RESOLUCION 316 DE 2011

(junio 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental para el Instituto Colom biano para la Evaluación de la Educación - CFES.

LA SECRETARIA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACION DE LA EDUCACION – ICFES.

En ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 15, numeral 4o del Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, señala que: "... Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos."

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, consagra que: "Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental."

Que mediante la Resolución No 696 del 30 de diciembre de 2009 el Instituto adoptó las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental para el ICFES.

Que con ocasión de la trasformación del ICFES ordenada por la Ley 1324 de 2009 y como consecuencia de la reestructuración de la entidad, mediante la Resolución No. 000047 del 14 de mayo de 2010 se actualizó la conformación y funcionamiento del Comité de Archivo del ICFES, y se asignó como función del Comité, entre otras, la de:

"Estudiar, aprobar y actualizar las Tablas de retención y valoración documental y
cuadros de clasificación realizando los estudios selectivos de valor de los documentos."

Que como consecuencia de la restructuración del ICFES se hizo necesario revisar, ajustar y crear, para algunos casos, las Tablas de Retención Documental (TRD) y conformar las Tablas de Valoración Documental (TVD) del ICFES, con el fin de alinearlas a los nuevos procesos y estructura organizacional del Instituto.

Que el ICFES contrató la actualización de las TRD y conformó las TVD de acuerdo con los nuevos procesos y estructura del Instituto, documentos que fueron revisados y aprobados por las diferentes áreas como consta en las diferentes actas de aprobación

Que en cumplimiento de la arriba mencionada función, en sesión del Comité de Archivo del ICFES, Ilevada a cabo el 9 de Junio de 2011, se recomendó la aprobación de las, Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental del ICFES, de conformidad con el anexo 1 de la presente resolución, efecto por el cual se expide el presente acto administrativo, acogiendo la citada recomendación para oficializarla dentro de la entidad

Que en merito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar las Tablas de Retención Documental TRD, del ICFES de acuerdo con el Anexo 1 que hace parte integral de esta resolución y que se adjunta a la misma, el cual contiene la discriminación de las series y subseries tipos documentales de los archivos de gestión, así como las especificaciones de conservación de estos documentos, de conformidad con los argumentos expuestos en la parte motiva de esta resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar las Tablas de Valoración Documental TVD, de acuerdo con el Anexo 2 que hace parte integral de esta resolución y que se adjunta a la misma, el cual contiene la discriminación de las series y documentos del archivo central y del fondo acumulado, así como las especificaciones de conservación de estos documentos.

ARTÍCULO TERCERO. Ordenar la difusión de las TRD y TVD por los medios de divulgación que posea el ICFES.

ARTÍCULO CUARTO. Disponer de lo necesario para la correcta aplicación de las TRD y TVD ante los servidores públicos del Instituto.

ARTÍCULO QUINTA. La presente Resolución rige a partir de su publicación, y deroga la Resolución No 000696 de 2009.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada de Bogotá, D. C.,

GIOCONDA PIÑA ELLES

Secretaria General

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
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