RESOLUCIÓN 598 DE 2019

(julio 31)

Diario Oficial No. 52.178 de 5 de octubre de 2022

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN

Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y se establecen los lineamientos para su funcionamiento.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN (ICFES)

en uso de sus atribuciones legales señaladas en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009⁽¹⁾, por la cual se transforma el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) y lo dispuesto en los numerales 10 y 14 del Decreto 5014 de 2009, mediante el cual se modifica la estructura de la entidad, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1324 de 2009, dispuso la transformación del Instituto Colombiano para Evaluación de la Educación (Icfes), en una Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Que la citada norma además dispuso que la entidad estará sujeta a las disposiciones del derecho público en cuanto a los actos que realiza en desarrollo de sus actividades y a las disposiciones del derecho privado en desarrollo de su objeto misional, es decir, por mandato legal está sometida a régimen privado de contratación.

Que de igual manera la Ley 1324 de 2009, dispuso que son la Junta Directiva y el Representante Legal, los órganos de dirección y administración del Instituto.

Que, en virtud de lo anterior, los numerales 10 y 14 del artículo 9o del Decreto número 5014 de 2009⁽²⁾, en su orden, establecen como funciones del director general del Icfes, crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones del Instituto y delegar las funciones que considere necesarias para la buena marcha del Icfes, conforme a la Ley.

Que de otra parte, los artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

Que el literal a) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993⁽³⁾, establece como una de las características del Control Interno, ser parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.

Que para el procedimiento de la evaluación del Control Interno Contable, la Contaduría General de la Nación expidió el anexo de la Resolución número 193 del 13 de mayo del 2016⁽⁴⁾, con la finalidad de orientar “(...) a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública”.

Que “La información financiera servirá de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus análisis para efectos de control, toma de decisiones y rendición de cuentas, a fin de lograr una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual revelará información que interprete la realidad económica”⁽⁵⁾

Que el numeral 3.2.2 de la Resolución 193 del 13 de mayo del 2016, en materia de herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera indica: “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, éstas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público encargado del área contable de la entidad y del jefe de la oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Que el numeral 3.2.15 de la Resolución en comento, da los lineamientos sobre la depuración contable permanente y sostenible indicando que: “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información”, de acuerdo con los nuevos marcos normativos contables.

Que con la entrada en vigencia de la Resolución número 193 de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, se hace necesario crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Icfes, para definir los lineamientos necesarios para analizar y depurar la información contable que garantice la sostenibilidad y permanencia, un sistema contable confiable, razonable y relevante, y que represente fielmente la realidad de los hechos económicos.

Que el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en la entidad, será el encargado de asesorar a la Dirección General, en la determinación de políticas y procedimientos que garanticen a la administración, la obtención de información financiera razonable y oportuna.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. Crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), como una instancia asesora del director general, el secretario general y de los funcionarios responsables de las áreas de gestión de la entidad, en la definición de políticas y procedimientos que garanticen que la información contable y financiera del Icfes sea confiable, razonable, relevante, comprensible y oportuna.

PARÁGRAFO: Para su funcionamiento el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se regirá bajo los procedimientos de control interno contable, fijados por la Contaduría General de la Nación.

ARTÍCULO 2o. LINEAMIENTOS. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable requiere los siguientes lineamientos para su implementación:

1. La depuración normal u ordinaria de los saldos contables, se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad. Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración corresponde a errores en la contabilización, el ajuste o reclasificación contable se procederá de conformidad con lo indicado en los Marcos Normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública, en el Manual de Políticas Contables de la Entidad, en la Resolución número 193 de 2016 o la que haga sus veces y en los lineamientos adicionales emitidos por la Contaduría General de la Nación.

2. La depuración extraordinaria de los saldos contables se llevará a cabo una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables, mediante la cual se demuestre que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante legal mediante acto administrativo, aprobará la depuración correspondiente previa recomendación del Comité de Sostenibilidad Contable.

3. El proceso de la depuración de la información contable pública deberá estar soportado en un expediente documental que evidencie la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el Comité de Sostenibilidad Contable, la documentación deberá quedar a disposición de los organismos de control para ejercer lo de su competencia.

