decisión de adjudicación o declaratoria de fallido del proceso que será publicada y comunicada en el plazo previsto en el pliego de condiciones para tal fin.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Ordenador del Gasto se podrá apartar de la recomendación realizada por el Comité Evaluador justificando su decisión mediante documento escrito o por razones sobrevinientes posteriores al Informe Final del Comité Evaluador.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Ordenador del Gasto en razón de las necesidades del servicio podrá acudir en cualquier momento a la modalidad de selección invitación abierta.
ARTÍCULO 17. REGLAS APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA MEDIANTE INVITACIÓN CERRADA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes adelantará el procedimiento de invitación cerrada cuando: a) el precio de los bienes, obras o servicios por contratarse sea inferior o igual a setecientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales (750 smlmv), b) cuando dentro del procedimiento de selección no se presente ninguna propuesta, ninguna se ajuste a lo previsto y exigido en el pliego de condiciones o cuando se presenten circunstancias que impidan la selección objetiva del contratista, c) cuando el procedimiento de selección resulte fallido o cuando en un proceso de selección haya resultado un único habilitado y a pesar de ser adjudicatario no suscriba contrato, salvo que, por la naturaleza del contrato, por decisión del Ordenador del Gasto y/o por razón de su objeto, procediere otra modalidad de las reguladas en el presente Manual. Para tal efecto, se seguirá el siguiente procedimiento:
1. El Icfes solicitará mínimo tres (3) cotizaciones remitiendo el estudio previo y sus anexos, para la realización del estudio de mercado y del sector, en el formato establecido por el Instituto mediante el correo electrónico autorizado.
2. Una vez recibidas las cotizaciones se verificará el cumplimiento de las especificaciones mínimas solicitadas en el estudio previo y sus anexos y se evaluará estableciendo cual presenta la mejor opción costo beneficio para el Icfes.
3. Al proveedor que presentó la mejor opción costo beneficio, se le solicitará la oferta formal y la documentación necesaria para suscribir contrato con el Icfes.
4. Una vez recibida a satisfacción la documentación solicitados, el ordenador del gasto procederá a aceptar la oferta mediante la suscripción del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO: En todo caso la aceptación de la oferta será únicamente con la firma del contrato por parte del Ordenador del Gasto.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Ordenador del Gasto en razón de las necesidades del servicio podrá acudir en cualquier momento a la modalidad de selección invitación abierta.
PARÁGRAFO TERCERO: Para lo referente al trámite originado en las circunstancias relacionadas en los literales b) y c) de la presente cláusula, el área en el que se origina la necesidad en un término máximo de cinco (05) días hábiles contados a partir de la adjudicación o declaratoria de fallido del proceso de selección, deberá manifestar mediante comunicación escrita dirigida al ordenador del gasto el interés de adelantar nuevamente el proceso a través de la modalidad de invitación cerrada.
PARÁGRAFO CUARTO: Para realizar el estudio de mercado se podrá acudir al análisis de contrataciones anteriores realizadas por el instituto o a las realizadas por otras entidades en las cuales haya similitud en la necesidad a satisfacer, en estos casos bastará con que se hayan recibido dos cotizaciones.
ARTÍCULO 18. REGLAS APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA MEDIANTE HABILITACIÓN PREVIA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Se utilizará este procedimiento cuando se trate del suministro o adquisición de bienes o servicios para la aplicación de los exámenes de Estado a cargo del Instituto.
Este procedimiento consta de dos etapas a saber:
1. Habilitación previa, en la que, quienes se encuentren interesados en conformar la lista de proponentes habilitados, deben presentar y acreditar el cumplimiento de los requisitos de habilitación exigidos relativos a la capacidad jurídica, financiera, técnica, operacional, ponderables, entre otros.
2. Transacción derivada a través de la cual la entidad solicitará cotización de servicios a los integrantes de la lista de habilitados, para seleccionar la oferta de menor valor.
Para que exista lista de habilitados se requerirán como mínimo cuatro (4) ofertas habilitadas de lo contrario, se declarará fallido el proceso de selección.
1.1. Procedimiento para la etapa habilitación Previa:
La etapa de habilitación se desarrollará teniendo en cuenta las siguientes reglas:
1.1.1. El área que presente la necesidad deberá solicitar a la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales el inicio del proceso de contratación mediante la remisión del documento en el que se definan los requerimientos mínimos que deben cumplir los interesados en conformar la lista de proponentes habilitados para participar en los procedimientos derivados de la Habilitación Previa, durante el período de vigencia establecido en cada caso. Dicho documento debe contener como mínimo:
a. Una descripción general y una proyección de la demanda anual de los bienes o servicios que se requieran para llevar a cabo el proceso de aplicación de los exámenes de Estado a cargo del Instituto, así como la información que permita a los interesados dimensionar el alcance de los contratos que el Icfes pretenda celebrar, y las actividades y prestaciones que en caso de resultar adjudicatarios deberán ser proporcionados a la entidad.
b. Los requisitos exigidos para obtener la condición de “Habilitados”, esto es, la descripción de las condiciones de capacidad técnica, financiera, jurídica y de experiencia general y específica mínima exigida; así como los documentos necesarios para acreditar todas y cada una de dichas condiciones.
1.1.2. La Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales elaborará un cronograma en el que se fijarán las fechas destinadas a la preparación del documento de “Condiciones de Habilitación Previa”, que será publicado, junto con el cronograma, que podrá ser modificado cumpliendo con la misma regla de publicación.
