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RESOLUCIÓN 232 DE 2020
(abril 14)
Diario Oficial No. 51.291 de 20 de abril 2020
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 471 de 2021>
Por la cual se modifica la Resolución número 268 de 2019 en el sentido de adicionar las funciones del Comité de Archivo.
LA DIRECTORA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN (ICFES),
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias y en especial las conferidas en la Ley 489 de 1998[1], la Ley 1324 de 2009[2], el artículo 9o del Decreto 5014 de 2009[3], y
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 2578 de 2012[4], reglamentó el Sistema Nacional de Archivos, estableció la Red Nacional de Archivos, derogó el Decreto 4124 de 2004 y dictó otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado, y específicamente en su artículo 4o, literal a) señala que, en el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo será la instancia asesora en materia de aplicación de la política archivística y cumplirá, entre otras, las funciones del Comité Interno de Archivo, de conformidad con la Ley 594 de 2000[5] y demás normas reglamentarias.
Que en este mismo sentido el artículo 16 ibídem, en el marco de la reglamentación del Sistema Nacional de Archivos y la salvaguarda del Patrimonio Documental, dispuso de manera expresa las funciones y responsabilidades del Comité Interno de Archivo, y facultó a la alta dirección para asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1o del Decreto 1499 de 2017, dispuso que al interior de las entidades se deberá integrar un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal, razón por la cual, al interior del Icfes se expidió la Resolución número 268 de 2019 que tiene por objeto actualizar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) del Icfes y crear el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Que en virtud de lo anterior y en cumplimiento a lo previsto en el artículo 14 del Decreto 2578 de 2012, se hace necesario modificar la Resolución número 268 de 2019 expedida por el Icfes, adicionando al Comité Institucional de Gestión y Desempeño las funciones propias del Comité de Archivo.
En mérito de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 471 de 2021> Modificar el artículo 11 de la Resolución número 268 de 2019 expedida por el Icfes el 11 de abril de 2019, en el sentido de adicionar las siguientes funciones al Comité Institucional de Gestión y Desempeño:
13. Desarrollar las funciones propias del Comité de Archivo, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, concordante con el Decreto 2578 de 2012 y demás normas que lo complementen o modifiquen, dentro de las cuales se contemplan las siguientes:
13.1 Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
13.2 Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
13.3 Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para su registro.
13.4 Responder por el registro de las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales que, para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
13.5 Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
13.6 Aprobar el Programa de Gestión de Documentos Físicos y Electrónicos presentado por el área encargada del archivo de la Entidad.
13.7 Aprobar el Plan de Aseguramiento Documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.
13.8 Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
13.9 Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
13.10 Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
13.11 Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
13.12 Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
13.13 Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como elec-trónico.
13.14 Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
13.15 Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.
13.16 Hacer seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
13.17 Hacer seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
13.18 Ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel.
13.19 Aprobar las políticas, programas, instrumentos archivísticos y demás documentos en materia archivística que requiera el Icfes, con el propósito de garantizar a partir de estos el debido proceso frente a la administración y disposición final de los archivos que se generen en virtud de las actividades de la Entidad.
13.20 Aprobar las Tablas de Valoración Documental (TVD), cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
13.21 Aprobar la eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos, la cual deberá responder al procedimiento y disposición final definido en los instrumentos archivísticos Tablas de Valoración y Tablas de Retención Documental, así como la metodología definida por el Archivo General de la Nación (AGN) para el proceso, mediante un acta de eliminación de documentos.
13.22 Aprobar el proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.
13.23 Aprobar los procesos de conformación de los archivos, sean estos fondos acumulados o archivos de gestión, con base en la normatividad del Archivo General de la Nación y todas aquellas normas que lo pudieran complementar, desde la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de los documentos.
13.24 Las demás que tengan relación directa con las disposiciones que en materia de archivos y gestión documental exista.
ARTÍCULO 2o. PUBLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 471 de 2021> Publicar el presente acto administrativo en el Diario Oficial y en la página web de la Entidad, en el link “Transparencia y Acceso a la Información Pública”, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 103 de 2015.
ARTÍCULO 3o. COMUNICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 471 de 2021> Comunicar el contenido del presente acto administrativo a todos los colaboradores del Icfes.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 471 de 2021> La presente resolución rige a partir de su publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C.
Mónica Ospina Londoño.
La Directora General del Icfes,
1. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
- Modificada por la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, publicada en el Diario Oficial número 49.538 de 9 de junio de 2015.
- Modificado por el Decreto 19 de 2012, publicado en el Diario Oficial número 48.308 de 10 de enero de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
- Modificada por la Ley 1474 de 2011, publicada en el Diario Oficial número 48.128 de 12 de julio de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
2. “Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de resultados de la calidad de la educación, se dictan normas para el fomento de una cultura de la evaluación, en procura de facilitar la inspección y vigilancia del Estado y se transforma el Icfes”.
3. “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), y se dictan otras disposiciones”.
4. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.
5. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de mayo de 2024
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