RESOLUCION 707 DE 2015

(septiembre 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018>

Por la cual se fijan las tarifas unitarias aplicables a los trámites de respuesta a las solicitudes de Información pública realizadas por los usuarios de ICFES

LA SECRETARIA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES -

En ejercicio de sus atribuciones legales y especialmente en las conferidas por Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -, por la Ley 1712 de 2012- Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, y por el artículo 15 del Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en sus artículos 23 y 74 prevé que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades y obtener su pronta resolución, así como, a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Que el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, establece que mediante el derecho de petición, entre otras actuaciones, se podrá requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos.

Que el artículo 15 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, sobre los medios idóneos para la presentación de las peticiones, dispone que aquellas podrán ser verbales, de las cuales deberá dejarse constancia, o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

Que en virtud del artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015, en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas, y el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Que la Ley 1712 de 2014 -Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional-, aplicable a todas las entidades públicas, establece que el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información se materializa en que toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, y que a su vez, genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública. Entiéndase por sujetos obligados aquellos a los que les es aplicable la Ley 1712 de 2014 y que se encuentran enlistados en el artículo 5 de la misma.

Que según el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014 la Información Pública: "Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal", y según el artículo 25, la Solicitud de acceso a la Información Pública: "Es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública".

Que los artículos 3o y 6 ibídem, contemplan que al momento de interpretar el derecho de acceso a la información, se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, que la respuesta debe ser de manera oportuna, veraz, completa, motivada, actualizada y la misma debe ser realizada mediante acto escrito; y que conjuntamente se deben aplicar como principios, entre otros, el de gratuidad conforme al cual el acceso a la información pública es gratuito no pudiéndose cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información y el envío de la misma al solicitante.

Que el artículo 20 del Decreto Nacional 103 de 2015 -Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014- dispone que en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública se debe aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información, señalando también que se debe permitir al ciudadano: "(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta; (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada(.,.); y (e) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en el que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la trasformación de la información".

Que el artículo 21 del Decreto 103 de 2015 establece que: "Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de los parámetros del mercado".

Que a la presente Resolución le son aplicables las excepciones al acceso a la información pública preceptuadas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, modificado por la Ley 1755 de 2015 y las demás que se regulen esta materia.

Que en este orden de ideas, y en cumplimiento de las funciones asignadas en el Decreto 5014 de 2009, es necesario que la Secretaría General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES - realizara un análisis de los posibles costos en que incurre la Entidad al atender las solicitudes de información públicas realizadas por los usuarios, y así, determinar las tarifas unitarias de cada uno de los trámites que atiende el Instituto en ejercicio de sus funciones.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. MEDIOS IDÓNEOS PARA RECIBIR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes:

l. Personalmente, por escrito o via oral, en los espacios físicos destinados por el ICFES por el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública.

II. Telefónicamente, al número fijo destinado por el ICFES para la recepción de solicitudes de información pública.

III. Correo físico o postal, en la dirección destinada por el ICFES para la recepción de solicitudes de información pública.

IV. Correo electrónico institucional del ICFES destinado para la recepción de solicitudes de información pública.

V. Y los demás medios físicos o electrónicos que para tal fin disponga el ICFES en su sitio web oficial o en sus instalaciones.

ARTÍCULO SEGUNDO. COSTOS DE REPRODUCCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Son todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción; así las cosas, los valores directos que la Entidad determinó son los siguientes:

1. Valor del material de reproducción y almacenamiento: Es el costo de los materiales utilizados directamente en la prestación del servicio de reproducción o almacenamiento de la información. El material puede ser:

1.1 Hoja de papel bond: en formatos carta y oficio, en el caso en que el solicitante requiera la información en físico o sea el único formato disponible.

1.2 CD: Se utilizará cuando la información solicitada pueda se almacenada en 700MB o menos de capacidad.

1.3 DVD: Cuando la información requerida supere los 700 MB de capacidad.

1.4 Estuche de plástico blando: Cuando el solicitante lo requiera

1.5 Estuche de plástico duro: Cuando el solicitante lo requiera

2. Valor del envío: Comprende el costo de envío en casos en que el formato en que se encuentra la información impida realizar el envío electrónicamente. El costo del envío se calculará conforme con lo estipulado en el contrato de mensajería que el ICFES haya suscrito para tal fin.