4. En desarrollo de los procedimientos requeridos para lograr una información razonable, se aplicarán las Normas Internacionales de Auditoría que sean necesarias para obtener una información contable que refleje razonablemente la situación financiera, económica y patrimonial del Icfes. Se entenderá por Normas Internacionales de Auditoría, las reglas relacionadas con el buen juicio del contador público en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo, y de los demás servidores públicos o contratistas responsables, en la ejecución de las actividades que conduzcan a obtener estados financieros fidedignos, para lo cual deberán aplicar las técnicas de auditoría recomendadas en esta materia y otras que le apliquen.

5. La reclasificación o ajuste de los recursos, derechos, bienes y obligaciones de dudosa razonabilidad dentro de las entidades que están incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, están obligadas a adelantar todas las actividades necesarias tendientes a evaluar, depurar cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal manera que estos cumplan con las características cualitativas de relevancia, representación fiel, verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad de que tratan los Marcos Conceptuales incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

6. Para efectos del procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación de la Contaduría General de la Nación (CGN), a que se refiere la Resolución número 193 del 2016, el Instituto deberá llevar a cabo las acciones administrativas del caso para depurar las cifras, observando las normas que sean aplicables al respectivo caso. La aplicación del criterio costo-beneficio para depurar las cifras es una decisión de la entidad, cuando concluye que el costo de llevar a cabo las acciones administrativas para determinar la certeza o realidad de un hecho, puede superar los beneficios derivados de la liquidación de un pasivo o la realización de un activo; teniendo en cuenta las normas aplicables al respectivo caso, así como sus procedimientos, funciones, manuales y políticas contables; para así depurar aquellas cifras que no reflejen su realidad económica y garantizar las características cualitativas de la información que se reportan.

PARÁGRAFO: Los derechos y obligaciones de que trata el presente artículo, y cuya cuantía sea igual o inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, solo requerirán prueba sumaria para que sean depurados de los registros contables.

ARTÍCULO 3o. MIEMBROS. El comité estará integrado por los siguientes miembros:

a) El secretario general o su delegado, quien lo preside.

b) El subdirector Financiero y Contable.

e) El contador, quien actuará como secretario técnico.

d) El jefe de la oficina de Control Interno.

e) El jefe de la oficina Asesora Jurídica o su delegado.

f) El jefe de la oficina Asesora de Planeación o su delegado.

PARÁGRAFO: Los miembros del Comité actuarán con voz y voto en las deliberaciones, decisiones del mismo y su participación es de carácter obligatorio. El jefe de la oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, participará en forma permanente en las sesiones del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable, con derecho a voz, pero no a voto, a fin de garantizar la independencia y objetividad en la evaluación continua de la calidad de la información financiera, económica y social del Instituto.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable podrá asumir entre otras las siguientes funciones:

1. Asesorar al director general, secretario general y a los funcionarios responsables de las áreas de gestión de la entidad, en la formulación y adopción de políticas y estrategias para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública vigente, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social que genere el Instituto, se registre razonablemente con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

2. Dar directrices para la adopción de los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar las direcciones, subdirecciones y las oficinas asesoras correspondientes sobre la implementación del control interno contable, de conformidad con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y su articulación con Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), con énfasis en el control, conforme a lo previsto en el Decreto 1499 de 2017⁽⁶⁾.

3. Definir los procedimientos y controles que sean necesarios para llevar a cabo de manera eficiente, eficaz y económica e integral, el proceso contable por los responsables de la información garantizando con ello la confiabilidad, razonabilidad y oportunidad permanente de la información contable, previa recomendación del subdirector Financiero y Contable.

4. Formular los instrumentos que sean necesarios, tendientes a promover de manera permanente y continua la cultura del autocontrol entre las diferentes dependencias del Icfes y de los ejecutores de las actividades relacionadas con el proceso contable institucional, previa recomendación del subdirector Financiero y Contable.

5. Recomendar la depuración de valores contables no identificados con base en los informes que presente la Subdirección Financiera y contable, quien es la encargada del proceso contable y demás subdirecciones y oficinas asesoras, sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

6. Determinar las acciones administrativas a seguir para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, a fin de evitar que la información contable revele situaciones tales como:

a) Valores que afecten la situación financiera y no representen bienes, derecho obligaciones para la entidad.

b) Derechos que no es posible ejecutarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d) Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

f) Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la Ley ha establecido su cruce o eliminación.

