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RESOLUCION 176 DE 2017
(marzo 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
Por la cual se aprueba el manual de políticas contables
LA DIRECTORA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
En uso de sus facultades legales y conforme a lo previsto ejercicio de sus atribuciones legales y estatutarias, especialmente las conferidas por el artículo 9o, numeral 9o, del Decreto 5014 de 2009, y
CONSIDERANDO:
1. Que de conformidad con lo preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
2. Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 414 de 2014, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones.” El artículo 1o de esta resolución estableció lo siguiente: “Incorporar, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, (...)”
3. El artículo 2o de la Resolución 414 de 2014 señaló su ámbito de aplicación, así: “El Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, dispuestos en el anexo de la presente resolución, serán aplicados por las empresas que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que tengan las siguientes características: que no coticen en el mercado de valores, que no capten ni administren ahorro del público y que hayan sido clasificadas como empresas por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas.”
4. Que el ICFES cumple con los criterios señalados en el considerando anterior, y por tanto le es aplicable la norma.
5. Que los estados financieros del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación- ICFES deben constituir una representación estructurada de su situación financiera, del rendimiento financiero y de sus flujos de efectivo, y su objetivo es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar sus decisiones económicas.
6. Que el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación-ICFES debe aprobar su manual de políticas contables para ajustarse al nuevo marco normativo.
7. Que la Junta Directiva del ICFES, en sesión No 077 del 9 de marzo de 2017, aprobó la adopción del Manual de Políticas Contables de la entidad, el cual está basado en las reglas técnicas señaladas en la Resolución 414 de 2014.
8. Que, en mérito en lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Manual de Políticas Contables para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación -ICFES, el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de su publicación.
Dada en la ciudad de Bogotá, D.C a los
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
XIMENA DUEÑAS HERRERA
Directora General
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACION DE LA EDUCACIÓN -ICFES
MARCO JURIDICO IMPLEMENTACION DEL NUEVO MARCO NORMATIVO -RESOLUCION 414 DE 2014
1. INFORMACION INSTITUCIONAL 4
1.1. RESEÑA HISTÓRICA 4
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 5
1.2.1. MISIÓN 5
1.2.2. VISIÓN 6
1.2.3. FUNCIONES GENERALES 6
1.2.4. ESTRUCTURA 8
2. MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES 9
2.1. INTRODUCCIÓN 9
2.2. OBJETIVO DEL MANUAL 9
2.3. ALCANCE DEL MANUAL 9
2.4. RESPONSABLES 9
2.5. POLITICAS CONTABLES GENERALES 10
2.6. POLITICAS CONTABLES PARA LA PREPARACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 15
2.6.1. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ 17
2.6.2. CUENTAS POR COBRAR 21
2.6.3. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 23
2.6.4. ACTIVOS INTANGIBLES 28
2.6.5. PROPIEDADES DE INVERSIÓN 35
2.6.6. ARRENDAMIENTOS 38
2.6.7. COSTOS DE FINANCIACIÓN 39
2.6.8. DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS 41
2.6.9. CUENTAS POR PAGAR 44
2.6.10. PRESTAMOS POR PAGAR 47
2.6.11. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 48
2.6.12. PROVISIONES 50
2.6.13. ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES 55
2.6.14. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 57
2.6.16. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA 62
2. POLITICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES 64
2.1. POLÍTICAS CONTABLES 64
3. SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE 67
3.1. SOPORTES DE CONTABILIDAD 67
3.2. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 68
MARCO JURIDICO IMPLEMENTACION DEL NUEVO MARCO NORMATIVO - RESOLUCION 414 DE 2014
El 13 de julio de 2009, se expidió la Ley 1314, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. La acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial.
De acuerdo con esta Ley, bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, obrando conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, con el fundamento en las propuestas que deberá presentarles el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información.
La Contaduría General de la Nación en uso de sus facultades regulatorias, expidió la Resolución 414 del 08 de septiembre de 2014, por la cual incorporó al Régimen de Contabilidad Pública, el marco conceptual y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos aplicable a las empresas que no coticen en el mercado de valores, que no capten ni administren ahorro del público y que además, hayan sido clasificadas como empresas por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de Finanzas Públicas.
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación ICFES, en su condición de empresa estatal de carácter social, transformada por Ley 1324 de 2009, se enmarca dentro de las características de este marco regulatorio y está clasificada en el listado de empresas pertenecientes al ámbito de la Resolución 414 de 2014.
USO DEL MANUAL
Se pretende ilustrar a los usuarios del Manual de Políticas Contables acerca de la forma en que podrá ser utilizado, de tal manera que facilite su consulta y análisis.
Para ello se ha establecido un orden que parte de los aspectos generales y termina en hechos particulares. El Manual de Políticas Contables está compuesto por las siguientes secciones:
Numeral 1: Información Institucional
Numeral 2: Manual de Políticas Contables
Numeral 3: Sistema Documental Contable
1. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, es una Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y de patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional (MEN).
Tiene su origen en el Fondo Universitario Nacional, el cual fue reorganizado en la reforma a la administración pública por el Decreto Extraordinario 3156 de 1968; mediante Decreto 089 de 1976, fue reestructurado por primera vez, mantuvo su carácter de establecimiento público adscrito al Ministerio de Educación Nacional, y se le atribuyeron de manera expresa las funciones, de "auxiliar del Gobierno Nacional en lo relativo a la inspección y vigilancia de la educación superior", y de "prestar asistencia técnica y administrativa a las universidades."
Cuatro años después, se expidió el Decreto Ley 081 de 1980, por el cual se reorganizó el instituto y se estableció que continuaba siendo un establecimiento público adscrito al Ministerio de Educación Nacional, "auxiliar del gobierno para el ejercicio de las funciones que constitucionalmente le corresponden con respecto a la educación superior".
Posteriormente y con la promulgación de la Constitución Política de 1991, Colombia se instituyó como un Estado Social de Derecho, en el que la educación adquirió el carácter de derecho fundamental y de servicio público con una función social, (artículo 67), y se reconoció la autonomía universitaria (artículo 69). Ese cambio de paradigma, exigió una reforma de fondo del Sistema de la Educación Superior hasta entonces vigente, reforma que además encontraba un fundamento constitucional expreso en lo dispuesto en el inciso segundo del citado artículo 69. Para tal efecto, fue expedida la Ley 30 de 1992, por la cual "...se organiza el servicio público de la educación superior”, señalando en su artículo 37 que el ICFES "es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación."; no obstante que el ICFES mantuvo su naturaleza jurídica, el organismo debía ser reestructurado para adaptarlo al nuevo ordenamiento y a las características del sistema que se consagró en la ley 30, lo que implicó replantear su estructura y funciones, diseñándolas acordes con el nuevo paradigma de organización del Estado y la nueva normativa expedida en desarrollo de los mandatos específicos de la Constitución. Es así como haciendo uso de facultades especiales el Gobierno Nacional conferidas en dicha ley, expide el Decreto 1211 de 1993.
En el año de 1999, mediante el Decreto 2662 fue objeto de una nueva reestructuración, con el fin de fortalecer las áreas misionales; posteriormente en el año 2003, con el ánimo de dar énfasis a la función evaluadora se trasladaron al MEN las funciones de inspección y vigilancia y la de convalidación y homologación de títulos, los Comités Regionales de Educación Superior CRES, el Consejo Nacional de Acreditación y, la Comisión Nacional de Maestrías y Doctorados. Por último, la ley 1324 de 2009 fija parámetros y criterios para organizar el sistema de evaluación de la calidad de la educación, ordena una nueva reestructuración del instituto, con el fin de trasladar la función de Fomento de la Educación Superior y fortalecer la evaluación educativa, de otra parte, le asigna la función de adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad de la educación.
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1. Misión
Ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles, y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorarla.
1.2.3.Funciones generales
• Establecer las metodologías y procedimientos que guían la evaluación externa de la calidad de la educación.
• Desarrollar la fundamentación teórica, diseñar, elaborar y aplicar instrumentos de evaluación de la calidad de la educación, dirigidos a los estudiantes de los niveles de educación básica, media y superior, de acuerdo con las orientaciones que para el efecto defina el Ministerio de Educación Nacional.
• Diseñar, implementar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos con la información de los resultados alcanzados en las pruebas aplicadas y los factores asociados, de acuerdo con prácticas internacionalmente aceptadas.
• Organizar y administrar el banco de pruebas y preguntas, según niveles educativos y programas, el cual tendrá carácter reservado.
• Diseñar, implementar y controlar el procesamiento de información y la producción y divulgación de resultados de las evaluaciones realizadas, según las necesidades identificadas en cada nivel educativo.
• Prestar asistencia técnica al Ministerio de Educación Nacional y a las Secretarias de Educación, en temas relacionados con la evaluación de la educación que son de su competencia.
• Realizar estudios e investigaciones en el campo de la evaluación de la calidad de la educación que contemplen aspectos cuantitativos y cualitativos.
• Impulsar y fortalecer la cultura de la evaluación mediante la difusión de los resultados de los análisis y el desarrollo de actividades de formación en los temas que son de su competencia, en los niveles local, regional y nacional.
• Desarrollar la fundamentación teórica, diseñar, elaborar y aplicar instrumentos de evaluación complementarios, que sean solicitados por entidades oficiales o privadas.
• Propiciar la participación del país en programas y proyectos internacionales en materia de evaluación y establecer relaciones de cooperación con organismos pares, localizados en otros países o regiones.
• Definir y recaudar las tarifas correspondientes a los costos de los servicios prestados en lo concerniente a las funciones señaladas para el ICFES.
• Participar en el diseño, implementación y orientación del sistema de evaluación de la calidad de la educación en sus distintos niveles.
• Las demás funciones que le fijen las leyes y los reglamentos, de acuerdo con su naturaleza.
1.2.4. Estructura
2.1. INTRODUCCIÓN
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (ICFES), debe garantizar que la información financiera cumpla con las características cualitativas fundamentales (Relevancia y Representación Fiel) y las características de mejora (comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad), para una adecuada toma de decisiones por parte de los usuarios; para lograrlo es importante contar con el presente manual que servirá de guía en el proceso de registro, medición, presentación y revelación de las transacciones.
Las políticas contables descritas en el presente manual han sido propuestas, acordadas y revisadas por la Dirección de la entidad, con acompañamiento de la Subdirección Financiera y Contable y las diferentes áreas que rinden información contable.
2.2. OBJETIVO DEL MANUAL
El manual de políticas contables tiene por objetivo prescribir el tratamiento contable que el ICFES debe aplicar a las operaciones financieras y económicas realizadas, así como en la preparación y presentación de Estados Financieros generados en desarrollo del proceso contable, de manera que se garantice el cumplimiento de los requerimientos del Régimen de Contabilidad Pública en el ámbito de la Resolución 414 de 2014, expedida por la Contaduría General de la Nación y demás disposiciones del proceso de convergencia
2.3. ALCANCE DEL MANUAL
El presente manual define las políticas contables para:
a) El reconocimiento y medición de las partidas contables.
b) La preparación y presentación de los estados financieros.
c) La información a revelar sobre las partidas de importancia relativa.
d) Las divulgaciones adicionales sobre aspectos cualitativos de la información financiera.
2.4. RESPONSABLES
Determina las responsabilidades en materia contable de cada una de las personas involucradas con los hechos económicos generados por el ICFES, con el fin de asegurar que el manual cumpla los objetivos para los que fue creado y se mantenga actualizado. El presente Manual está redactado sobre la base del nuevo Marco Normativo Contable de la Contaduría General de la Nación CGN ajustada para responder a las necesidades particulares de la entidad.