1.1.3. Por un término máximo de cinco (5) días hábiles cualquier persona podrá formular preguntas sobre el contenido de las condiciones exigidas para obtener la calificación de “Habilitado” y/o solicitar aclaraciones y modificaciones a las mismas durante el período que se establezca para el efecto. El Icfes responderá las preguntas y solicitudes de aclaración dentro del plazo previsto en el referido documento de "Condiciones de Habilitación Previa" y podrá reservarse la facultad de responder a las solicitudes de modificación que se hayan presentado en forma extemporánea. Las respuestas se publicarán en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
1.1.4. La forma de presentación de las propuestas se regirá por lo establecido en el artículo 20 del presente Manual de Contratación.
1.1.5. Al vencimiento de la fecha y hora límite para la presentación de las solicitudes, el Icfes procederá a la revisión de la información suministrada.
1.1.6. El Comité Evaluador elaborará, dentro del plazo definido en el documento "Condiciones de Habilitación Previa", un informe de evaluación que será publicado por el término de tres (3) días hábiles durante los cuales los oferentes interesados podrán formular inquietudes y observaciones.
1.1.7. Concluido lo anterior, el Icfes procederá a conformar la lista de proponentes habilitados que permanecerá publicada durante la vigencia de la habilitación. En el evento en que no se presente ningún interesado para conformar la lista de habilitados, el Icfes podrá elaborar un nuevo documento de "Condiciones de Habilitación Previa" con el fin de efectuar una nueva invitación a quienes estén interesados en conformar la(s) lista(s) de habilitados, y que tendrán derecho a participar en los procedimientos de selección que adelante la entidad.
1.1.8. La conformación de la lista de proponentes habilitados se realizará mediante un acuerdo de entendimiento que será suscrito con todos los proponentes habilitados.
1.1.9. Conformada la lista de proponentes habilitados, el Icfes podrá solicitar cotización de servicios a los integrantes para seleccionar la oferta de menor valor, de acuerdo con los términos establecido en la etapa de transacción derivada.
2.1. Procedimiento para la etapa Transacción Derivada:
La etapa de transacción derivada se desarrollará teniendo en cuenta las siguientes reglas:
1. La SAySG previa solicitud del área técnica en la que surja la necesidad, mediante el correo electrónico autorizado para notificaciones solicitará cotización a los proveedores que conforman la lista de habilitados, en donde detallará, entre otros aspectos, los servicios requeridos, las actividades, prestaciones, plazo, garantías y demás condiciones de ejecución. La solicitud de cotización deberá señalar que el único criterio de selección será el menor valor.
2. Los integrantes de la lista de habilitados podrán presentar cotización dentro de los tres (3) días siguientes al recibido de la solicitud que efectúe el área.
3. Recibida las cotizaciones presentadas por los habilitados, el área técnica, en un término máximo de dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente al cierre de la oportunidad para presentar cotizaciones, analizará los precios ofertados y, en caso de estimarlo necesario, solicitará las aclaraciones a que haya lugar.
4. Verificado lo anterior el área técnica recomendará al ordenador del gasto la selección del oferente que haya cotizado el menor precio para el bien o servicio requerido y, una vez aceptada la recomendación por el ordenador del gasto, se informará de esta circunstancia mediante comunicación dirigida al oferente, en la que a su vez se le requerirán los documentos necesarios para celebrar el contrato.
5. El área técnica remitirá a la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales, la solicitud de contratación con el proveedor seleccionado, junto con los documentos y soportes necesarios para la contratación.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Icfes definirá en cada proceso de Habilitación Previa la vigencia de la lista de proponentes habilitados que resulte de dicho proceso, la cual no puede ser mayor a dos (2) años. Una vez cumplido el término de vigencia de la lista de proponentes habilitados, los oferentes que se encontraban habilitados perderán automáticamente esta calidad hasta que se realice una nueva invitación pública para conformar una nueva lista de proponentes habilitados.
En este caso, los oferentes interesados deberán cumplir con todos los requisitos solicitados en el respectivo documento de “Condiciones de Habilitación Previa” y concurrir a obtener de nuevo la habilitación previa en la fecha y condiciones que para el efecto determine la entidad.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La conformación de la lista de proponentes habilitados no genera para el Icfes obligación alguna de iniciar la etapa de transacción derivada, por tal razón, la invitación a conformarla no otorga derecho alguno para reclamar ningún tipo de daño o perjuicio en caso de que no se adelanten procedimientos de selección mediante invitación previa habilitación. El único derecho que surge para el proponente habilitado es el de participar en los procedimientos que se deriven de la habilitación previa mientras la lista conformada para el efecto se encuentre vigente.
PARÁGRAFO TERCERO. Se perderá la calificación de habilitado cuando se haya hecho efectiva alguna(s) de las garantías del contrato y será excluido de la lista, quien siendo proponente o contratista esté incurso en causales de disolución y liquidación o tenga una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés sobreviniente.
ARTÍCULO 19 REGLAS APLICABLES PARA LA UTILIZACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes podrá hacer uso de los Acuerdos Marco de Precios suscritos por Colombia Compra Eficiente o la entidad que haga sus veces, como instrumento de agregación de demanda y de coordinación de decisiones en la adquisición de bienes y/o servicios de características técnicas uniformes, con el fin de producir economías de escala e incrementar el poder de negociación de la entidad.
Para tal fin, la entidad se vinculará a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, identificará la necesidad que pretende satisfacer y aplicará a sus procesos de contratación los Catálogos de los Acuerdos Marco de Precios diseñados por Colombia Compra Eficiente o la entidad que haga sus veces.
PARÁGRAFO: Cuando en los Catálogos de los Acuerdos Marco de Precios diseñados por Colombia Compra Eficiente no se encuentre la totalidad de los bienes y servicios requeridos o cuando resulte ser más beneficioso en términos de calidad o precio la adquisición de estos directamente por el Icfes, se podrá adquirir mediante otra modalidad de selección, siempre que en los documentos previos se justifiquen las razones que motivan y soportan su aplicación.