3. Valor del servicio de transformación de la información: Es el costo del proceso en el que se incurre cuando la Entidad debe llevar a cabo un cambio de formato para el almacenamiento o visualización de la información a efectos de cumplir con la solicitud del usuario. Los servicios de transformación pueden ser los siguientes:

3.1 Escaneado

3.2 Fotocopiado

3.3 Grabación

PARÁGRAFO 1o. La escogencia de cado uno de estos servicios dependerá de la solicitud efectuada por el usuario y del formato en el que se encuentre la información.

PARÁGRAFO 2o. Los costos se calcularon teniendo en cuenta los precios unitarios establecidos por los proveedores de bienes y servicios con los que el Instituto suscribió contrato, y los precios del mercado.

ARTÍCULO TERCERO. TABLA DE TARIFAS. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Las siguientes serán las tarifas que el ICFES aplicará a los trámites de respuesta a las solicitudes de Información pública realizadas por los usuarios:

ARTÍCULO CUARTO. GRATUIDAD. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Si la solicitud de un usuario implica el copiado o impresión de no más de cinco (5) folios de un expediente, éstos serán entregados de manera gratuita. Este servicio se podrá solicitar por una única vez por expediente y peticionario. Si un usuario solicita más de cinco (5) copias simples físicas de un expediente, todas ellas serán cobradas.

ARTÍCULO QUINTO. POLÍTICA DE AUTERIDAD EN EL GASTO. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> En aplicación de la política nacional de austeridad en el gasto se dará prevalencia a la remisión de la información vía correo electrónico, no se hará ninguna conversión de formato digitalelectrónico a análogo-físicos y la remisión de información vía correo electrónico, que se encuentre disponible en la página Web de la Entidad no tendrá ningún costo.

ARTÍCULO SEXTO. AUTENTICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Para la autenticación de copias de documentos deberá presentarse el documento original y la copia que se va a autenticar, o las podrá solicitar a la Entidad las cuales serán cobradas según la tabla de tarifas que antecede.

ARTÍCULO SÉPTIMO. VARIACIÓN DE LOS MEDIOS DE ALMACENAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Se advierte que la reproducción se hará en los medios que para tal fin cuente la Entidad, los cuales podrán variar según las necesidades de contratación del ICFES, por lo que los medios adicionales o diferentes a los aquí contemplado como pueden ser: memorias USB, discos duros, entre otros, se cobraran según las condiciones contratadas.

ARTÍCULO OCTAVO. EXCEPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Los costos previstos en la presente Resolución, no se aplicarán cuando la solicitud haya sido decretada oficiosamente por una autoridad judicial o administrativa competente, en ejercicio de sus funciones, y con destino a un proceso que este en curso en su respectivo despacho, a quienes se les expedirán los documentos solicitados en forma gratuita.

ARTÍCULO NOVENO. RECAUDO. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Las tarifas descritas en el artfculo tercero de esta Resolución, deberán ser canceladas en la Cuenta Corriente No. 11 0-07000006-2 del Banco Popular, a nombre del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES -. o en aquella que destine posteriormente la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO. MODIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> Las tasas establecidas en la presente Resolución podrán ser modificadas en cualquier momento, de conformidad con el estudio técnico que determine la necesidad de que las mismas deban ser ajustadas; sin perjuicio de lo anterior, los reajustes anuales regirán a partir del primero de enero de cada al'/o o cuando lo disponga el ICFES.

ARTÍCULO UNDÉCIMO. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 419 de 2018> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. PUBLICAR la presente Resolución en la página web del Instituto, para lo cual se remitirá copia íntegra a la Dependencia encargada.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., el

MARÍA SOÍA ARANGO ARANGO

Secretaria General

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de mayo de 2024

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