Cuando la información financiera se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar la baja en cuentas y proceder a la exclusión de dichas partidas de los libros de contabilidad, según la norma aplicable en cada caso particular⁽⁷⁾

7 Propender permanentemente por la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

8. Definir acciones que permitan la implementación del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Contable Público en el Icfes, a partir de la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación o la que haga sus veces.

9. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza.

PARÁGRAFO: Las funciones designadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, en nada sustituyen o reemplazan, las que le corresponden a cada área generadora de hechos financieros y económicos susceptibles de constituirse en hechos contables, para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

ARTÍCULO 5o. REUNIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Icfes, se reunirá ordinariamente mínimo una (1) vez al año y de manera extraordinaria, cada vez que se requiera por solicitud de la mitad más uno de los miembros que tienen derecho a voto o de su presidente.

El Comité en ejercicio de lo establecido en el artículo 63 del Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, podrá sesionar de forma virtual, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir sobre los temas sometidos a su consideración, de manera simultánea y sucesiva.

PARÁGRAFO 1o. A las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o contratistas que, a criterio del Comité se estime conveniente para aportar elementos de juicio con respecto a temas puntuales.

PARÁGRAFO 2o. Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de la depuración en las áreas de gestión, se consignarán en actas que contengan acciones concretas delimitadas en el tiempo, con el propósito de establecer compromisos y responsables definidos, incorporando y/o actualizando el “Plan de Sostenibilidad del Sistema Contable” de la entidad.

PARÁGRAFO 3o. La convocatoria para reuniones ordinarias del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las hará el secretario técnico del Comité, quien podrá canalizar la solicitud de cualquiera de los miembros, mediante comunicación escrita o correo institucional que contendrá el día, la hora, lugar y temas a tratar en la respectiva sesión; dicha citación se hará con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles para las sesiones ordinarias y para las extraordinarias de (1) día hábil.

Entiéndase por áreas de gestión las oficinas asesoras, direcciones y subdirecciones del Instituto, que generan procesos financieros y económicos susceptibles de constituirse en hechos contables para garantizar que la información contable procesada corresponda a la realidad económica de la Entidad.

ARTÍCULO 6o. QUÓRUM Y DECISIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable requiere para debatir y deliberar sobre cualquier asunto, la asistencia de la mitad más uno de sus miembros que tienen derecho a voto.

Las recomendaciones o decisiones y conceptos del Comité, se tomarán y expedirán por mayoría simple de los integrantes que conformen el quórum y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes. En el caso de que el Comité no apruebe los asuntos sometidos a su consideración, dejará constancia de ello en el acta de la reunión, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones al respecto.

ARTÍCULO 7o. ACTAS DE LAS REUNIONES. El secretario técnico del Comité de Sostenibilidad Contable elaborará para la revisión y aprobación de los miembros del Comité, un acta numerada en forma consecutiva de cada reunión, en un término no superior a diez (10) días hábiles. Los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente para que hagan parte integral de la misma y su original reposará en la Subdirección Financiera y Contable del Instituto, quien ejercerá la custodia.

ARTÍCULO 8o. El jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, evaluará continuamente la implementación de la evaluación de control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera en el Icfes, así como el cumplimiento la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación o la que haga sus veces y los lineamientos planteados por el contador del Instituto

ARTÍCULO 9o. Los funcionarios y contratistas de la Subdirección Financiera y Contable del Instituto, en ejercicio de sus funciones, apoyarán el proceso de implementación y mantenimiento del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público, de conformidad con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación o la que haga sus veces, mediante asesoría, seguimiento, capacitación y asistencia técnica.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 31 de julio de 2019.

La Directora General del Icfes,

María Figueroa Cahnspeyer

NOTAS AL FINAL:

1. Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del estado y se transforma el Icfes.

2. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Icfes, y se dictan otras disposiciones.

3. Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

4. Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable.

5. Resolución número 193 de mayo 2016, por la cual se establece el procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable.

6. Modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, relacionado con el Sistema de Gestión.

7. Numeral 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible Resolución 193 de mayo 2016 Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de mayo de 2024

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