ARTÍCULO 20. REGLAS APLICABLES AL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA QUE UTILICE EL MECANISMO DE SUBASTA INVERSA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes podrá utilizar el mecanismo de subasta inversa para la adquisición y suministro de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño definidos. Aplicará para procesos cuya cuantía sea igual o superior a 750 SMMLV. Su desarrollo podrá efectuarse de manera presencial o electrónica, para lo cual, el pliego de condiciones del proceso deberá determinar la modalidad bajo la cual se adelantará la Subasta Inversa.
El estudio y documentos previos del proceso que se pretenda adelantar mediante Subasta Inversa, adicional a lo dispuesto en el artículo 8 y siguientes, deberá contener como mínimo:
- Denominación del bien o servicio
- Denominación técnica del bien o servicio
- Unidad de Medida
- Descripción general del bien o servicio
Las condiciones de la subasta serán señaladas en el documento que contiene las condiciones de selección y contratación, los cuales serán publicados en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
Este procedimiento podrá adelantarse directamente o a través de terceros contratados por el Icfes.
El pliego de condiciones determinará el margen mínimo de mejora de ofertas, por debajo del cual los lances no serán aceptables. Habrá puja siempre y cuando haya mínimo dos (2) proponentes habilitados.
En caso de que sólo se encuentre habilitado un proponente o sólo se haya recibido una propuesta y ésta cumpla con todos los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y económicos, procederá la negociación en la cual, dicho proponente deberá ofrecer como mínimo un descuento no inferior al porcentaje del margen establecido en el pliego de condiciones.
De lo anterior se dejará constancia escrita en un acta que deberá ser suscrita por el Comité Evaluador designado para el proceso, y los colaboradores que intervengan en el proceso de selección.
Para el desarrollo de lo anterior, se utilizará el siguiente procedimiento:
1. El Icfes elaborará y publicará por un término mínimo de tres (3) días hábiles el pliego de condiciones y recibirá durante ese mismo término las observaciones remitidas por los posibles interesados, de conformidad con lo establecido en el presente Manual de Contratación.
2. El Icfes de conformidad con el cronograma del proceso responderá todas las observaciones remitidas por los posibles interesados con el fin de lograr la definición adecuada de las características técnicas y económicas de la obra o el bien o el alcance de los servicios que pretende contratar. El Icfes podrá reservarse la facultad de responder a las solicitudes de modificación que se hayan presentado en forma extemporánea.
3. Vencido el término para presentar ofertas (fecha establecida para el cierre del proceso), a través del Comité de Evaluación designado por el ordenador del gasto, el Icfes procederá a realizar la verificación de los requisitos habilitantes conforme a lo establecido en el cronograma del proceso de contratación.
4. Culminada la etapa de revisión y verificación de requisitos habilitantes, el Icfes publicará por un término de tres (3) días hábiles los informes que habilitan la participación de las propuestas presentadas según su habilitación. Durante este término, los participantes podrán presentar subsanes u observaciones al informe de evaluación preliminar. Este será el término máximo con el que contarán los proponentes para subsanar sus ofertas.
5. En la fecha prevista en el cronograma del proceso, el Comité Evaluador presentará al Ordenador del Gasto el Informe Final que debe contener un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas respecto de las propuestas, y la habilitación de las mismas, conforme el cumplimiento o no de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos.
6. De conformidad con el cronograma dispuesto en el proceso, se llevará a cabo la audiencia o diligencia de subasta inversa, en los términos y condiciones previstos para tal, y donde sólo podrán participar aquellos proponentes cuyo resultado en el informe final de evaluación sea habilitado.
7. La entidad a través del pliego de condiciones determinará las reglas de la audiencia y los factores que determinarán la validez o no de los lances, así como los tiempos y mecanismos de presentación de cada lance.
8. El sobre que contiene la oferta económica sólo podrá ser abierto durante el desarrollo de la diligencia o audiencia de Subasta Inversa, para lo cual, una vez abierto, el Comité Evaluador Técnico procederá a la verificación de esta e informará a los asistentes la habilitación o rechazo de las ofertas respecto de este factor de la propuesta, una vez se surta este procedimiento, se podrá dar inicio a la Subasta Inversa si a ello hay lugar.
ARTÍCULO 21. REGLAS APLICABLES AL PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN EN GRAN ALMACÉN O GRANDES SUPERFICIES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Con el fin de adquirir bienes y servicios en Grandes Superficies por un monto igual o inferior a 200 SMLMV, el Icfes accederá al Catálogo del Gran Almacén ofrecido por Colombia Compra Eficiente o la entidad que haga sus veces y seguirá las reglas establecidas para tal efecto.
ARTÍCULO 22. REGLAS APLICABLES A LAS CONTRATACIONES DERIVADAS DE SITUACIONES DE URGENCIA EXTREMA O MANIFIESTA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Cuando se requiera atender casos de fuerza mayor, caso fortuito, urgencias, calamidades, siniestros, desastres, cuando se deba atender o cumplir órdenes judiciales o de autoridad administrativa en términos perentorios, o cualquier otra circunstancia que amerite la inmediatez de la contratación, y que para su atención inmediata no sea posible acudir a la modalidad de selección que corresponda, dados los tiempos que ello demandaría, el área en la que surge la necesidad podrán solicitar directamente los bienes, obras, servicios o suministros necesarios para atender dichos eventos, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 23 del presente Manual.
El responsable del área o dependencia solicitante justificará la conveniencia y necesidad de acudir a este mecanismo de contratación mediante documento que lo remitirá a quien corresponda la ordenación del gasto para que proceda a verificar y validar la sustentación que justifica la necesidad de una urgencia, de forma que se garantice el cumplimiento de los supuestos que habilitan esta causal. De acreditarse la situación de urgencia, se ordenará la adquisición de los bienes, obras, servicios o suministros requeridos.
PARÁGRAFO: Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la situación de emergencia extrema o manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran y las apropiaciones presupuestales necesarias para realizar los pagos.