Cualquier párrafo que a la fecha de aprobación no sea aplicable y que se encuentre en este documento, es resultado de los requerimientos hechos por el personal designado por el ICFES, para hacer los ajustes necesarios para responder a las necesidades particulares de la entidad.
Fecha de vigencia
Este Manual entra en vigencia para la preparación y presentación de información financiera a partir del 31 de diciembre de 2014, para la elaboración del balance de apertura.
2.5. POLITICAS CONTABLES GENERALES
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, para contar con lineamientos estándares que faciliten el procesamiento de la información contable recopilada en un período dado, y procesar la información para elaborar los estados financieros de los sucesos económicos, utilizará las siguientes políticas contables generales que se mencionan a continuación:
Adopción de la Normativa Contable aplicable
Para el proceso de preparación y elaboración de los estados financieros, el Instituto Colombiano para la Evaluación de la de Educación -ICFES, adoptó el marco normativo expedido para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, reglamentado por la Resolución 414 del 8 de septiembre de 2014 y las demás directrices emitidas por la Contaduría General de la Nación integradas al Régimen de Contabilidad Pública para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos realizados por el Instituto.
La entidad debe contar con la colaboración de La Dirección como principal responsable en velar por que dichos estados financieros estén preparados y presentados con los requerimientos que establece la norma definida.
Principios de la Contabilidad Pública
El ICFES para elaborar sus estados financieros, los estructura bajo los siguientes principios de contabilidad pública, cuya definición se encuentra contenida en el Marco Conceptual para la preparación y presentación de Información Financiera, de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público.
a) Negocio en marcha: se presume que la actividad de la entidad se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la ley o acto de creación; por tal razón, la regulación contable no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad, se deben observar los criterios que se definan para tal efecto.
b) Devengo: los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.
c) Esencia sobre forma: las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.
d) Asociación: el reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.
e) Uniformidad: los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, la entidad debe revelar los impactos de dichos cambios, de acuerdo con lo establecido en las Normas.
f) No compensación: no se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.
g) Periodo Contable: corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre.
En caso de conflicto entre los anteriores principios contables, prevalecerá el principio que mejor conduzca a la representación fiel y relevancia de la información financiera de la entidad.
Criterios de medición
El ICFES para determinar los importes monetarios cuando se reconocen los elementos de los estados financieros, deberá atender los criterios de medición establecidos en el Marco Conceptual para la preparación y presentación de Información Financiera, de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, así:
a) Costo: corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
b) Costo re expresado: El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. Cuando se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo reexpresado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
c) Valor razonable: Es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.
d) Valor presente neto: Los activos se miden por el valor que resulta de descontar los flujos de efectivo netos futuros que se espera generen dichos activos durante el curso normal de la operación. Los pasivos se miden por el valor que resulta de descontar las salidas de efectivo netas futuras que se necesitan para pagar las obligaciones en el curso normal de la operación.
e) Costo de reposición: Los activos se miden por el efectivo y otras partidas equivalentes al efectivo que deberían pagarse para adquirir o producir un activo similar al que se tiene o, por el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. Los pasivos se miden por el efectivo u otras partidas equivalentes al efectivo requeridas para liquidar la obligación en el momento presente.
f) Valor neto de realización: Es el precio estimado de venta obtenido por la empresa en el curso normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
Características cualitativas
EL ICFES al elaborar sus estados financieros aplicará las características cualitativas a la información financiera, para que así esta pueda adecuarse a las necesidades comunes de los diferentes usuarios, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos de la entidad y garantizar la eficacia en la utilización de dicha información.
Moneda funcional
La entidad expresará en los encabezados de los estados financieros la utilización de la moneda funcional, la cual es el COP (Peso Colombiano).
Preparación de los Estados Financieros
Con la Resolución 525 del 13 de septiembre de 2016 de la Contaduría General De La Nación, se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable.
El proceso contable del ICFES contará con sus tres elementos básicos: las entradas, el proceso y las salidas. Los hechos económicos que se incorporan en los estados financieros mediante el proceso contable deben estar documentados y la información debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones internas o externas.
La captura y procesamiento de los datos, así como la generación de informes financieros, se pueden llevar a cabo por medios electrónicos o manuales.
El ICFES, para la preparación de los Estados Financieros, tendrá en cuenta las etapas del proceso contable:
a) Reconocimiento: Identificación, clasificación, medición inicial, registro
b) Medición Posterior: Valuación, registro de ajustes contables
c) Revelación: Presentación de estados financieros, presentación de notas a los estados financieros
Presentación de Estados Financieros
a) Presentación razonable
El Instituto presentará razonable y fielmente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo, revelando información adicional necesaria para la mejor razonabilidad de la información.
b) Cumplimiento de la norma establecida
El ICFES elaborará sus estados financieros con base en lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los Hechos económicos de las empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Capítulo VI Normas para la presentación de Estados Financieros y Revelaciones, según lo señalado en la Resolución 414 del 08 de septiembre de 2014.
c) Frecuencia de la información
El Instituto presentará un juego completo de estados financieros al final del periodo contable, es decir de forma anual, el cual comprende: un estado de situación financiera; un estado de resultado integral del periodo contable; un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable; un estado de flujos de efectivo del periodo contable y las notas a los estados financieros y un estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo cuando la empresa aplique una política contable retroactivamente, cuando realice una re expresión retroactiva de partidas en sus estados financieros para corregir un error o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros.
d) Revelaciones en las notas a los estados financieros
Las notas a los estados financieros se presentarán conforme a lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los Hechos económicos, Capítulo VI Normas para la presentación de estados financieros y revelaciones, y lo contenido en cada uno de los capítulos específicos.
2.6. POLITICAS CONTABLES PARA LA PREPARACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Para todos los efectos, el ICFES, atenderá a lo reglamentado en el marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, según lo establecido en la Resolución 414 de 2014 de la Contaduría General de la Nación, y en caso de no encontrarse regulado en este Manual, se regirá por las disposiciones pertinentes incorporadas al Régimen de Contabilidad Pública.
Presentación del Estado de Situación Financiera
El ICFES presentará las partidas de los elementos activo y pasivo del estado de situación financiera atendiendo lo estipulado en el capítulo VI Normas para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones numeral 1.3.2, clasificados como activos y pasivos corriente y no corriente como categorías separadas.
Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga los siguientes criterios:
a. Se espere realizar el activo o se tenga la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación.
b. Se mantenga el activo principalmente con fines de negociación.
c. Se espere realizar el activo dentro de los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
d. Se trate de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilización esté restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por un período mínimo de doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
El ICFES clasificará todos los demás activos como no corrientes. El ciclo normal de operación tiene una duración de doce meses.
Para el caso de los pasivos, el ICFES los clasificará como corriente cuando:
a. Espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operación de la entidad;
b. El pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros;
c. La entidad no tiene un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo, durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha de los estados financieros.
Todos los demás pasivos serán clasificados como no corrientes.
Presentación del Estado de Resultado Integral
El ICFES presentará el estado de resultado integral, atendiendo lo estipulado en el capítulo VI Normas para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones numeral 1.3.3. clasificando los ingresos, gastos y costos, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.
Este estado comprende, el resultado del periodo, el otro resultado integral y el resultado integral total.
La empresa no presentará ninguna partida del ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de resultado integral o en las notas.
Presentación del Estado de Cambios en el Patrimonio
El ICFES presentará el estado de cambios en el patrimonio, atendiendo lo estipulado en el capítulo VI Normas para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones numeral 1.3.4. presentando las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.
Presentación del Estado de Flujos de Efectivo
El ICFES presentará el estado de flujos de efectivo, atendiendo lo estipulado en el capítulo VI Normas para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones numeral 1.3.5., clasificando los fondos provistos y utilizados por la empresa, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.
El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja, cuentas corrientes y de ahorro.
Los equivalentes al efectivo representan inversiones a corto plazo de alta liquidez, que son fácilmente convertibles en efectivo.
Actividades de operación: Son las que constituyen la principal fuente de ingresos de actividades ordinarias, así como otras que no puedan calificarse como de inversión o financiación. Estos flujos de efectivo se presentarán por el método directo, según el cual se presentan por separado, las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos.
Actividades de inversión: Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes de efectivo.
Actividades de financiación: Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la empresa.
Presentación de Notas a los Estados Financieros
El ICFES presentará las notas de forma sistemática, de manera que cada partida incluida en los estados financieros quede relacionada con cualquier información presentada en notas y revelará de manera estructural los siguientes aspectos:
a) Información sobre las bases de preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas;
b) información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros; y
c) información que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en estos.
2.6.1.Inversiones de Administración de Liquidez Directriz General de Política
Se reconocerán como inversiones de administración de liquidez, los recursos financieros colocados con el propósito de obtener rendimientos provenientes de las fluctuaciones del precio o de los flujos contractuales del título durante su vigencia. Estas inversiones están representadas en instrumentos de deuda o en instrumentos de patrimonio. Los instrumentos de deuda son títulos de renta fija que le otorgan a su tenedor la calidad de acreedor frente al emisor del título. Por su parte, los instrumentos de patrimonio le otorgan al tenedor derechos participativos en los resultados de la empresa emisora.
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de las Inversiones de Administración de Liquidez, entendidos como el Efectivo y equivalentes de efectivo, las Inversiones en Bonos de tesorería, se aplicarán las directrices de política contenidas en los estándares de presentación de reportes financieros, contenidos en el capítulo I de Activos del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Ante la modificación de la política en el manejo de las Inversiones de Administración de Liquidez, se aplicará lo establecido en el nuevo marco normativo Capítulo I- Activos, numeral 1. Administración de Inversiones de Liquidez.
Las decisiones de Inversión se realizarán con fundamento en lo adoptado en el Manual de Inversiones del ICFES.
Alcance
El alcance de esta política contable, abarca las inversiones de administración de liquidez, que se manejen en el ICFES.
Reconocimiento
El ICFES reconoce como Inversiones de Administración de Liquidez los recursos colocados en Títulos de Tesorería TES, cuyo propósito es obtener rendimientos provenientes de los flujos contractuales del título durante su vigencia y ostenta la calidad de acreedor frente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dado que es tenedor de los mencionados títulos.
Clasificación
La institución, clasificará sus inversiones dependiendo de la intención de negociarlas así:
• Valor Razonable: Corresponde a las inversiones que se esperan negociar, es decir, que los rendimientos esperados provienen del comportamiento del mercado.
• Costo Amortizado: Corresponde a las inversiones que se esperan mantener hasta el vencimiento, es decir, los rendimientos provienen de los flujos contractuales del instrumento.
• Costo: Corresponde a inversiones que se tienen con la intención de negociar y no tienen valor razonable.
La entidad clasificará las siguientes inversiones de acuerdo con los criterios indicados anteriormente:
• Títulos de tesorería (TES).
• Bonos y títulos emitidos por el gobierno General.
Medición inicial
En el reconocimiento inicial, es decir en su adquisición, el ICFES medirá sus inversiones de administración de liquidez por el valor razonable. Cualquier diferencia con el precio de la transacción se reconocerá como ingreso o como gasto, según corresponda, en la fecha de la adquisición. Si la inversión no tiene valor razonable, se medirá por el precio de la transacción.
Los costos de transacción de las inversiones que no se tengan con la intención de negociar, serán mayor valor de la misma.
Medición posterior
El ICFES medirá las Inversiones de Administración de Liquidez que pretenda mantener hasta el vencimiento al Costo Amortizado y se realizará con fundamento en los criterios contenidos en el capítulo 1.- Activos, Numeral 1.- Inversiones de Administración de liquidez párrafo 1.4.2 del Nuevo Marco Normativo.
En caso de aplicar otra clasificación, atenderá lo dispuesto en los numerales 1.4.1, 1.4.3 y 1.5 del Nuevo Marco Normativo.
