RESOLUCION 633 DE 2014

(septiembre 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

Por la cual se crea el Comité de Protección de Datos Personales y Acceso a la
Información Pública.

LA DIRECTORA GENERAL (E) DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN — ICFES

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial de las conferidas por la Ley 1324 de 2009, Ley 489 de 1998, numeral 10 del artículo 9 del Decreto 5014 de 2009, Decreto 1252 de 2014 y,

CONSIDERANDO

Que en cumplimiento de sus objetivos misionales corresponde al ICFES "ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación"⁽¹⁾.

Que en virtud de lo anterior, el ICFES recolecta información personal de los participantes en las pruebas que aplica y adicionalmente en ejercicio de sus funciones legales recibe de funcionarios y terceros datos personales a través de los diferentes medios de recolección de información dispuestos para tal efecto.

Que el manejo de información recaudada a través de bases de datos, particularmente la información financiera, personal y la pública, han tenido en los últimos años el siguiente desarrollo normativo:

Que en razón a la especial vocación del ICFES, para recolectar información de sus usuarios en las bases de datos que administra, ha venido desarrollando un Manual de Tratamiento de Datos Personales y unas Políticas de Manejo de la Información de modo que se establezcan las responsabilidades que puedan derivarse tanto desde el punto de vista institucional como personal, por el incumplimiento de estas disposiciones legales.

Que con la expedición de la Ley 1712 de 2014, se evidenció la necesidad de adoptar un Manual que establezca los mecanismos de acceso a la Información Pública de la entidad y además contar con una instancia que estudie y recomiende a la Dirección General del ICFES los mecanismos jurídicos adecuados para la protección de los datos personales almacenados en sus bases de datos, así como, recomendar los lineamientos que han de tenerse en cuenta para atender las solicitudes de acceso a la información pública por parte de los usuarios de la entidad.

Que compete al Director General del ICFES crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones del Instituto2, atribución que en este caso se utiliza para conformar un Comité de Protección de Datos Personales y de Acceso a la Información Pública que permita a la entidad fortalecer e instrumentalizar armónicamente las nuevas disposiciones legales que regulan estas materias.

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO. CREACIÓN. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> Créase el Comité de Protección de Datos Personales y Acceso a la Información Pública con el propósito de asesorar y recomendar a la Dirección General del ICFES la implementación de Políticas Generales para el tratamiento de datos personales, confidencialidad y acceso a la información pública, de conformidad con los argumentos expuestos en la parte motiva de esta resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. MIEMBROS. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> El Comité de Protección de Datos Personales y Acceso a la Información Pública estará integrado por:

a. El Director(a) General o su delegado, quien lo presidirá.

b. El Director(a) de Tecnología e Información

c. El Secretario(a) General

d. El Jefe de la Oficina Asesora de Investigaciones.

e. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

f. El Subdirector de Información.

g. El Asesor de la Dirección General para Atención al Ciudadano.

h. El Jefe de la Oficina de Control Interno.

PARAGRAFO. Los miembros del comité tendrán voz y voto. Podrán participar en
el comité, los demás Jefes de Oficina, Asesores externos, Subdirectores,

Profesionales, cuando sean invitados por los miembros del Comité y de acuerdo con el tema a tratar.

En el evento que alguno de los miembros del comité decidan delegar su participación, la delegación surtirá efecto, siempre que se comunique a su Presidente con la suficiente antelación y sea aceptada.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> Las funciones del Comité creado mediante ésta resolución serán las siguientes:

1. Recomendar la adopción por parte de la Dirección General del ICFES del Manual de Tratamiento de Datos Personales y Políticas de Confidencialidad de la Información.

2. Divulgar el Manual de Tratamiento de Datos Personales y las Políticas de Confidencialidad de la Información al interior de la entidad.

3. Conocer y estudiar las solicitudes puntuales o excepcionales relacionadas con la entrega de datos personales para fines de investigación que reciba el ICFES.

4. Conocer y analizar las solicitudes puntuales o excepcionales relacionadas con actualización, rectificación o supresión que presenten los usuarios en materia de tratamiento de Datos Personales.

5. Recomendar la expedición del Manual del ICFES que permita la implementación de la Ley de Acceso a la Información Pública.

6. Recomendar Io que sea necesario y pertinente para la correcta implementación de la regulación sobre la materia.

7. Tomar decisiones ante las solicitudes presentadas al Comité y orientar una respuesta institucional.

8. Recomendar la expedición de un manual de preguntas frecuentes sobre la materia.

9. Solicitar o recibir informes sobre temas que sean objeto de su competencia.

ARTICULO CUARTO. REUNIONES. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> El Comité se reunirá en forma ordinaria una (1) vez al mes y extraordinaria cuando la Presidencia del Comité lo solicite, por su iniciativa o la de algún otro miembro.

Estas sesiones se realizarán de forma presencial o virtual a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.

ARTICULO QUINTO. QUÓRUM. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> Constituye quórum para deliberar la presencia de la mitad más uno de los miembros, constituyendo quórum decisorio, el voto de la mitad más uno de los miembros presentes.

ARTÍCULO SEXTO. PRESIDENCIA DEL COMITÉ. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> El Director(a) General o su delegado presidirá el Comité con las siguientes funciones:

a. Presidir las sesiones, darles inicio y declararlas finalizadas al término de las mismas.

b. Aprobar y firmar junto con el Secretario Técnico las Actas del Comité.

c. Solicitar, por su iniciativa, o la de cualquier otro miembro del Comité, la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando sea necesario.

ARTÍCULO SÉPTIMO. SECRETARÍA TÉCNICA. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> La secretaría técnica del Comité de Protección de Datos Personales y Acceso a la Información Pública será ejercida por la Subdirección de Información.

La Secretaría Técnica designada tendrá la responsabilidad de elaborar, poner a consideración y custodiar las Actas correspondientes.

ARTÍCULO OCTAVO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> Son funciones de la Secretaría Técnica:

a. Convocar con una antelación mínima de dos (2) días hábiles a las reuniones ordinarias del Comité.

b. Convocar a las reuniones extraordinarias del Comité.

c. Preparar los documentos y estudios técnicos que sirvan de base para las reuniones.

d. Proyectar y socializar los informes generados en las sesiones adelantadas.

e. Realizar seguimiento a las funciones del Comité y a las tareas definidas en cada sesión.

f. Llevar el archivo de los soportes, estudios, actas y documentos en general que se hayan generado en desarrollo de las actuaciones del Comité.

ARTICULO NOVENO. <Norma derogada tácitamente por la Resolución 128 de 1 de febrero de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los

PATRICIA MARTÍNEZ BARRIOS

Directora General (E)

NOTA FINAL

(1) Articulo 12 Ley 324 de 2009.

(2) Decreto 5014 de 2009, Articulo 9, numeral 10

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