ARTICULO 23. EXCEPCIONES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> No se requerirá adelantar los procesos de selección independientemente de su cuantía o condición en los siguientes casos:
1. Cuando exista un solo oferente de los bienes, equipos, o elementos que se pretenden adquirir, circunstancia que debe surgir del estudio de mercado, y la cual debe estar acreditada por el contratista.
2. Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas.
3. Cuando se trate de una situación de urgencia extrema o manifiesta.
4. Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles que requiera el Icfes.
5. Cuando se trate de contratos de comodato.
6. Cuando se trate de contratos de corretaje.
7. Cuando se pretenda celebrar contratación de empréstitos.
8. Cuando se trate de contratos o convenios interadministrativos.
9. Cuando se trate de contratos o convenios para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.
10. Cuando se trate de contratos o convenios de cooperación, asistencia, ayuda internacional, convenios asociativos o alianzas estratégicas comerciales o contratos de recuperación contingente.
11. Cuando se trate de adquisición o arrendamiento de licencias de software que únicamente pueda realizarse a través de las plataformas o páginas web de los proveedores. Para este caso, se deberá observar lo dispuesto en el procedimiento que para el efecto se expida.
12. Cuando se trate de contratos con la caja de compensación familiar del Instituto para desarrollar los programas de bienestar social.
13. Cuando se trate de contratos derivados de pruebas de conceptos. Para este caso, se deberá observar lo dispuesto en el procedimiento que para el efecto se expida.
14. Cuando no se reciba ninguna cotización de servicios de los integrantes de la lista de habilitados, en el marco del procedimiento de selección de habilitación previa.
REGLAS GENERALES APLICABLES A LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN.
ARTÍCULO 24. PUBLICIDAD DE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes publicará en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores, como mínimo la siguiente documentación:
1. Los estudios previos, de sector, mercado y demás documentos que soporten el proceso de selección contractual.
2. El pliego de condiciones y sus adendas (cuando procedan).
3. Las solicitudes de aclaración presentadas por los interesados, así como la respuesta a cada una de ellas.
4. Las ofertas recibidas.
5. Los informes de verificación y evaluación, las observaciones a los informes que hayan presentado los diferentes proponentes, y las correspondientes respuestas, el informe final y la decisión de adjudicación o selección de contratista o de declaratoria de fallido.
6. El contrato derivado del proceso de selección.
ARTÍCULO 25. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Para el desarrollo del procedimiento de selección, la Entidad deberá certificar que cuenta con la disponibilidad presupuestal y, por ende, con los recursos que le permiten atender los desembolsos de la respectiva contratación. El documento de respaldo presupuestal deberá expedirse junto con el pliego de condiciones.
ARTÍCULO 26. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> La publicación del pliego de condiciones junto con los documentos de planeación, los estudios previos y de sector y mercado que sirvieron de base para su elaboración, se publicarán, de acuerdo con la modalidad de selección que corresponda.
En el pliego de condiciones se publicará el cronograma del proceso correspondiente y en el mismo, se fijará una etapa para recibir las observaciones. El Icfes, con el fin de asegurar la comprensión del pliego de condiciones, analizará y estudiará todas las observaciones que los eventuales oferentes presenten respecto del mismo y realizará las modificaciones que resulten pertinentes.
ARTÍCULO 27. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES, Y REUNIONES INFORMATIVAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Los interesados en presentar oferta podrán formular por escrito, dentro del periodo establecido para el efecto, aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones y las condiciones de selección y contratación, y el Icfes deberá responder a dichas solicitudes en el término establecido en el cronograma del proceso.
Estas solicitudes de aclaración o modificación y sus respuestas deben publicarse en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores, o en el medio que la entidad considere pertinente. Estas respuestas aclaratorias se entenderán incorporadas al pliego y serán vinculantes para la Entidad y los Oferentes.
Para el caso de las modificaciones, estas deben efectuarse mediante adendas, que serán publicadas por la entidad, a más tardar un (1) día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas.
PARÁGRAFO. El Icfes podrá expedir Adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
ARTÍCULO 28. COMITÉ EVALUADOR. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El ordenador del gasto o quien este delegue designará al Comité Evaluador plural para cada proceso de selección contractual, el cual será conformado por colaboradores de la entidad.
Los miembros del Comité de Evaluación actuarán dentro del ámbito de sus competencias y responderán por el acápite de la evaluación que les haya sido asignado: jurídico, financiero, técnico y económico. En todo caso, el Comité suscribirá en pleno, el consolidado de la evaluación y la recomendación para el ordenador del gasto.
El Comité Evaluador designado para tal efecto será el encargado de:
1. Verificar y revisar el cumplimiento de las condiciones habilitantes.
2. Cotejar los ofrecimientos de quienes resulten habilitados con los resultados que, en materia de precio y condiciones de mercado, hayan sido establecidos en los documentos precontractuales del proceso.
3. Aplicar los factores de evaluación que se hubieren establecido en cada caso.
Deberá realizarse la evaluación dentro del término establecido en el pliego de condiciones y de conformidad con los factores y/o criterios de evaluación señalados en el respectivo documento, su ponderación y el procedimiento que para el efecto corresponda.
ARTÍCULO 29. TÉRMINO DE TRASLADO DEL INFORME Y SUBSANACIÓN DE LAS OFERTAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Durante el término del traslado del informe de evaluación preliminar de las ofertas, el Comité Evaluador podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y/o precisiones que considere necesarias en relación con los ofrecimientos presentados, así como la presentación de documentos y certificados que considere convenientes y que no se requieran para la calificación de las ofertas ni influyan en la asignación de puntaje. En desarrollo de lo anterior, los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus ofertas en aspectos que hayan sido considerados como factores de calificación.