Deterioro de las Inversiones de Administración de Liquidez
Las inversiones de Administración de Liquidez medidas al Costo amortizado y al Costo, serán objeto de deterioro de valor cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del emisor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo.
Para lo anterior, se debe verificar si existen indicios de deterioro. El deterioro corresponderá al exceso de valor en libros de la inversión con respecto al valor presente de los flujos futuros estimados de la misma, descontados utilizando la tasa de interés efectiva computada en el momento del reconocimiento inicial. El deterioro se reconocerá de forma separada, como menor valor de la inversión, afectando el gasto del período.
Baja en cuentas
Se dejará de reconocer una inversión de administración de liquidez cuando los derechos expiren, se renuncie a ellos o los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de la inversión se transfieran. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la inversión, y las utilidades o pérdidas acumuladas en el
patrimonio, si existieren. La diferencia entre el valor en libros y el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
El ICFES reconocerá separadamente, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos en la transferencia.
Revelación
El ICFES aplicará para la categoría Inversiones de Administración de Liquidez, las siguientes revelaciones, las cuales estarán a cargo del Grupo interno de trabajo de apoyo financiero y presupuestal:
Para cada categoría de las inversiones de administración de liquidez, la entidad revelará información relativa al valor en libros y a las principales condiciones de la inversión, tales como: plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones en la disposición de la inversión. De igual forma, revelará la posición de riesgos que asuma la entidad por las inversiones de administración de liquidez como por ejemplo riesgo de tasa de cambio, riesgo de tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez.
Se revelarán los dividendos e intereses reconocidos durante el periodo contable mostrando, por separado, los relacionados con inversiones dadas de baja en cuentas durante el periodo contable y los relacionados con inversiones mantenidas al final de este.
Para las inversiones clasificadas al costo amortizado, se revelará el precio pagado; los costos de transacción reconocidos como parte del valor del instrumento; la tasa de interés nominal; y la tasa de interés efectiva, así como los criterios utilizados para determinarla. Adicionalmente, la entidad revelará el valor total de los ingresos por intereses calculados utilizando la tasa de interés efectiva.
También se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado y los factores que la entidad haya considerado para determinar el deterioro.
Controles contables
Los controles contables de las inversiones de administración de liquidez deben estar encaminados a:
• Verificar el adecuado devengo de intereses a la fecha de cierre.
• Revisar la valuación a cotizaciones de mercado en los casos que corresponda.
• Verificar la titularidad de las inversiones.
• Verificar adecuada clasificación en corriente - no corriente.
• Verificar adecuada exposición de deterioro por desvalorización, en caso de corresponder.
• Verificar el cálculo del deterioro, siempre y cuando existan indicios.
• Verificar adecuada revelación de posibles restricciones a la disponibilidad de las inversiones.
2.6.2. Cuentas por cobrar Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de las Cuentas por cobrar, el ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Capítulo 1 Activos, numeral 2 (cuentas por cobrar.)
Alcance
Se entenderán como cuentas por cobrar, los derechos adquiridos por el ICFES en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. En consecuencia, incluye:
• Ingresos no tributarios
• Prestación de servicios
• Otras cuentas por cobrar
La presente política contable no aplica para:
• Anticipos y Avances, debido a que no corresponden a un derecho, para el ICFES a recibir un flujo de efectivo o financiero. Los anticipos y avances que tienen que ver con la adquisición de inventarios, activos intangibles y propiedades, planta y equipo, o que corresponden a gastos pagados por anticipado; se deben clasificar al rubro correspondiente.
• Recursos entregados en administración, debido a que se trata de recursos comprometidos con destinación específica.
Reconocimiento
En el caso de las cuentas por cobrar, el ICFES reconocerá como tal, los derechos adquiridos en desarrollo de sus actividades, de las cuales se espere a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.
Clasificación
Las cuentas por cobrar se clasificarán en las categorías de costo o costo amortizado.
Las cuentas por cobrar clasificadas al costo, corresponden a los derechos para los que el ICFES concede plazos de pago inferiores o iguales a noventa (90) días.
Por otro lado, las cuentas por cobrar clasificadas al costo amortizado, corresponden a los derechos para los que el ICFES pacta plazos de pago superiores a noventa (90) días.
Medición inicial
- Cuentas por Cobrar clasificadas al costo:
ICFES medirá estas cuentas por cobrar por el valor de la transacción.
- Cuentas por Cobrar clasificadas al costo amortizado:
La medición inicial dependerá si se han otorgado precios diferenciados para transacciones en donde se concedan plazos anormales a los del negocio o no. En el primer caso, se empleará el precio establecido para plazos normales de pago. En el segundo caso, se empleará el valor presente de los flujos futuros descontados a la tasa de referencia de mercado para transacciones similares durante el periodo que exceda el plazo normal de negocio y del sector.
Medición posterior
- Cuentas por Cobrar clasificadas al costo:
El ICFES mantendrá estas cuentas por cobrar por el valor de la transacción.
- Cuentas por Cobrar clasificadas al costo amortizado
La medición posterior será al costo amortizado de acuerdo al capítulo I, numeral 2 del Nuevo Marco Regulatorio.
Deterioro del valor de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar, serán objeto de deterioro de valor cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de las condiciones crediticias del mismo.
Para lo anterior, se debe verificar si existen indicios de deterioro. El deterioro corresponderá a la cantidad en que el valor en libros de la cuenta por cobrar excede el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados, descontados utilizando la tasa de interés de mercado. El deterioro se reconocerá de forma separada afectando el gasto del período.
Baja en cuentas
Se dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando expiren los derechos, se transfieran los riesgos y ventajas inherentes a la misma y cuando la empresa no retenga el control.
Revelación
El ICFES revelará en la categoría de Cuentas por cobrar el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelará a) un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora, pero no deterioradas al final del periodo y b) un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores que la entidad haya considerado para determinar su deterioro.
Controles contables
Los controles contables de las cuentas por cobrar deben estar encaminados a:
• Toda operación de ingreso de dinero por concepto de venta de bienes, prestación de servicios, transferencias, y otros es controlada con el ingreso al sistema de información contable.
• Se debe tener un control de las edades por tercero.
• Evaluación de riesgo de crédito asumido por cada tercero.
• Realizar comités periódicos del estado de la cartera.
• Implementar procedimientos de recaudo de cartera evaluación de deterioro y grado de incobrabilidad.
2.6.3. Propiedades, planta y equipo Directriz General de la Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los activos de propiedad, planta y equipo, el ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Capítulo I, numeral 10 Propiedades, planta y equipo.
Alcance
Esta política aplica para las siguientes clases de propiedades, planta y equipo:
• Terrenos, edificaciones - oficinas.
• Muebles, enseres y equipo de oficina.
• Maquinaria y equipo.
• Equipos de computación y comunicación.
• Equipos de transporte, tracción y elevación.
• Equipos de comedor y cocina.
Los activos anteriormente clasificados se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias del ICFES y se prevé usarlos más de un periodo contable.
Esta política contable NO aplicará para:
• Para los activos que estén disponibles para la venta y que su uso sea inferior a 12 meses.
Reconocimiento
En lo que concierne a activos de Propiedad, Planta y Equipo, cumplirán con criterios de reconocimiento si son activos tangibles empleados por la empresa para:
1. La producción y comercialización de bienes.
2. Para la prestación de servicios
3. Para propósitos administrativos
4. Para arrendarse en el caso de los bienes muebles.
Los Activos clasificados como Propiedad, planta y equipo, se caracterizan por no estar disponibles para la venta y porque se espera usarlos por más de un periodo contable.
Se refiere principalmente a terrenos, edificaciones, repuestos, maquinaria y equipo, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos de comunicación y computación, equipos de transporte, tracción y elevación, equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería.
Medición Inicial
Se medirá por su COSTO, el cual comprende:
- El precio de adquisición, aranceles de importación e impuestos indirectos no recuperables (Impuesto al Valor agregado IVA) menos los descuentos y rebajas.
- Costos directamente atribuibles (entrega inicial, manipulación o transporte posterior, instalación o montaje, comprobación de funcionamiento, honorarios profesionales, emplazamiento físico) a la
ubicación del activo en el lugar y condiciones necesarias para que pueda operar.
- Costos de desmantelamiento y retiro
Si se trata de propiedad, planta y equipo recibida por el instituto, sin cargo alguno o por una contraprestación simbólica, se medirá de acuerdo a las normas de subvenciones.
Medición Posterior
Después del reconocimiento inicial, el ICFES medirá su Propiedad Planta y Equipo por el COSTO menos la depreciación acumulada y el deterioro.
El método de depreciación es el LINEAL, que supone que el activo sufre un desgaste constante con el paso del tiempo, por lo cual su depreciación periódica es invariable.
La depreciación iniciará cuando el activo esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la empresa. Se determinará sobre el valor del activo o sus componentes detrayendo el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.
El valor residual corresponde al importe estimado que el ICFES podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Con fundamento en lo anterior, el ICFES determina como valor residual:
| COSTO DE ADQUISICIÓN DEL BIEN | VALOR RESIDUAL |
| Menor a 35 SMMLV | Cero |
| Mayor a 35 SMMLV | 20% |
La vida útil es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo y corresponde a:
| GRUPO DE ACTIVOS | CLASIFICACIÓN DEL BIEN | VIDA ÚTIL(Años) |
| Repuestos | Depreciable | 2 |
| Maquinaria y equipo | Depreciable | 10 |
| Equipo médico y científico | Depreciable | 10 |
| Muebles, enseres y equipo de oficina | Depreciable | 5 |
| Equipo de comunicación | Depreciable | 3 |
| Equipo de computación | Depreciable | 3 |
| Equipos de transporte, tracción y elevación | Depreciable | 5 |
| Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería | Depreciable | 5 |
| Terreno urbano | No Depreciable | 0 |
| Terreno rural | No Depreciable | 0 |
| Local | Depreciable | 60 |
| Oficina | Depreciable | 60 |
| Edificio | Depreciable | 60 |
El valor residual, la vida útil y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros.
Baja en cuentas
ICFES dará de baja un elemento clasificado como Propiedad Planta y Equipo, cuando se disponga, o cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o enajenación.
ICFES reconocerá la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo, calculando la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.
Revelaciones
ICFES revelará para cada categoría de elementos de propiedad, planta y equipo que se considere apropiada, la siguiente información:
• Los métodos de depreciación utilizados,
• Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas,
• El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable.
• Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustituciones de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, perdida por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios.
• El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo,
• El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos estimados de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación.
• El valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación,
• El valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos,
• La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo, que se encuentra temporalmente fuera de servicio,
• La información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ellos haya lugar.
Controles contables
Los controles contables de los saldos de propiedades, planta y equipo deben estar encaminados a asegurar:
• La existencia e integridad de los bienes clasificados como propiedad, planta y equipo.
• La correcta determinación del costo de los elementos de propiedad, planta y equipo.
• Revisión de vidas útiles, valor residual y deterioro por lo menos una vez al año.
• Que los cálculos de depreciación y los ajustes que se generen como efecto de deterioro de valor, cambios en las estimaciones contables o clasificación de los activos se realicen con exactitud.
• Que se realicen todas las revelaciones necesarias sobre la propiedad planta y equipo.
2.6.4. Activos intangibles Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los Activos intangibles, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, Capítulo I, Numeral 12 Activos Intangibles.
Alcance
La presente política se aplicará a la contabilización de todos los activos intangibles mantenidos por ICFES en el curso ordinario de sus actividades, tales como:
• Las licencias y derechos de software.
• Erogaciones en la fase de desarrollo de proyectos para la generación interna de activos intangibles o de otros activos.
No se reconocerán como activos intangibles:
• Activos generados internamente, excepto cuando estos sean producto de una fase de desarrollo.
• Marcas.
• Desembolsos por actividades de capacitación.
• Publicidad y actividades de promoción ó divulgación.
• Desembolsos por reubicación o reorganización.
• Costos de lanzamiento de nuevos productos o servicios.
Reconocimiento
Se reconocerán como tal, los bienes identificables (susceptibles de separarse del Instituto), de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales el Instituto tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros y puede realizar mediciones fiables.
Un activo es identificable cuando pueda transferirse, venderse, arrendarse, entregarse en explotación, etcétera, independientemente de que el ICFES tenga o no la intención de llevar a cabo la separación. De igual forma, un activo es identificable cuando surge de derechos contractuales o de otros derechos legales.
Así mismo, un activo intangible es controlado cuando la empresa puede obtener los beneficios económicos futuros de los recursos derivados del mismo; es decir, cuando puede generar ingresos provenientes de la venta de bienes o servicios a través del activo, generar rendimientos diferentes a los del uso del activo o el intangible le permite a la empresa disminuir sus costos o gastos.
Para todos los efectos, solo se reconocerán activos intangibles en la institución cuando:
1. Se adquieran separadamente
2. Sean generados internamente y se encuentren en la fase de desarrollo.
Para el reconocimiento de activos intangibles generados internamente, se debe identificar qué desembolsos hacen parte de la fase de investigación y cuáles a la fase de desarrollo.
La fase de investigación comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la empresa con el fin de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.
Por su parte, la fase de desarrollo, consiste en la aplicación de los resultados de la investigación a un plan o diseño para la producción de sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, materiales, productos, métodos o procesos, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.
Cabe anotar, que solo se reconocerán activos intangibles generados internamente si la empresa puede demostrar:
a. Posibilidades técnicas de terminar el activo intangible hasta su producción o utilización comercial.
b. Intención de completar el activo para usarlo o venderlo
c. Capacidad para utilizar o vender el activo intangible.
d. Disponibilidad de recursos técnicos y financieros, para completar el desarrollo y utilizar o vender el activo.
e. Capacidad para medir de forma fiable, los desembolsos que se le realicen al activo en la fase de desarrollo.
f. Existencia de un mercado activo o la utilidad que este generará en la empresa, en caso de que se vaya a utilizar internamente.
Para efectos del reconocimiento en ICFES los Activos Intangible que cumplen con criterios de reconocimiento, bien sea porque se formaron internamente y están en la etapa de desarrollo o se adquirieron separadamente son:
a) Licencias
b) Marcos de referencia: En su conformación se considera la estructura de las pruebas, parámetros generales, lineamientos y ejes temáticos sobre los que deben versar los instrumentos de aplicación y evaluación de la educación. Por tanto, son criterios fijos en el tiempo. Los beneficios económicos futuros generados por los activos se reflejarán durante su vida útil en los exámenes Saber 3, 5 y 9; Saber 11 y Saber Pro.
c) Banco de ítems: Construcción de ítems. Al final del proceso entran a formar el Banco de ítems, del cual se espera percibir ingresos futuros al emplearlas en la aplicación de los exámenes Saber 3, 5 y 9; Saber 11 y Saber Pro durante la vida útil de los activos.
d) Sistema Misional: Implementación del nuevo sistema misional que soporta la gestión de la construcción de los instrumentos de evaluación, la gestión de la aplicación de los exámenes, la gestión de la calificación y publicación de sus resultados, así como la gestión de recaudo de los exámenes.
e) Solución Inteligencia de Negocios Bodega de Datos: Implementación Bodega de Datos e Inteligencia de Negocios Fase 1 (BI - Business Intelligence) que permitirá almacenar la información histórica de los exámenes aplicados y se podrá explotar a través de herramientas de inteligencia de negocios.
f) Solución prevención fuga de Información: Implementación de Data Lost - DLP solución de prevención de fuga de información para asegurar la confidencial de la información sensible y privada del ICFES.
Medición Inicial
Un activo intangible se medirá por su COSTO el cual dependerá de la forma en que se obtenga.
Para activos intangibles adquiridos por separado, el costo comprende: el precio de adquisición, aranceles e impuestos no recuperables y cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto, menos cualquier rebaja o descuento del precio, más los costos de financiación cuando se consideren activos aptos.
Para activos intangibles en la fase de desarrollo, el costo lo conforman los desembolsos realizados, que sean atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar en la forma prevista por la administración, entre otros, los costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la producción del activo, costo de las remuneraciones a los empleados derivada de la generación del activo, honorarios para registrar derechos legales.
No formarán parte del costo, gastos administrativos de ventas, gastos de carácter general que no sean directamente atribuibles a la generación del activo, ni desembolsos para formación de personal.
En caso de no poder separarse los desembolsos realizados en las fases de investigación y desarrollo, se llevará todo al gasto como fase de investigación.
Los desembolsos reconocidos inicialmente como gasto no se reconocerán posteriormente como costo.
Medición Posterior
ICFES medirá sus activos intangibles utilizando el Modelo del Costo, esto es por su costo menos la amortización acumulada y las pérdidas acumuladas por deterioro del valor.
El método de amortización es el LINEAL
La amortización se realizará tomando como base el costo menos el valor residual del activo intangible.
El valor residual de un activo intangible será nulo a menos que: (a) haya un compromiso, por ICFES de un tercero, de comprar el activo al final de su vida útil; o (b) existe un mercado activo para el activo y: (i) pueda determinarse el valor residual con referencia a este mercado; y (ii) sea probable que este mercado existirá al final de la vida útil del activo.
La amortización iniciará cuando el activo intangible esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la empresa.
La vida útil es el periodo durante el cual se espera recibir los beneficios económicos asociados al mismo y corresponde a:
| ACTIVO INTANGIBLE | AÑO DEFINALIZACIÓN DE LA INVERSIÓN | VIDA ÚTIL |
| Marcos de Referencia Saber 3, 5 y 9 | 2013 | 12 años |
| Banco de ítems Saber 3,5,y 9 | Inversión Permanente (La inversión del año uno se amortiza en dos años) | 2 años |
| Marcos de Referencia Saber 11 | 2013 | 12 años |
| Banco de Ítems Saber 11 | Inversión Permanente (La inversión del año uno se amortiza en dos años) | 4 aplicaciones (2 años en el esquema actual) |
| Marcos de Referencia Saber Pro | 2013 | 12 años |
| Banco de ítems Saber Pro | Inversión Permanente (La inversión del año uno se amortiza en dos años) | 4 aplicaciones (2 años en el esquema actual) |
| Marcos de Referencia Genéricas | 2013 | 12 años |
| Banco de Ítems Genéricas | Inversión Permanente (La inversión del año uno se amortiza en cuatro aplicaciones) | 4 aplicaciones (2 años en el esquema actual) |
| Sistema Misional | 2013 | 5 años |
| Solución Inteligencia de Negocios Bodega de Datos | 2013 | 5 años |
| Solución Prevención Fuga de Información | 2013 | 5 años |
| Licencias | 5 años | |
(información Tomada de Acta No.1 Creación de Activos Intangibles - Sin fecha
El valor residual, la vida útil y el método de amortización serán revisados, como mínimo, al término de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros.
Retiro y baja en cuentas
ICFES dará de baja un activo intangible y reconocerá una ganancia o pérdida en el resultado del periodo:
a) En la disposición; o
b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su disposición o un potencial de servicio.
Deterioro de valor
Para efectos de determinar el deterioro de un activo intangible, ICFES aplicará lo establecido en la Norma de Deterioro del Valor de los Activos Generadores de Efectivo o en la Norma de Deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo.
Revelación
El ICFES revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente:
a. Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas.
b. Los métodos de amortización utilizados.
c. La descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas.
d. Las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida.
e. El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable.
f. El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo.
g. Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios.
h. El valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación.
i. El valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos.
j. La descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad.
k. El valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo.
Controles contables
Los controles contables de los saldos de los activos intangibles deben estar encaminados a:
• Determinar que se han reconocido como intangibles, aquellos valores que efectivamente han sido pagados o reconocido su pasivo y que cubren varios períodos de tiempo futuro en los cuales se obtendrán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio.
• Determinar que la vida útil estimada es apropiada en las circunstancias y que el método de amortización es concordante con los beneficios económicos futuros esperados o un potencial de servicio.
• Determinar que la amortización se calcula correctamente y se efectúa de acuerdo con esta política.
• Determinar que están adecuadamente identificados los activos
intangibles del ICFES.
• Determinar que sólo se están capitalizando las erogaciones
establecidas de acuerdo con esta política.
• Determinar que existen contratos que soportan los derechos
adquiridos.
• Determinar que existan los derechos legales para el uso de software, licencias y servidumbres.
• Determinar que los cambios contables en las vidas útiles y métodos de amortización son apropiados y revelados.
• Definir cada una de las fases de los proyectos y asegurar que los desembolsos relacionados con ellas se estén reconociendo según los criterios de esta política contable.
2.6.5. Propiedades de inversión
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de Propiedades de Inversión, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 1, numeral 11 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
La presente política aplica para:
La contabilización de inversiones en terrenos o edificios que cumplen con la definición de propiedad de inversión.
A ciertas participaciones en propiedades mantenidas por un arrendatario, dentro de un acuerdo de arrendamiento operativo que se tratan como si fueran propiedades de inversión.
Reconocimiento
Un activo se reconocerá como propiedades de inversión, cuando sean inmuebles (terrenos y edificaciones) que se tienen para generar rentas, plusvalías (aumento de valor) o ambas o cuando tienen un uso futuro indeterminado.
Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad de inversión se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación. Por su parte, el mantenimiento y reparaciones de las propiedades de inversión se reconocerán como gasto en el resultado del periodo.
Medición Inicial
Las propiedades de inversión se miden inicialmente al COSTO, el cual comprende entre otros, precio de adquisición, impuestos por traspasos, honorarios profesionales por servicios legales, costos necesarios para dejar la propiedad en condiciones de operación, menos rebajas y descuentos en el precio, más costos de financiación en el caso de activos aptos.
Los siguientes costos no son costos de una propiedad de inversión, y se reconocerá como gastos cuando se incurra en ellos:
a) Los costos de puesta en marcha (a menos que sean necesarios para poner la propiedad en las condiciones requeridas para que opere de la manera prevista por la administración de la entidad).
b) Las pérdidas de operación en las que se haya incurrido antes de que la propiedad de inversión lograra el nivel planeado de ocupación.
c) Las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se haya incurrido para la construcción o el desarrollo de la propiedad.
Medición Posterior
Las propiedades de inversión se medirán al costo menos depreciación acumulada, menos cualquier pérdida de valor, para el efecto se tomará las mismas directrices de política de medición posterior de propiedades, planta y equipo.
Reclasificaciones
Se realizará una reclasificación desde propiedades de inversión a propiedades, planta y equipo o viceversa, siempre que exista un cambio en el uso y el mismo dé origen a criterios de reconocimientos del nuevo componente.
Para la reclasificación, entre propiedades de inversión y propiedad planta y equipo, el valor en libros del activo en esa fecha será el valor en libros del activo en la nueva clasificación.
Baja en cuentas
Una propiedad de inversión se dará de baja, cuando el elemento se disponga o cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o enajenación
Revelación
ICFES aplicará los requerimientos de revelación de Propiedades de inversión contenidos en el capítulo 1, numeral 11.6 del Nuevo Marco Regulatorio.