En todo caso, la subsanación de las ofertas bien sea por solicitud de la Entidad o por mera liberalidad de los oferentes sólo podrá darse dentro del término de traslado del Informe de Evaluación.
ARTÍCULO 30. FACTORES DE DESEMPATE DE OFERTAS EN LA ETAPA DE SELECCIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Si en el primer lugar del orden de elegibilidad existe empate entre dos o más ofertas, el Icfes aplicará las reglas de desempate establecidas en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 o por la norma que la modifique, complemente, aclare o sustituya. En el pliego de condiciones se definirán las reglas de acreditación de los criterios de desempate.
ARTÍCULO 31. LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes seleccionará al proponente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad de acuerdo con los criterios de elección de cada modalidad de selección. Esta decisión deberá proferirse y comunicarse al proponente favorecido dentro del término previsto en el pliego de condiciones por el medio que resulte idóneo, oportuno y adecuado para el efecto.
Con el fin de informar la decisión a todos los demás proponentes, la misma será publicada en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
Si el proponente seleccionado para celebrar el contrato no acepta la decisión o se niega a suscribirlo, además de hacer efectivas las garantías del proceso, el Icfes quedará facultado para contratar con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la entidad y estuviere vigente a la fecha de tomar la decisión.
PARÁGRAFO. Contra la decisión de adjudicación no procederá recurso alguno.
ARTÍCULO 32. SUSPENSIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes podrá suspender el procedimiento de selección en cualquiera de sus etapas cuando aparezcan circunstancias de interés particular o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso.
La decisión de suspender será adoptada por el ordenador del gasto o su delegado mediante comunicación en la que se señalará el término de la suspensión, la cual será publicada en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
PARÁGRAFO PRIMERO. Contra la decisión de suspensión del proceso de selección no procederá recurso alguno.
ARTÍCULO 33. DECLARACIÓN DE FALLIDO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes podrá declarar fallido el procedimiento de selección en curso cuando no reciba ninguna propuesta dentro del término dispuesto para este fin; cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con las condiciones requeridas por la entidad; cuando ninguno de los oferentes cumpla con los requisitos, factores habilitantes o condiciones previstos en el pliego de condiciones; o cuando se presenten circunstancias que impidan la selección objetiva del contratista.
La decisión correspondiente se comunicará a los proponentes y la entidad quedará habilitada para seleccionar al contratista mediante la modalidad de contratación de Invitación Cerrada, de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 del presente Manual de Contratación.
PARÁGRAFO PRIMERO. Contra la decisión de declarar fallido el procedimiento de selección de la que habla esta disposición no procederá recurso alguno, siempre que no se hayan presentado propuestas. En caso contrario, procederá el recurso de reposición según lo dispuesto en el artículo 74 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Se podrá declarar fallido el proceso parcialmente en los eventos que se adelante por lotes o grupos y en alguno de ellos al momento del cierre no se reciban propuestas.
CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
FORMALIDADES CONTRACTUALES PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN.
ARTÍCULO 34. SOLEMNIDAD Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Para efectos del presente Manual de Contratación, el Icfes podrá celebrar todo tipo de contratos nominados o innominados, entendiendo por tales, los actos jurídicos generadores de obligaciones previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.
Los contratos de la entidad, salvo casos de urgencia extrema o manifiesta, requieren para su perfeccionamiento que el acuerdo se efectúe por escrito o de forma electrónica en la plataforma de procesos que disponga Colombia Compra Eficiente o la entidad que haga sus veces. Por parte del Icfes requerirá la firma del Ordenador del Gasto respectivo y por el contratista o el Representante Legal, su delegado o apoderado si se trata de persona jurídica, o persona natural que demuestra la capacidad para obligarse. Lo anterior incluye las modificaciones, adiciones, prórrogas o la liquidación de los contratos.
Cuando en el procedimiento de selección se hubiere incluido una minuta del contrato, se entenderá que ha sido aceptada por el contratista, sin perjuicio de las observaciones y/o ajustes que el Icfes pueda realizar. Dichos ajustes no implicarán una modificación de las condiciones y/o requisitos esenciales que fueron determinantes en la evaluación de la oferta y selección del contratista.
ARTÍCULO 35. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Los requisitos de ejecución del contrato son los siguientes:
1. Registro Presupuestal.
2. Aprobación de las garantías presentadas por parte del contratista (si aplica).
3. Afiliación ARL (si aplica).
4. Acta de inicio
ARTÍCULO 36. MODIFICACIONES CONTRACTUALES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Las modificaciones a los contratos deben realizarse dentro del plazo de ejecución de estos, por lo cual es obligatoria su justificación técnica, jurídica, económica y financiera por parte del supervisor y/o interventor del contrato, indicando de manera clara y precisa las razones o fundamentos que la originan. No se podrá desvirtuar la naturaleza del contrato con ocasión de la modificación realizada.
ARTÍCULO 37. ADICIÓN DE LOS CONTRATOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Sin perjuicio del principio de planeación, los contratos podrán adicionarse hasta en un 50% del valor inicial del valor del contrato estimado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, siempre y cuando se justifique las razones técnicas, jurídicas y económicas que soportan la necesidad de realizarla.
ARTÍCULO 38. PUBLICIDAD DE LOS CONTRATOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Todo contrato celebrado por el Icfes, sus modificaciones, prórrogas, liquidación y cierre de expedientes contractuales, deberán publicarse en la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores.
CLÁUSULA PENAL.
ARTÍCULO 39. CLÁUSULA PENAL. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> En todos los contratos que celebre el Icfes y que se rijan por este Manual de Contratación, se podrán pactar las siguientes cláusulas:
1. Cláusula Penal de Apremio: si hay incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones a cargo del contratista, éste se obliga a pagar al Icfes cláusulas penales de apremio en los porcentajes o cuantías señalados en el contrato, por cada día de incumplimiento o proporcional por fracción, según el caso, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria pactada en el contrato. El valor total de las cláusulas de apremio no excederá del 10% del valor del contrato. El pago de esta sanción no exime del cumplimiento de la obligación principal.