ICFES revelará la siguiente información para las propiedades de inversión:
a) Los métodos de depreciación utilizados;
b) las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
c) el valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;
d) una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;
e) el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades de inversión;
f) el cambio en la estimación de la vida útil y del valor residual, así como el cambio del método de depreciación;
g) el valor de las propiedades de inversión en proceso de construcción, el estado de avance y la fecha estimada de terminación;
h) el valor en libros de las propiedades de inversión que tengan alguna restricción, bien sea, para llevar a cabo su disposición o para cobrar los ingresos que producen;
i) el valor de las propiedades de inversión que garanticen el cumplimiento de pasivos;
j) la información de bienes que se hayan reconocido como propiedades de inversión o que se hayan retirado por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
k) las propiedades de inversión adquiridas en una transacción sin contraprestación.
Controles contables
Los controles contables están encaminados a:
• Asegurar la correcta clasificación y reconocimiento de los activos que se reclasifiquen a propiedades de inversión.
• Asegurar que los activos que sean reclasificados o clasificados como propiedad de inversiones, sean siempre terrenos o edificaciones sobre los cuales se espera percibir rentas por concepto de arrendamiento operativo o beneficios económicos por el aumento de su valorización.
• La correcta determinación del costo, incluyendo los costos asociados en la adquisición de propiedades de inversión.
• Verificación al cierre de cada periodo contable, las posibles reclasificaciones desde y hacia propiedades de inversión.
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los contratos de arrendamientos, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 1, parte 13 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Reconocimiento
Los arrendamientos se clasificarán como financiero; si existe la transferencia sustancial de riesgos y ventajas inherentes al activo, así no se dé la transferencia de la propiedad, y operativo si no se da dicha transferencia El que un arrendamiento sea financiero u operativo dependerá de la esencia económica y naturaleza de la transacción, más que de la mera forma del contrato y su clasificación se mantendrá durante todo el plazo del mismo.
En ICFES, los arrendamientos en su generalidad son operativos.
Arrendamientos Operativos
Posición del Arrendador
Reconocimiento y medición
ICFES seguirá reconociendo el activo arrendado, de acuerdo con su clasificación: propiedad planta y equipo, propiedades de inversión, o activos intangibles y reconocerá la cuenta por cobrar y los ingresos (excluyendo los pagos por seguros y mantenimiento) de forma lineal a lo largo del plazo del arrendamiento, incluso si los cobros no se perciben de tal forma.
Los costos directos iniciales en que se incurra durante la negociación y contratación, se sumarán al valor en libros del activo arrendado y se reconocerán como gasto a lo largo del plazo de arrendamiento, sobre la misma base de los ingresos del arrendamiento.
Revelaciones
ICFES aplicará los requerimientos de revelación de arrendamientos operativos contenidos en el capítulo 1, numeral 13.3.1.2 del Nuevo Marco Regulatorio.
Posición del Arrendatario
Reconocimiento y medición
El arrendatario no reconocerá el activo arrendado en sus estados financieros. Las cuotas, excluyendo seguros y mantenimiento, se reconocerán como cuenta por pagar y gasto en forma lineal.
Revelaciones
ICFES aplicará los requerimientos de revelación de arrendamientos operativos contenidos en el capítulo 1, numeral 13.3.2.2 del Nuevo Marco Regulatorio.
2.6.7. Costos de financiación
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de Costos de Financiación ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 1, numeral 15 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
La presente política aplica para:
• Activos intangibles
• Propiedades planta y equipo
• Propiedades de inversión
• Otros activos aptos
Reconocimiento
Se reconocerán como un mayor valor de los activos, los costos de financiación directamente atribuibles a la adquisición, construcción, desarrollo o producción, de un activo apto. Los demás costos de financiación se reconocerán como gastos en el periodo en que se incurra en ellos.
ICFES considera un periodo como sustancial, aquel que comprende un año (periodo contable) o más.
La entidad reconocerá los costos de financiación como parte del activo, siempre que reconozca el activo y tenga la obligación de realizar el pago de la financiación. En caso contrario, los costos de financiación se contabilizarán como gasto en el resultado del periodo.
Los costos de financiación son aquellos en los que el ICFES incurre y que están relacionados con los fondos que ha tomado prestados. Incluyen comisiones e
intereses; además, incluyen las diferencias de cambio procedentes de préstamos en moneda extranjera en la medida en que se consideren como ajustes de los costos de financiación.
Medición
Si los fondos que originan los costos de financiación se pueden asociar a un activo apto específico, se capitalizarán como parte de este durante el periodo contable, deduciendo los rendimientos obtenidos por la inversión temporal de tales fondos
La capitalización inicia cuando se cumpla la totalidad de las siguientes condiciones:
1. Incurre en desembolsos relacionados con la adquisición, construcción, desarrollo o producción del activo
2. Incurre en costos de financiación;
3. Lleva a cabo las actividades necesarias en la preparación del activo para el fin previsto.
De igual forma, la capitalización se suspende durante los periodos en los que se haya interrumpido el desarrollo de las actividades necesarias para colocar el activo en condiciones de utilización, venta, explotación o generación de rentas o plusvalías y finaliza cuando se completen todas, o prácticamente todas, las actividades necesarias para preparar el activo para lo que fue destinado Por lo tanto, los costos por financiación posteriores en que incurra el ICFES, se reconocerán como gasto.
Revelación
EL ICFES revelará para cada activo financiado lo siguiente:
a) El valor de los costos de financiación capitalizados durante el periodo;
b) la tasa de capitalización utilizada para determinar el valor de los costos de financiación susceptibles de capitalización;
c) las fuentes y monto de la financiación;
d) la moneda de la transacción;
e) el valor de los rendimientos generados u obtenidos con los fondos de financiación asociados al activo;
f) las fechas de comienzo, suspensión y finalización de la capitalización de los costos de financiación; y
g) las políticas contables específicas adoptadas por la entidad para definir el periodo sustancial y la suspensión de la capitalización.
Controles contables
Los controles contables están encaminados a:
• Verificar que activos son susceptibles a capitalizarse.
• Determinar si el activo cumple para ser activo apto.
• Determinar el momento en el cual se puede comenzar a capitalizar los costos de financiación.
• Determinar cuándo finaliza la capitalización de activos aptos.
2.6.8. Deterioro del valor de los activos
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación del deterioro de valor de los activos, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 1, numeral 16, Deterioro del valor de los Activos Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Esta política aplica para la contabilización del deterioro del valor de los activos que el ICFES considere materiales y que estén clasificados en:
• Propiedades, planta y equipo
• Propiedades de inversión
• Activos intangibles
Reconocimiento
El ICFES reconocerá una pérdida por deterioro, cuando el valor en libros de un activo o de una unidad generadora de efectivo, supere su valor recuperable. El valor recuperable es el mayor entre el valor razonable (precio que sería recibido por vender un activo) menos los costos de disposición (costos de carácter legal, timbres, otros impuestos, costos de desmontar o desplazar el activo) y el valor de uso (valor presente de los flujos futuros de efectivo que se espera obtener de un activo o unidad generadora de efectivo).
EL Instituto como mínimo al final del período contable, evaluará si existen indicios de que el deterioro exista en sus activos, caso en el cual estimará el valor recuperable para comprobar si se encuentra deteriorado, con excepción
de los siguientes activos a los que anualmente, (en cualquier tiempo antes de finalizar el periodo contable), se les hará comprobación del valor recuperable, sin importar si existen indicios de deterioro:
- Los activos intangibles con vida útil indefinida
- Los activos intangibles que aún no están disponibles para su uso
- La plusvalía adquirida en una combinación de negocios.
Dentro de los indicios de deterioro se encuentran fuentes internas y externas de informació, el ICFES deberá analizar la información relacionada con el fin de identificar si existe o no pérdida por deterioro.
Algunas fuentes internas son:
- Evidencia de obsolescencia o deterioro físico del activo
- Cambios significativos en la manera como se usa o espera usar el activo (activos ociosos, planes para disponer del activo antes de la fecha prevista, reconsideración de la vida útil de un activo como finita en lugar de indefinida)
- Evidencia procedente de informes internos que indique que el rendimiento económico del activo es o va a ser inferior al esperado.
Para documentar la existencia de indicios internos del deterioro, se puede tener: opiniones de expertos, cambios de uso en los activos ordenados por la empresa, indicadores de gestión, entre otros.
Medición del deterioro
Activos Individualmente considerados
El valor en libros se reducirá hasta su importe recuperable cuando este sea inferior al primero y se reconocerá como gasto por deterioro.
Luego del reconocimiento de una pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación del activo se ajustarán en los períodos futuros. Esto con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo, menos su eventual valor residual, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.
Unidades Generadoras de Efectivo
Si no se puede realizar el deterioro para activos considerados individualmente, la entidad, los agrupará en unidades generados de efectivo, realizando el cálculo del valor recuperable y distribuyendo cualquier pérdida en los activos de la unidad.
Reversión de las pérdidas por deterioro
El ICFES evaluara al final del período contable si la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anteriores ya no existe o ha disminuido, estimando nuevamente el valor recuperable del activo y afectando el resultado del periodo.
Revelación
El ICFES revelará en la clasificación que corresponda de propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; activos intangibles, inversiones en controladas, asociadas o negocios conjuntos) la siguiente información:
a) El valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo.
b) El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo.
c) Los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor.
d) La naturaleza del activo.
Además, para cada unidad generadora de efectivo, se revelará la siguiente información:
e) Una descripción de la unidad generadora de efectivo;
f) Los activos no generadores de efectivo que contribuyan con un potencial de servicio a las unidades generadoras de efectivo;
g) El valor de la pérdida por deterioro del valor reconocida o revertida en el periodo, por cada clase de activos; y
h) El cambio en la agregación de los activos para identificar la unidad generadora de efectivo, desde la anterior estimación del valor recuperable de la unidad generadora de efectivo; y una descripción de la forma anterior y actual como se lleve a cabo la agrupación, así como las razones para modificar el modo de identificar la unidad en cuestión.
Adicionalmente, se revelará:
i) El hecho de si el valor recuperable del activo (o de la unidad generadora de efectivo) es el valor de mercado menos los costos de disposición o el valor en uso; y
j) La tasa o tasas de descuento utilizadas en las estimaciones actuales y en las efectuadas anteriormente para hallar el valor en uso, en el caso de que este sea el valor recuperable.
Controles contables
Los controles contables de los saldos de deterioro de valor de activos no generadores de efectivo deben estar encaminados a:
• Verificar que la evaluación de indicios de deterioro se haga por lo menos una vez al año.
• Verificar la correcta asignación de las UGES.
• Revisar la determinación del valor en uso o del valor de mercado del activo menos los costos de disposición.
• Oportuno y debido diligenciamiento del Check List
2.6.9. Cuentas por pagar Directriz
General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de las cuentas por pagar se utilizarán los criterios establecidos en el capítulo 2, numeral 3 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
Esta política contable aplica para las cuentas por pagar provenientes de las obligaciones contraídas por el ICFES, con personas naturales y jurídicas; las cuales comprenden:
• Adquisición de bienes y servicios nacionales.
• Recursos a favor de terceros.
• Descuentos de nómina.
• Retención en la fuente e impuesto de timbre.
• Impuestos, contribuciones y tasas por pagar.
• Otras cuentas por pagar.
Esta política contable no aplica para los siguientes hechos económicos, dado a que cada uno posee su política contable específica:
• Las obligaciones laborales para las cuales se aplica la política contable de beneficios a empleados.
• Las obligaciones financieras y pasivos financieros que surjan de adquisiciones de activos mediante arrendamientos financieros.
• Los ingresos recibidos por anticipado, los cuales son expuestos en la política contable de ingresos.
• Los pasivos estimados y los procesos judiciales serán tratados en la política contable de provisiones, activos y pasivos contingentes.
Reconocimiento
Se reconocerán cuando el ICFES adquiera obligaciones con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere a futuro, salida de un flujo financiero.
Clasificación
Las cuentas por pagar se reconocerán al costo (el pago se realiza en el plazo normal de negocio) o al costo amortizado (la empresa pacta plazos de pago superiores a los plazos normales).
Las cuentas por pagar clasificadas al costo, corresponden a las obligaciones con plazos de pago inferiores o iguales a noventa (90) días.
Por otro lado, las cuentas por pagar clasificadas al costo amortizado, corresponden a las obligaciones para los que el ICFES pacta plazos de pago superiores a noventa (90) días
Medición Inicial
Las cuentas por pagar clasificadas al costo, se medirán por el precio de la transacción.
Las cuentas por pagar clasificadas al costo amortizado, se medirán:
a) Cuando se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se utilizará el precio establecido por el proveedor para ventas con plazos normales de pago.
b) Cuando no se hayan pactado precios diferenciados para ventas con plazos de pago superiores a los normales, se empleará el valor presente de los flujos futuros descontados a la tasa de referencia de mercado para transacciones similares, durante el periodo que exceda el plazo normal para el negocio o sector.
Medición Posterior
Las cuentas por pagar clasificadas al costo, se mantendrán por el precio de la transacción.
Las cuentas por pagar clasificadas al costo amortizado, se medirán por el costo amortizado
Retiro y baja en cuentas
El ICFES, elimina de sus estados financieros una cuenta por pagar sólo cuando la obligación correspondiente se haya extinguido bien sea por que se haya pagado, transferido a un tercero, el acreedor renunció a ella o haya expirado. La diferencia originada entre al valor girado y el valor de la obligación se reconocerá a los resultados del ejercicio en las cuentas que corresponda.
Revelación
La presentación en los estados financieros y las revelaciones en notas relacionados con las cuentas por pagar se efectuará considerando lo siguiente:
• Plazo, tasa de interés, vencimiento y restricciones que estas le impongan a la entidad.
• Se revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago.
• Si la entidad infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de reembolso, revelará a) los detalles de esa infracción o incumplimiento, b) el valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable y c) la corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar, antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
Controles contables
Los controles contables de los saldos de proveedores, acreedores y cuentas por pagar deben estar encaminados a:
• Determinar que se han reconocido todas las obligaciones a favor de terceros originadas en la compra de bienes, servicios recibidos, proyectos de inversión y otros conceptos.
• Determinar que los saldos de cuentas por pagar han sido reconocidos por los valores acordados con los terceros y de acuerdo con las tarifas y remuneración establecida.
• Determinar que los saldos de cuentas por pagar son obligaciones ciertas, determinados en forma razonable y valuados al valor de la transacción.
• Verificar que los saldos de cuentas por pagar están debidamente soportados en documentos internos y externos legales.
• Determinar que la presentación y revelaciones están de acuerdo con las prácticas establecidas por el ICFES.
• Efectuar semestralmente confirmación de saldos.
• Efectuar anualmente revisiones a los contratos.
• Determinar el cumplimiento de los requisitos que autorizan la compra del bien o la contratación del servicio.
2.6.10. Prestamos por pagar
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los préstamos por pagar, se utilizarán los criterios establecidos en el capítulo 2, numeral 4 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Reconocimiento
Se reconocerán los recursos financieros recibidos por la empresa para su uso y de los cuales se espera a futuro salida de un flujo financiero.
Clasificación
Se reconocerán al costo amortizado en todos los casos.
Medición Inicial
Se medirán por el valor recibido. El registro, dependerá de los criterios establecidos en el capítulo 2 numeral 4.3 del Nuevo Marco Normativo
Medición Posterior
Los préstamos por pagar, se medirán por el costo amortizado (valor inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses). El costo efectivo se calcula multiplicando el valor en libros del préstamo por pagar, por la tasa de interés efectiva.
Revelación
ICFES aplicará los requerimientos de revelación de préstamos por pagar contenidos en el capítulo 2, numeral 4.6 del Nuevo Marco Regulatorio.
2.6.11 Beneficios a los empleados
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de obligaciones por beneficios a los empleados, ICFES aplicarán las directrices de política contenidas en el capítulo 2, numeral 5 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
La presente política se aplicará a todos los beneficios a los empleados que otorgue el ICFES a cambio de sus servicios, tales como:
a) Beneficios a corto plazo a los empleados.
b) Beneficios por terminación.
c) Beneficios a los empleados a largo plazo
Reconocimiento
Son todas las retribuciones que la empresa otorga a los empleados a cambio de sus servicios.
A corto Plazo: Son los otorgados por el ICFES cuya obligación de pago vence dentro de los doce (12) meses siguientes al cierre del mismo. (Sueldos, salarios y aportes a la seguridad social, incentivos pagados y beneficios no monetarios, entre otros).
A largo Plazo: Diferentes de los de corto plazo, posempleo, terminación del vínculo laboral o contractual, cuya obligación de pago no venza dentro de los 12 meses siguientes al cierre del período. (Premios o bonificaciones por antigüedad, beneficios por invalidez permanente a cargo de la empresa)
Los beneficios a corto y largo plazo, se reconocerán como un gasto o costo y un pasivo cuando el ICFES consume el beneficio económico del servicio prestado a cambio del beneficio otorgado.
Si el pago está condicionado al cumplimiento de requisitos y el empleado ha cumplido parcialmente, se reconocerá como activo diferido.
Posempleo: Distintos de los de terminación del vínculo laboral o contractual, que se paguen después de completar el periodo de empleo. (Pensiones a cargo de la empresa, seguros de vida, asistencia médica o cobertura educativa).
Medición
Beneficios de Corto Plazo
Se medirán por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado.
El activo diferido, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.
Beneficios de Largo plazo
Se medirán al final del periodo contable, por el valor presente de la obligación descontada a la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.
Beneficios posempleo
Se miden por el valor presente de la obligación descontada a la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional.
De igual forma, se deben realizar valuaciones actuariales en un tiempo no superior a 3 años para estos beneficios.
Revelaciones
Revelaciones beneficios a corto plazo
El ICFES revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a corto plazo:
• La naturaleza de los beneficios a corto plazo.
• La naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los empleados por incentivos.
Revelaciones de los beneficios por terminación del vínculo laboral
El ICFES revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:
• las características del plan formal emitido por la entidad para efectos de la rescisión del vínculo laboral o contractual; y
• la metodología aplicada para la estimación de los costos a incurrir por efecto de la aplicación del plan de rescisión del vínculo laboral o contractual.
Revelaciones beneficios a empleados a largo plazo
El ICFES revelará, como mínimo, la siguiente información sobre beneficios a los empleados a largo plazo:
a) la naturaleza de los beneficios a largo plazo; y
b) la cuantía de la obligación al finalizar el periodo contable.
Controles contables
Los controles contables relacionados con los beneficios a empleados estarán encaminados asegurar:
• Que los saldos de costos, gastos y pasivos laborales han sido reconocidos por los valores correctos de acuerdo con las normas laborales y los acuerdos contractuales.
• La existencia de las obligaciones o derechos y su adecuada clasificación.
• Que los saldos de pasivos laborales y asociados son obligaciones ciertas, determinados en forma razonable y valuados a su valor neto de pago.
• La existencia de la documentación soporte de las obligaciones o derechos, su evolución, términos y/o condiciones pactadas con los empleados.
• Que los cálculos de las estimaciones se encuentren adecuadamente soportados y que se realicen periódicamente las actualizaciones de las condiciones que los originaron.
• Que se realicen todas las revelaciones necesarias.
2.6.12. Provisiones
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de Provisiones, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 2, numeral 6 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
A continuación, se ilustra el reconocimiento que realiza el ICFES de sus provisiones:
| SITUACIÓN | RECONOCIMIENTO | REVELACIONES |
| Si el ICFES posee una obligación presente que probablemente exija una salida de recursos. | Se procede a reconocer una provisión por el valor probable de la obligación. | Se exige revelar información sobre la provisión. |
| Si el ICFES posee una obligación posible, o una obligación presente, que pueda o no exigir una salida de recursos. | No se reconoce provisión. | Se exige revelar información sobre el pasivo contingente. |
| Si el ICFES posee una obligación posible, o una obligación presente en la que se considere remota la posibilidad de salida de recursos. | No se reconoce provisión. | No se exige revelar ningún tipo de información. |
La tabla de valoración definida por el ICFES., considera los siguientes criterios sobre la ocurrencia teniendo en cuenta lo dispuesto en la Circular 023 de 2015 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
| CLASIFICACIÓN | RANGO | DESCRIPCIÓN |
| Probable | Superior al 50% | La tendencia indica que seguramente se concretará. |
| Posible | Entre el 25% y el 50% | Puede presentarse o no. |
| Remoto | Inferior al 25% | No se presentará o no producirá efectos para el ICFES. |
Para las provisiones y los pasivos contingentes, el ICFES, tendrá en cuenta el siguiente árbol de decisión:
Alcance
La presente política se aplicará a todas las provisiones (pasivos de cuantía o vencimiento inciertos), tales como:
• Los pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.
• Los litigios y demandas en contra de la entidad
• Los contratos onerosos
• Las reestructuraciones
• Los desmantelamientos
La presente política contable NO aplica para:
• El deterioro de valor de las cuentas por cobrar, el cual será abordado en la política contable de deterioro de las cuentas por cobrar.
• El deterioro de inventarios, propiedades planta y equipo e inversiones, para lo cual se debe analizar la política contable relacionada con cada uno de ellos.
Reconocimiento
Corresponde a los pasivos sobre los que el ICFES tenga incertidumbre de vencimiento o de cuantía.
Las obligaciones pueden ser probables, posibles o remotas. Es probable cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta de que no ocurra, en este caso se debe reconocer una provisión.
Posible, cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia. En este caso se realiza una revelación.
Remota, cuando la probabilidad de ocurrencia es prácticamente Nula. En este caso no se reconoce pasivo, ni se revela.
Para reconocer una provisión se deben cumplir las siguientes condiciones:
1. Se tiene una obligación presente, ya sea legal (derivada de un contrato o legislación) o implícita (derivada de actuaciones de la empresa producto de políticas empresariales, patrones de comportamiento o declaraciones específicas) como resultado de sucesos pasados.
2. Existe la salida probable de recursos para cancelar la obligación.
3. Puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación
Las provisiones se utilizarán solo para afrontar los desembolsos para los cuales fueron originalmente reconocidas.
Se reconocerán como un pasivo y un gasto.
Medición Inicial
El importe reconocido como provisión debe ser la mejor estimación, al final del periodo sobre el que se informa, del desembolso necesario para cancelar la obligación presente.
En lo referente a provisión y pasivos contingentes - litigios y demandas, el ICFES aplicará la Circular Externa 00023 del 11 de diciembre de 2015, emanada de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, o, en su momento, la normatividad que la adicione, modifique o sustituya, la cual brinda los lineamientos para el cálculo de la provisión contable, a partir de la metodología de reconocido valor técnico.
Lo anterior, teniendo en cuenta que en el Decreto 1069 de 2015, numeral 5 del Artículo 2.2.3.4.1.10, se describe como una de las funciones del apoderado de la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, "el incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo".
Medición Posterior
Las provisiones se revisarán como mínimo al final del periodo contable o cuando se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, en ese caso se ajustarán para reflejar la mejor estimación posible.
Revelación
ICFES aplicará los requerimientos de revelación establecidos en el capítulo 2 numeral 6.4 del Nuevo Marco Regulatorio.
El ICFES para cada tipo de provisión, revelará la siguiente información:
Una conciliación que muestre:
(a) El importe en libros al principio y al final del periodo;
• Las adiciones realizadas durante el periodo, incluyendo los ajustes procedentes de los cambios en la medición del importe descontando;
• Los importes cargados contra la provisión durante el periodo; y
• Los importes no utilizados revertidos en el periodo.