2. Cláusula Penal Pecuniaria: en caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones a cargo del contratista, éste se obliga a pagar al Icfes a título de cláusula penal pecuniaria como estimación anticipada de perjuicios, el porcentaje o cuantía señalada en el contrato. El pago de la pena no exime del cumplimiento de la obligación principal y en caso de que los daños o perjuicios generados como consecuencia del incumplimiento sean mayores que los pactados en la penal pecuniaria, el Icfes se reservará el derecho de acudir a las instancias judiciales para el pago de la totalidad de los perjuicios a que haya lugar.
PARÁGRAFO. El Icfes adelantará ante la aseguradora los trámites de reclamación del siniestro con el fin de hacer efectiva la garantía a favor de las entidades públicas con régimen privado de contratación. En los casos en que no se obtenga respuesta favorable por parte de la aseguradora se acudirá ante el juez del contrato.
RÉGIMEN DE GARANTÍAS.
ARTÍCULO 40. LAS GARANTÍAS Y SU CONSTITUCIÓN. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes, atendiendo a la naturaleza y el objeto del contrato, la forma de pago y los riesgos de cada contratación, determinará la necesidad de exigir la constitución y el otorgamiento de garantías a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación, así como el monto de las mismas, que permitan amparar a la entidad contra los riesgos propios del contrato.
El procedimiento para hacer efectivas las garantías que se constituyan a través de una póliza de seguro será el establecido en el clausulado de la misma.
ARTÍCULO 41. RIESGOS QUE DEBEN AMPARARSE. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> La garantía a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación debe amparar los perjuicios que se deriven del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso.
Una vez se realice el análisis de los riesgos de cada contratación, se precisarán las garantías y amparos requeridos.
En el evento de exigir la constitución de garantías, se deberá requerir, tomando como parámetro los siguientes porcentajes:
| AMPARO | PORCENTAJE MÍNIMO | DURACIÓN |
| Seriedad de la oferta | 10% del valor del presupuesto oficial. | Hasta la constitución de la Garantía Única de Cumplimiento |
| Buen Manejo del Anticipo | 100% del valor total del anticipo. | Vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (6) meses más. |
| Pago anticipado | 100% del valor total del pago anticipado. | Vigencia igual al término de ejecución del contrato y cuatro (6) meses más. |
| Cumplimiento | 10% del valor del valor del contrato. | Vigencia igual al término de ejecución del contrato y seis (6) meses más. |
| Calidad del servicio | 10% del valor del valor del contrato. | Vigencia desde la finalización del plazo de ejecución y hasta un (1) año más, según la necesidad. |
| Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales | 5% del valor del contrato. | Vigencia igual al término de ejecución del contrato y tres (3) años más. |
| Estabilidad de la obra | 30% del valor del contrato. | Plazo del contrato y cinco (5) años contados a partir de la terminación del contrato. |
Adicional a lo anterior podrá solicitarse otra póliza de seguro que, de acuerdo con el análisis de los riegos de cada contrato, se considere necesario solicitarla. En el análisis debe quedar expresamente quien es el asegurado, beneficiario, los amparos, el valor asegurado y la vigencia.
PARÁGRAFO PRIMERO. En los contratos que se suscriba acudiendo a las causales de excepción la exigencia de garantías no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los porcentajes de cobertura de las pólizas podrán aumentarse con base en la evaluación de los riesgos, en la que deberá analizarse la probabilidad de ocurrencia del siniestro y la severidad del perjuicio que se ocasionaría a la entidad.
PARÁGRAFO TERCERO. En todos los casos, cuando las pólizas sean afectadas por la ocurrencia de siniestros, el contratista está en la obligación de reponer el valor asegurado hasta concurrencia de lo exigido en el contrato.
ARTÍCULO 43. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVAS LAS GARANTÍAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Cuando se presente un posible incumplimiento parcial o total del contrato atribuible al contratista respecto de cualquiera de las obligaciones del mismo, el Icfes deberá seguir adelante con el procedimiento establecido en el mecanismo de cobertura del riesgo que se haya constituido y de conformidad con las disposiciones normativas aplicables.
Para efectos de valores a favor de la entidad, referentes a cláusula penal de apremio, cláusula penal pecuniaria, cantidades de obra contractuales que no requieran adición de mayores valores contractuales, ajustes posteriores a las actas de obra parciales y/o definitiva, procederá la compensación de los saldos a favor del contratista.
DISPOSICIONES ADICIONALES.
ARTÍCULO 44. IMPLEMENTACIÓN DE ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 22023> Con el fin de potenciar el entorno de competitividad, ampliar el rango de productividad y suministrar el mejor servicio posible, el Icfes, en su calidad de contratante, implementará, de común acuerdo con sus contratistas, Acuerdos de Nivel de Servicio –ANS– ajustados a las necesidades de la entidad.
Los ANS deberán contener un lenguaje comprensible para el contratista de todos los servicios que se provean, e incluir, entre otros: descripción, objetivos, expectativas de rendimiento y calidad, disponibilidad, tiempos de respuesta y de recuperación, solicitudes de cambio, indicadores de rendimiento, resolución de órdenes, restricciones, nivel operativo de funcionamiento, lista y tipo de servicios, estándares de servicio, penalizaciones, limitación de responsabilidad por no servicio, niveles específicos de calidad en el suministro, soporte a clientes y asistencia, provisiones para seguridad, definición de procedimientos estándares, exclusiones, optimización y rediseño de procesos.