(b) Una breve descripción de la naturaleza de la obligación y del importe y calendario esperados de cualquier pago restante.
(c) Una indicación acerca de las incertidumbres relativas al importe o al calendario de las salidas de recursos.
(d) Los criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida.
Controles contables
Los controles contables relacionados con las provisiones, estarán encaminados a:
• Determinar que se han reconocido en forma apropiada y por los montos correctos las provisiones.
• Asegurarse de que todas las áreas relacionadas reportan en forma oportuna y confiable información atinente a las provisiones.
• Validar que se efectúen todas las revelaciones en las notas a los estados financieros, requeridas para una mejor comprensión de la información.
• Revisar las provisiones para garantizar que los saldos son vigentes y que se mantienen las condiciones que los originaron; reportar posibles ajustes ante cambios en las situaciones iníciales, para que se reconozcan los nuevos hechos económicos.
• Validar la clasificación adecuada de las demandas y litigios a favor y en contra.
• Circularizar a los abogados internos y externos, solicitando detalle de procesos en curso; su estado; la probabilidad de pérdida, monto estimado, entre otros.
• Revisar todos los contratos que suscribe el ICFES con terceros con el fin de validar que éstos no correspondan a contratos de carácter oneroso.
2.6.13. Activos y pasivos contingentes
Directriz General de Política
Para el reconocimiento y Revelación de Activos y Pasivos Contingentes, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo 3, numeral 1 y 2 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
Trata aquellos activos y pasivos posibles, pero de los cuales no se tienen certeza de su vencimiento o cuantía que se pueda medir fiablemente.
La presente política se aplicará a todos los activos y pasivos contingentes, tales como:
• Demandas a favor
• Demandas en contra
• Transferencias pendientes
Activos Contingentes
Reconocimiento
Es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados. Su existencia se confirmará por la ocurrencia o no de uno o más eventos inciertos en el futuro que no dependen en su totalidad del ICFES.
No serán objeto de reconocimiento en los Estados Financieros, pero se evaluarán continuamente, para que, en caso de cambiar de estado, se reconozcan como ingreso y activo.
Condiciones que originan derechos contingentes:
1- Reconocimiento de un derecho que está en discusión a favor del ICFES por efectos de la deuda o de obligaciones de un tercero.
2- Conciliación con un tercero de un derecho que estaba en discusión a favor del ICFES.
3- Sentencias de litigios o demandas a favor y que a consecuencia de ello deba recibirse el pago por el reconocimiento de un derecho que estaba en discusión a favor del ICFES, por efecto de la deuda o de obligaciones de un tercero.
4- Reconocimiento de seguros por el acontecimiento de siniestros que afecten bienes que estaban asegurados.
Para los demás efectos relacionados con el registro de los activos contingentes el ICFES, aplicará lo contenido en la Resolución DAF No. 09 de 2010 y sus modificaciones.
Pasivos Contingentes
Reconocimiento
Es una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados o una obligación presente de la cual no puede estimarse el valor con la suficiente fiabilidad o en la que la entidad considera que no es probable que requiera el desprendimiento de recursos. Su existencia se confirmará por la ocurrencia o no de uno o más eventos inciertos en el futuro que no dependen en su totalidad del ICFES.
No serán objeto de reconocimiento en los Estados Financieros, pero se evaluarán continuamente, para que, en caso de cambiar de estado, se reconozcan como pasivo.
Revelación
Información a revelar sobre activos contingentes
El ICFES revelará los activos contingentes en cuentas de orden deudoras cuando sea posible realizar una medición. Además, para cada tipo de activo contingente, revelará la siguiente información:
a) Una descripción de la naturaleza del activo contingente;
b) Una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información; y
c) el hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b).
Información a revelar sobre pasivos contingentes
El ICFES revelará los pasivos contingentes en cuentas de orden acreedoras contingentes cuando sea posible medirlos. Además, para cada tipo de pasivo contingente, en las notas a los estados financieros, revelará la siguiente información:
a) Una descripción de la naturaleza del pasivo contingente;
b) Una estimación de los efectos financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información; y
c) El hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b).
Controles contables
Los controles contables relacionados con activos y pasivos contingentes, estarán encaminados a:
• Asegurarse de que todas las áreas reportan en forma oportuna y confiable información relacionada con provisiones, pasivos y activos contingentes.
• Validar que se efectúen todas las revelaciones en las notas a los estados financieros, requeridas para una mejor comprensión de la información.
• Revisar los pasivos contingentes y provisiones para garantizar que los saldos son vigentes y que se mantienen las condiciones que los originaron; reportar posibles ajustes ante cambios en las situaciones iníciales, para que se reconozcan los nuevos hechos económicos.
• Validar la clasificación adecuada de las demandas y litigios a favor y en contra.
2.6.14. Ingresos de actividades ordinarias
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de ingresos de actividades ordinarias, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo IV, numeral 1, del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público
Alcance
Esta política será aplicada al reconocimiento de los ingresos del ICFES para tal efecto, se entenderán como ingresos, los aumentos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o aumentos de valor de los activos, o bien como salidas o disminuciones de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio, estos surgen de transacciones con y sin contraprestación.
Reconocimiento
ICFES aplicará los criterios de reconocimiento de ingresos por separado a cada transacción y se reconocerá cuando el resultado de una transacción pueda estimarse con fiabilidad
INGRESOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
El ICFES reconoce dentro de los ingresos ordinarios aquellos obtenidos por la prestación de servicios inherentes al cumplimiento de su misión institucional.
Están compuestos por:
Venta de Servicios: Derivados del recaudo de las pruebas de estado referentes a la evaluación de la educación y los recibidos por contratos interadministrativos por servicios de evaluación.
Prueba Saber11: Esta prueba aplicada dos veces al año, evalúa la educación media y tiene tres objetivos principales: 1. Seleccionar estudiantes para la educación superior; 2. Monitorear la calidad de la formación que ofrecen los establecimientos de educación media y 3. Producir información para la estimación del valor agregado de la educación superior. Está dirigida a los estudiantes que se encuentran finalizando el grado undécimo y a personas que hayan obtenido el título de bachiller y quieran repetir la prueba.
Saber TyT: Esta prueba aplicada dos veces al año, evalúa el desarrollo de competencias genéricas comunes a grupos de programas con características de formación similares. Está dirigida a estudiantes próximos a culminar los programas académicos de pregrado de nivel técnico y tecnológico.
Saber Pro: Esta prueba aplicada una vez al año, evalúa el desarrollo de competencias genéricas y específicas a los estudiantes. Además, es fuente de información para la construcción de indicadores que evalúan la calidad de los programas e instituciones educativas. Estos resultados permiten producir indicadores de valor agregado de la educación superior en relación con el nivel de competencias de quienes ingresan a ella. Está dirigida a los estudiantes próximos a culminar los programas académicos de pregrado de nivel universitario profesional.
Saber Pro Exterior: Esta prueba aplicada una vez al año, tiene el mismo objetivo del examen Saber Pro, la única diferencia es que está dirigida a estudiantes de últimos semestres que se encuentran en el exterior en práctica o intercambio.
Pre saber: Con el fin de familiarizar a los estudiantes de décimo con la estructura y las condiciones de aplicación de la prueba Saber 11°, se desarrolló esta prueba, la cual ofrece resultados indicativos de sus fortalezas y debilidades en las diferentes áreas evaluadas. Esta prueba no produce resultados para el ingreso a la educación superior.
Saber 3°, 5° y 9°: El propósito de esta prueba es contribuir al mejoramiento de la calidad de la educación colombiana mediante la evaluación periódica del desarrollo de competencias de los estudiantes de educación básica, como indicador de calidad del sistema educativo.
Otras pruebas:
inglés para docentes, patrulleros de la policía nacional, ascenso mayor de la policía nacional, aprendamos 2° a 5°, evaluación de carácter diagnostico formativa,
Ingresos por concepto de Talleres y Seminarios
Los ingresos por concepto de talleres y seminarios se obtienen a partir de las labores misionales del Instituto, y se reciben como resultado de facturación, sin embargo, estos ingresos son gravados con IVA ya que no hacen parte del objeto misional del ICFES.
Proyectos Especiales:
Son aquellos que el ICFES recibe como resultado de convenios interadministrativos firmados con entidades del sector público o en dado caso aquellos que se firmen con empresas del sector privado.
INGRESOS POR EL USO DE ACTIVOS POR PARTE DE TERCEROS
Se reconocerán siempre que el valor de los ingresos pueda medirse con fiabilidad y sea probable que el ICFES reciba los beneficios económicos asociados con la transacción.
Ingresos de capital: Se obtienen por concepto de rendimientos financieros de cuentas de ahorro, cupón y de capital derivados del portafolio de inversiones en TES.
Ingresos generados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles: El ICFES recibe ingresos producto del arrendamiento de los inmuebles ubicados en la avenida calle 19 no. 6-68, pisos 17 y 18 oficinas 1700 y 1800, respectivamente, las oficinas 404 y 405 junto con 6 parqueaderos en el mismo inmueble identificados con los números 45, 46, 58, 59, 60 y 61 del "edificio ángel" en la ciudad de Bogotá D.C., que son de pertenencia del Instituto.
Medición
Los ingresos de actividades ordinarias se medirán al valor de la contraprestación recibida o por recibir, una vez deducidas las rebajas y descuentos.
Teniendo en cuenta que el ICFES presta los servicios a través de un número indeterminado de actos a lo largo de la realización de cada una de las pruebas, reconocerá los ingresos (previamente presupuestados) de forma lineal a lo largo de la realización de cada una de las mismas, basado en el recaudo efectivo mensual. Esto es, se reconocerán a la realización de cada prueba.
Revelación
El ICFES revelará la siguiente información con referencia a los ingresos de actividades ordinarias:
a) las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos, incluyendo la metodología utilizada para la determinación del grado de avance de las operaciones incluidas en la prestación de servicios;
b) la cuantía y el origen de cada categoría material de ingresos por la prestación de servicios, intereses, y arrendamientos, entre otras;
c) el valor de los ingresos producidos por intercambios de bienes o servicios.
Controles contables
Los controles contables de los saldos de ingresos de actividades ordinarias deben estar encaminados a:
• Asegurar que se hayan reconocido todos los ingresos de los servicios efectivamente realizados en el periodo.
• Garantizar que los ingresos se reconozcan por los valores de las tarifas autorizadas o según los acuerdos realizados con los usuarios.
• Asegurar que los ingresos sean medidos con fiabilidad y que los métodos de estimación de los ingresos garanticen que las estimaciones no superan los valores determinados en esta política contable; en caso contrario, se deberán establecer mecanismos para modificar estos métodos.
• Determinar que la presentación y revelaciones de los ingresos, están acordes con las políticas establecidas por el ICFES.
2.6.15. Subvenciones
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de subvenciones, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo IV, numeral 2 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
Esta política especifica la contabilidad de todas las subvenciones del gobierno. Una subvención del gobierno es una ayuda del gobierno en forma de una transferencia de recursos a una entidad en contrapartida del cumplimiento, futuro o pasado, de ciertas condiciones relacionadas con sus actividades de operación.
Reconocimiento
Se reconocerán como subvenciones, los recursos procedentes de terceros que estén orientados al cumplimiento de un fin, propósito, actividad o proyecto específicos. Estas pueden estar o no condicionadas y pueden ser reintegrables, dependiendo del cumplimiento pasado o futuro de ciertas condiciones.
Corresponde generalmente a una transferencia de recursos del sector público para que se gestione actividades que generan beneficios económicos futuros. Serán susceptibles de reconocerse como pasivos o como ingresos. Cuando las subvenciones se encuentren condicionadas. Se tratarán como pasivos hasta tanto se cumplan las condiciones asociadas a las mismas para el reconocimiento como ingreso.
Medición
Las subvenciones pueden ser monetarias o no monetarias. Las Monetarias se medirán por el valor recibido. Las No Monetarias, se medirán por el Valor Razonable y, en ausencia de este por el costo de reposición.
Si no es posible obtener los valores anteriores, las subvenciones no monetarias se medirán por el valor en libros de la entidad que cede el recurso.
Devolución de Subvenciones
El reembolso de una subvención se reconocerá como una reducción del saldo del pasivo inicialmente reconocido y como una disminución del valor del activo correspondiente de acuerdo con la naturaleza de los recursos a entregar.
Presentación de Subvenciones
Las subvenciones se presentarán por separado en el resultado del periodo dentro del resultado integral.
Revelación
El ICFES revelará la siguiente información:
a) una descripción de la naturaleza y cuantía de las subvenciones reconocidas;
b) las condiciones cumplidas, por cumplir y otras contingencias relacionadas con las subvenciones condicionadas que no se hayan reconocido en resultados;
c) los periodos que cubre la subvención, así como los montos amortizados y por amortizar; y
d) las subvenciones a las que no se les haya podido asignar un valor.
2.6.16. Transacciones en moneda extranjera
Directriz General de Política
Para el Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de los efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la Moneda Extranjera, ICFES aplicará las directrices de política contenidas en el capítulo V, numeral 1 del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
Alcance
La presente política se aplicará a la contabilización de todas las transacciones en moneda extranjera y los negocios en el extranjero, en los estados financieros del ICFES, y cómo convertir los estados financieros a la moneda de presentación diferente al peso.
La presente política contable NO aplica para:
• Instrumentos financieros denominados en una moneda extranjera.
• La contabilidad de coberturas de partidas en moneda extranjera.
Reconocimiento Inicial
Es toda transacción cuyo importe se denomina o exige su liquidación en una moneda diferente al peso colombiano y se reconocerá utilizando el peso colombiano.
La tasa de cambio de contado (tasa del valor actual de la moneda) a la fecha de la transacción se aplicará al valor en moneda extranjera.
Reconocimiento de las diferencias en cambio
Al final de cada período contable, las partidas monetarias en moneda extranjera se reexpresarán utilizando la tasa de cambio en la fecha de cierre del período. Las diferencias en cambio que surjan al liquidar las partidas monetarias, se reconocerán como ingreso o gasto del período.
Revelación
El ICFES revelará la siguiente información:
a) El valor de las diferencias de cambio en el resultado del periodo, con excepción de las procedentes de los instrumentos financieros medidos al valor de mercado con cambios en resultados, de acuerdo con las Norma de Inversiones de Administración y Liquidez; y
b) Las diferencias de cambio netas reconocidas en el patrimonio, así como una conciliación entre los valores de estas diferencias al principio y al final del periodo contable.
Controles contables
Los controles contables asociados a los efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera están encaminados a:
• Verificar que los ajustes por la diferencia en cambio sean realizados adecuadamente, según los criterios establecidos en esta práctica contable y sean comparados contra los registros contables realizados en los Estados Financieros.
• Garantizar que en el cálculo y determinación de la diferencia en cambio se utilice la tasa de cambio asociada a la fecha de la transacción de acuerdo a la transferencia de riesgos y beneficios de la operación.
2. POLITICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES
Son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por el ICFES para la elaboración y presentación de los estados financieros, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5 del capítulo VI, del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público.
El ICFES cambiará una política contable cuando se realice una modificación en el Régimen de Contabilidad Pública, o cuando considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y a la relevancia de la información financiera.
Los cambios en las políticas contables se aplicarán de manera RETROACTIVA. La nueva política se aplicará como si se hubiera aplicado siempre. Para tal efecto, el ICFES ajustara los saldos iniciales de cada componente afectando el patrimonio para el período anterior más antiguo sobre el que se presente información.
Cuando se haga un cambio en las políticas contables, el ICFES presentará un estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo.
En todo caso, se aplicará lo dispuesto en el Nuevo Marco Normativo cuando sea impracticable la aplicación de los cambios de manera retroactiva.
Al adoptar un cambio en una política, se revelará:
a) La naturaleza del cambio
b) Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuye a la representación fiel y suministra información relevante
c) El valor del ajuste
d) Justificación de las razones por las cuales es impracticable la aplicación de manera retroactiva
Cambios en una estimación contable
Es un mecanismo utilizado para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse.
Son estimaciones contables: el deterioro del valor de los activos, el valor razonable de los activos financieros, el valor residual, la vida útil de los activos depreciables y las obligaciones por garantías concedidas.
Si como consecuencia de obtener nueva información, de poseer más experiencia, o de nuevos acontecimientos, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y de ser necesario se ajustará, por lo cual su aplicación es PROSPECTIVA.
La afectación será al resultado del periodo en que tenga lugar el cambio, o incluyendo los periodos futuros. Si afecta activos, pasivos o patrimonio, se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros en el periodo en que se presente el cambio.
El ICFES revelará:
a) La naturaleza del cambio
b) El valor del cambio
c) La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros
Corrección de errores en periodos anteriores
Son omisiones e inexactitudes en los estados financieros para uno o más periodos anteriores (errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes).
Los errores materiales descubiertos en el mismo período, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros de manera retroactiva.
Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente, se corregirá de forma prospectiva.
Los errores inmateriales, se corregirán ajustando los saldos de las cuentas afectadas y no se requerirá su reexpresión retroactiva.
El ICFES revelará:
a) La naturaleza del error
b) El valor del ajuste para cada periodo presentado
c) El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente contabilidad
d) Justificación de las razones por las cuales no se hizo una reexpresión retroactiva
Hechos ocurridos después del periodo contable
Son eventos que se producen entre el final del periodo contable (31 de diciembre) y la fecha de autorización para la publicación de estados financieros.
Hechos que implican ajuste
Son los que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo, y requiere ajuste en los estados financieros como:
a) Resolución de un litigio judicial que confirme que la empresa tenía una obligación presente al final del periodo contable
b) Recepción de información que indique el deterioro o ajuste en el deterioro de un activo al final del periodo contable
c) Valor de transacciones realizadas no reconocidas
d) Descubrimiento de fraudes y errores que demuestren que los estados financieros son incorrectos.
Hechos que no implican ajuste
Son aquellos que indican condiciones surgidas después del mismo y que por su materialidad serán objeto de revelación, entre otros tenemos:
a) Ocurrencia de siniestros
b) Anuncio o comienzo de reestructuraciones
c) Decisión de liquidación o cese de actividades
d) Inicio de litigios
El ICFES revelará:
a) La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros
b) El responsable de la autorización
c) La instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado
d) La naturaleza de los eventos que no implican ajuste
e) Estimación del efecto financiero de los eventos que no implican ajuste o la aclaración de que no es posible hacer la estimación.
Controles contables
Controles contables a la aplicación de cambios en políticas contables, estimaciones contables y corrección de errores son implementados por el ICFES con el objetivo de:
• Asegurar que se reconozca adecuadamente el efecto retroactivo o prospectivo de cambios en políticas y estimados
• Garantizar que la información financiera del ICFES sea veraz y se realice depuración de la misma mediante corrección de errores en la medida que son identificados
• Determinar que la presentación y revelaciones de políticas contables y estimaciones, así como cambios a las mismas sea la adecuada y en concordancia con las políticas establecidas por el ICFES.
3. SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE
Es responsabilidad del Representante Legal y tiene como objetivo establecer los criterios para garantizar la inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, regulando aspectos relativos a los documentos contables (soportes, comprobantes y libros de contabilidad).
Pueden ser de origen externo (provienen de terceros) o interno (elaborados por la entidad), producto de eventos transaccionales (surge de una operación con un tercero) o no transaccionales (nueva información en la medición de un recurso).
Los soportes de origen externo, que surgen de eventos transaccionales, deben contener como mínimo:
a) Fecha
b) Cuantía
c) Descripción de la transacción
d) Datos básicos que permitan identificar el tercero con quien se llevó a cabo la operación
e) Requisitos establecidos por las autoridades competentes
Los soportes de origen interno, que surgen de eventos no transaccionales, deben contener como mínimo:
a) Fecha
b) Cuantía
c) Concepto
d) Quién lo elaboró y aprobó, ya sea en el documento o identificándolo a través del sistema de información.
3.2. Comprobantes de Contabilidad
Sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
El ICFES elaborará los comprobantes de contabilidad en español, en forma cronológica, y se identificará:
a) Entidad
b) Fecha
c) Número
d) Descripción del hecho económico y referencia a los soportes que sustentan la transacción y que se conservaran en forma electrónica, digital o física.
e) Cuantía
f) Código
g) Denominación de las cuentas afectadas
La generación de los comprobantes contables es electrónica, al igual que su conservación. Los soportes o anexos pueden ser electrónicos, digitales o físicos.
El ERP, permitirá la identificación del nombre de la persona que lo elaboró y aprobó.
El ICFES utilizará para el reconocimiento de los hechos económicos, comprobantes de ingreso, egreso y generales (ajustes).
Libros de Contabilidad
Son los documentos que sistematizan cronológicamente los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros.
El ICFES llevará los libros de contabilidad principales y auxiliares en español. Los Libros principales son el Libro Diario y el Libro Mayor.
El Libro diario registra cronológicamente los movimientos diarios de cada una de las cuentas afectadas. Debe contener como mínimo: la fecha del movimiento, código y denominación de la cuenta y el movimiento débito y crédito.
El Libro mayor resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas. Debe contener como mínimo: el mes al cual corresponden los saldos iniciales, el movimiento débito y crédito y el saldo final de la cuenta.
Los Libros auxiliares detallan cronológicamente los hechos registrados en los comprobantes de contabilidad. Debe contener como mínimo: el periodo que comprende el libro auxiliar, la fecha, clase y número de comprobante de contabilidad que originó el registro, la descripción general del hecho o hechos económicos que se registran en el comprobante de contabilidad, saldo inicial y final.
Los auxiliares detallados del ICFES y sus soportes, están contenidos en las bases de datos administradas por las diferentes áreas (Nómina, Activos Fijos, Tesorería, Facturación clientes, Cuentas por pagar, presupuesto, Abastecimiento, Oficina asesora jurídica, Subdirección de aplicación de instrumentos -Prisma).
Prohibiciones relacionadas con los documentos contables
No se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar las denominaciones y cuantías ni adicionar información a la inicialmente establecida en los documentos.
En los comprobantes y libros de contabilidad, está prohibido alterar el orden cronológico en que se presentan los hechos.
Conservación de los documentos contables
El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
El ICFES, en las políticas de gestión documental, gestión de seguridad de la información y gestión de la información, establecerá las políticas y controles internos que le permitan garantizar la tenencia, conservación, reproducción, y sus correspondientes copias de seguridad; minimizando el riesgo por perdida o daño de la información financiera.
Las políticas y procedimientos definidos, deben:
a) Garantizar la reproducción exacta
b) Ser accesibles para su posterior consulta
c) Ser conservados en el formato en que se hayan generado, o en algún formato que permita demostrar que se reproduce con exactitud la información generada.
d) Conservar toda información que permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el documento.
Pérdida y reconstrucción de documentos
En caso de presentarse pérdida de la información, deberá activarse el plan de contingencia y de continuidad establecido por la entidad, en desarrollo del sistema de gestión de calidad y administración del riesgo.
En todo caso, debe ordenarse de inmediato la reconstrucción de la información por parte del Representante Legal.
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)
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