Los documentos de referencia en relación con la provisión del servicio deberán acordarse de tal manera que se permita el monitoreo del comportamiento y los compromisos o nivel de servicio que se deriven de la relación entre la entidad y el contratista, para la consecuente evaluación y elaboración de los planes de mejoramiento continuo. Los compromisos se podrán medir de forma cualitativa o cuantitativa y estarán asociados a varias escalabilidades que especifiquen las acciones a seguir ante cualquier incumplimiento.
ARTÍCULO 45. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> La verificación, cálculo y aplicación de los indicadores y descuentos por fallas en los niveles de servicio, se realizará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
1. Previo a realizarse alguno de los desembolsos establecidos en la forma de pago, la entidad, a través del supervisor del contrato, verificará el cumplimiento de los indicadores y condiciones de calidad establecidas en el documento Acuerdos de Niveles de Servicios, con el fin de establecer si existieron fallas durante la prestación y ejecución de estos.
2. Si producto de la verificación realizada por el supervisor del contrato se advierte que la configuración de alguno de los eventos o circunstancias establecidas en el Acuerdo de Nivel de Servicio, este de manera preliminar aplicará la fórmula de medición del cumplimiento, con el fin de establecer el valor del eventual descuento a aplicarse sobre la factura de servicio que presente el operador.
3. Una vez realizada la verificación y el cálculo preliminar del descuento aplicable, el supervisor remitirá al contratista el informe correspondiente a la aplicación de los ANS dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último hecho de ocurrencia de la actuación que genera el ANS, sin que este término se entienda perentorio de la actuación o aplicación del mismo, junto con los soportes y documentos que los sustentan, con el fin de que este pueda presentar las observaciones a que hubiere lugar, así como los argumentos que le permitan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones dentro de los estándares de calidad requeridos por la entidad.
4. La respuesta del contratista deberá allegarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del informe del supervisor del contrato, los cuales pueden ser prorrogables hasta por el mismo término, previa solicitud formal del contratista.
5. Recibido el informe por parte del contratista, el supervisor en un término máximo de hasta cinco (5) días hábiles rendirá concepto definitivo sobre la aplicación de los ANS y la estimación de los descuentos que le aplican, dicho informe será comunicado al contratista y a la subdirección financiera para su aplicación sobre la siguiente factura o una nota de crédito, según sea el caso, sin que el contratista pueda oponerse nuevamente a ese concepto definitivo en la etapa contractual.
6. Con base en el concepto definitivo emitido por el supervisor, el contratista debe aplicar el descuento de los ANS en su factura o presentar una nota crédito, según sea el caso.
ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN CONTRACTUAL.
ARTÍCULO 46. VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes vigilará y supervisará la ejecución de los convenios, contratos o acuerdos de entendimiento que suscriba en calidad de contratante, mediante la designación de una supervisión y/o la contratación de una interventoría, quien se encargará de observar, vigilar y controlar la ejecución y el cumplimiento de lo previsto en el presente Manual de Contratación, en el pliego de condiciones, las condiciones de selección y contratación, de conformidad con reglamentación y/o documentación que expida el Icfes sobre la materia y en el respectivo contrato.
TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
ARTÍCULO 47. TERMINACIÓN DE LOS CONTRATOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Los contratos terminarán por regla general al vencimiento del término pactado para su ejecución o cuando se hayan ejecutado las obligaciones contraídas por las partes; cuando las partes de común acuerdo así lo determinen; de manera anticipada cuando las circunstancias así lo ameriten.
Vencido el plazo de ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor procederá a verificar el cumplimiento de las obligaciones, a elaborar el informe final en el que describirá con exactitud las actividades, productos o bienes entregados y sus especificaciones técnicas, y a recibir aquellos que se encuentren a satisfacción.
PARÁGRAFO: Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no será necesario la elaboración de un informe final al vencimiento de su plazo de ejecución.
ARTÍCULO 48. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Vencido el plazo de ejecución del contrato, si así se hubiere previsto, las partes procederán a liquidarlo de común acuerdo, dentro del término fijado en el pliego de condiciones o en el respectivo contrato.
Si el pliego de condiciones o el contrato no definen el plazo para su liquidación, el contrato podrá ser liquidado de común acuerdo dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del plazo previsto para la ejecución del contrato; a la expedición del documento que ordene la terminación del contrato; o a la fecha del acuerdo que la disponga.
Vencido el plazo para liquidar bilateralmente el contrato, podrá llevarse a cabo su liquidación dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del plazo señalado en el inciso anterior.
En esta etapa, el Icfes y el contratista acordarán los ajustes, las revisiones y los reconocimientos a que haya lugar y los consignarán en el acta de liquidación que debe elaborarse para tal efecto, en el que señalarán, además, su declaratoria de encontrarse a paz y salvo cuando a ello hubiere lugar.
En el evento en que existieren diferencias entre ellas, las partes podrán lograr acuerdos, conciliaciones y transacciones en caminadas a poner fin a las divergencias presentadas con el fin de poder declararse a paz y salvo. De dichos aspectos se dejará constancia en el acta de liquidación. En caso de no lograr ningún acuerdo, las partes deberán dejar consignadas en el acta las salvedades que consideren pertinentes.
En aquellos casos en que el contratista se obligue a ejecutar actividades con posterioridad al plazo de ejecución y liquidación del contrato, el Icfes deberá exigir al contratista, si es del caso, la extensión o ampliación de las garantías de cumplimiento, estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, y cualquiera de las demás garantías, si su extensión resulta necesaria por razón de las prestaciones que deberán ejecutarse con posterioridad al vencimiento del término inicialmente pactado.
ARTÍCULO 49. ACTAS DE CIERRE Y ARCHIVO DE CONTRATOS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> No habiéndose podido adelantar la liquidación bilateral de los contratos, el Icfes procederá a realizar archivo del contrato y a liberar los saldos que existan.
OTRAS DISPOSICIONES.
ANTICIPOS Y PAGO AL CONTRATISTA.
ARTÍCULO 50. ANTICIPOS Y PAGO ANTICIPADO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Solamente podrán pactarse anticipos hasta por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, antes de IVA, en cuyo caso este valor deberá ser administrado por medio de la constitución de una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos conforme a las reglas que se definan en el proceso de contratación.
Excepcionalmente podrán pactarse anticipos en montos superiores al indicado en el inciso anterior, con su debida justificación y siempre y cuando ello sea producto de una negociación que genere beneficios cuantificables para el Icfes, entendiéndose por tal, recibir descuentos mayores o iguales al costo de oportunidad teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos según la información suministrada por la Subdirección Financiera y Contable. El anticipo otorgado no será susceptible de reajuste alguno.
En esta materia, el contratista deberá presentar el Programa de Inversión del Anticipo al supervisor o interventor, conforme a lo pactado contractualmente.
El pago anticipado tiene como finalidad retribuir, en forma anticipada, una parte del valor del contrato, caso en el cual no se requerirá presentación del plan de inversión, toda vez que efectuado el respectivo desembolso, el recurso será de propiedad del contratista. El monto máximo que se podrá pactar como pago anticipado será hasta el veinte por ciento (20%) del valor del contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO. En los casos en que se acuerden anticipos, el Icfes podrá requerir la constitución de las garantías correspondientes y que a bien considere necesarias. La propiedad de los rendimientos financieros del anticipo será regulada en el pliego de condiciones o en el documento de la invitación correspondiente.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El valor del anticipo que se otorgue será amortizado obligatoriamente durante la ejecución del contrato antes de IVA conforme a lo pactado contractualmente.
ARTÍCULO 51. DERECHO DE TURNO Y PAGO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El Icfes respetará el orden de presentación de las facturas conforme a las directrices y procedimientos adoptados en el Icfes para pagos. Únicamente, por razones de interés público, el ordenador del gasto podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.
Lo dispuesto en este artículo, no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.
CONTROVERSIAS CONTRACTUALES.
ARTÍCULO 52. POSIBILIDAD DE PACTAR LOS MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 22023> El Icfes podrá solucionar de manera rápida y oportuna los conflictos y diferencias que surjan con los contratistas, derivados de la ejecución de los contratos que celebre.
Para tal fin, se estipulará en los contratos, el mecanismo alternativo de solución de conflictos, al que pudieren acudir las partes tales como: arreglo directo, conciliación, arbitraje nacional, transacción y amigable composición. De igual forma, en cada contrato se determinarán las condiciones de aplicabilidad de las mismas.
CONDICIONES CONTRACTUALES DEL ICFES EN SU CALIDAD DE CONTRATISTA.
ARTÍCULO 53. RÉGIMEN LEGAL APLICABLE. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> En cumplimiento de su objeto -ofrecer servicios de evaluación de la educación y adelantar investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa-, el Icfes podrá celebrar, en calidad de contratista, todo tipo de negocios que permitan la prestación de los servicios a su cargo, con entidades públicas y/o privadas, nacionales y/o extranjeras; y en el desarrollo del procedimiento contractual se sujetará al régimen jurídico aplicable a la parte contratante, incluyendo los flujos de procedimiento, anexos y formatos contractuales.
En ese sentido, el presente Manual será aplicable únicamente en lo relativo a los principios que rigen la actividad contractual del Icfes, y en lo relacionado con el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, competencia para celebrar contratos y conflictos de interés. No obstante, en la revisión que realice el Instituto de las minutas de los contratos o convenios a suscribir, la entidad no aceptará la inclusión de cláusulas lesivas en los contratos que suscriba, o que revistan un carácter injusto, desproporcionado y abusivo.
ARTÍCULO 54. PUBLICIDAD DE LAS ACTIVIDADES CONTRACTUALES DESPLEGADAS POR EL ICFES EN SU CALIDAD DE CONTRATISTA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Cuando el Icfes actúe como contratista con otra entidad pública, la publicación del contrato y de la información de la ejecución contractual a través de la plataforma de procesos de contratación vigente para las entidades estatales y los proveedores. Será responsabilidad de la entidad contratante de acuerdo con lo dispuesto por Colombia Compra Eficiente.
Cuando el contrato sea celebrado con entidades privadas, en virtud del principio de transparencia, el Icfes publicará en la página web de la entidad el contrato y convenio respectivo.
ARTÍCULO 55. ACTIVIDAD CONTRACTUAL DESPLEGADA POR EL ICFES EN SU CALIDAD DE CONTRATISTA. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Las actividades desplegadas por el Icfes relacionadas con la presentación de ofertas, suscripción y legalización de los contratos estarán en cabeza del área encargada de gestionar la negociación inicial, y a su vez esta área efectuará el seguimiento a la ejecución y liquidación del contrato, para lo cual, podrá ser asistida y apoyada por las áreas y colaboradores de la entidad que sean competentes para tal efecto.
En todo caso, la entidad contratante será la encargada de realizar los estudios previos y los documentos técnicos equivalentes, y de adelantar la supervisión y liquidación del contrato o convenio.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
ARTÍCULO 56. PROCEDIMIENTOS EN CURSO. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> Los procedimientos de contratación que se encuentren en curso y los contratos en ejecución, continuarán rigiendo por la normatividad y Manuales vigentes al momento del inicio del procedimiento o de su suscripción.
ARTÍCULO 57. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. <Acuerdo derogado por el artículo 56 del Acuerdo 2 de 2023> El presente Manual rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial, las contenidas en el Acuerdo 002 de 2019.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá, D. C., a los xxxxx días del mes de diciembre de 2021.
MARÍA VICTORIA ANGULO GONZÁLEZ
Presidente Junta Directiva
CIRO GONZÁLEZ RAMÍREZ
Secretario Técnico Junta Directiva
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)
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