RESOLUCION 158 DE 2016

(marzo 4)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo de Registro, Aplicación y Aseguramiento de Recursos dentro de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos y se establecen los empleos que los conforman

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN ICFES

En uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, la Ley 1324 de 2009 y el numeral 10 del artículo 9o del Decreto 5014 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios, entre otros, de eficacia, economía y celeridad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el artículo 115 de la ley 489 de 1998, señala en relación con las Plantas Globales y los Grupos Internos de Trabajo, lo siguiente: "El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente Ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de organización y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, su representante leqal podrá crear y orqanizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiquientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento". (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Que a través del artículo 8 del Decreto 2489 de 2006, dispone que la integración de los grupos internos de trabajo que se creen con ocasión a lo dispuesto en el artículo antes transcrito, no podrán ser inferiores a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.

Que el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, estableció que el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación ICFES, tendría por objeto ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación. De la misma manera el ICFES podrá realizar otras evaluaciones que le sean encargadas por entidades públicas o privadas y derivar de ellas ingresos, conforme a lo establecido en la Ley 635 de 2000.

Que como consecuencia de lo anterior, la Ley 1324 de 2009, estableció que unas de las funciones principales del ICFES, sería la relacionada con: "Desarrollar la fundamentación teórica, diseñar, elaborar y aplicar instrumentos de evaluación de la calidad de la educación, dirigidos a los estudiantes de los niveles de educación básica, media y superior, de acuerdo con las orientaciones que para el efecto defina el Ministerio de Educación Nacional."

Que con el propósito de desarrollar el objeto y la función antes mencionada, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 5014 del 28 de diciembre de 2009, por medio del modificó la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación – ICFES.

Que el numeral 2.6.3.2., del artículo 1, del Decreto 5014 deI 2009, estableció que dentro de la estructura del Instituto existiría una dependencia que se denominaría la Subdirección de Aplicación de Instrumentos, la cual de acuerdo con el artículo 28 ibídem, tendría a cargo entre otras las siguientes funciones:

- Diseñar implementar y controlar procesos y procedimientos de calidad para el recaudo de las tarifas, aplicación de los diferentes instrumentos de evaluación, incluyendo la inscripción y citación de los evaluados, el aseguramiento de los recursos físicos, humanos y de infraestructura requeridos para realizas las aplicaciones hasta el procesamiento y publicación de resultados.

- Planear, organizar y controlar la ejecución de la aplicación de instrumentos.

Que en virtud de lo anterior, los procesos de inscripción, citación y aplicación, son funciones principales de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES, y con el propósito de adaptarlos a las nuevas exigencias normativas y a las necesidades planteadas por los usuarios internos y externos, el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES, está desarrollando una serie de cambios en los sistemas de información de la dependencia y en las plataformas tecnológicas que los soportan.

Que en consecuencia, los procesos a cargo de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos se deben estandarizar y proteger, teniendo en cuenta el impacto que tienen en la misión de la Entidad, de tal forma que se garantice que el recurso humano asignado a la dependencia, adelantará de forma coordinada las acciones necesarias para dar cumplimento a los objetivos y metas de la Subdirección, así como asegurar la gobernabilidad de la información que se genera dentro de cada uno de los procesos, razón por la cual, es necesario designar responsables de los procesos, que lideren el buen desempeño de los mismos.

Que por lo antes expuesto, se consideró pertinente conformar de forma permanente Grupos Internos de Trabajo, cuyo propósito principal será el de garantizar la eficiencia y eficacia de los procesos de inscripción, citación y aplicación, frente a los cambios que se están presentado en la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES y de esta manera fortalecer el cumplimiento de la gestión encomendada a la dependencia.

Que en virtud de lo anterior y en consideración a que el artículo 15 del Decreto 229 de 2016, establece que: "(...)los empleados de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Empresas Sociales del Estado y las Unidades Administrativas Especiales que tengan planta global y que tengan a su cargo coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo, creados mediante resolución del jefe del organismo respectivo, percibirán mensualmente un veinte por ciento (20%) adicional al valor de la asignación básica mensual del empleo que estén desempeñando, durante el tiempo en que ejerzan tales funciones. Dicho valor no constituye factor salarial para ningún efecto legal. Para las entidades descentralizadas se deberá contar con la aprobación previa de la Junta o Consejo Directivo respectivo y la disponibilidad presupuestal correspondiente.", fue presentado ante la Junta Directiva del Instituto la solicitud de crear dentro de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES, los Grupos Internos de Trabajo, que se relacionan a continuación:

DENOMINACIÓN
Grupo Interno de Trabajo de Registro
Grupo Interno de Trabajo de Aplicación
Grupo Interno de Trabajo de Aseguramiento de Recursos

Que una vez presentada y estudiada la solicitud, la Junta Directiva del Instituto aprobó la creación de los tres (3) Grupos Internos de Trabajo dentro de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES, a través del acta No. 65 deI 11 de febrero de 2016.

Que en virtud de lo anterior, se requiere crear, conformar y organizar mediante resolución, los Grupos Internos de Trabajo, de Registro, Aplicación y Aseguramiento de Recursos, adscritos a la Subdirección de Aplicación de Instrumentos, que permitan el cumplimiento de los fines de la entidad.

Que con el presente acto de creación de los Grupos Internos de Trabajo, es necesario determinar las funciones que deben cumplir cada uno de los Grupos, las responsabilidades y demás elementos para su funcionamiento y operatividad.

Que en merito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Crear en la Subdirección de Aplicación de Instrumentos, tres (3) Grupos Internos de Trabajo, que se encargarán de coordinar e implementar los procesos de registro, aplicación y aseguramiento de recursos, y se denominarán así:

DENOMINACIÓN
Grupo Interno de Trabajo de Registro
Grupo Interno de Trabajo de Aplicación
Grupo Interno de Trabajo de Aseguramiento de Recursos

ARTÍCULO SEGUNDO: El Grupo Interno de Trabajo de Registro, tiene como objetivo principal proveer los insumos necesarios para los procesos de inscripción y citación de todos los exámenes, teniendo en cuenta las poblaciones especiales (usuarios en condición de discapacidad y reclusos), a través de los sistemas de información PRISMA e INTERACTIVO.

ARTÍCULO TERCERO: El Grupo Interno de Trabajo de Registro, tendrá las siguientes funciones para el logro de su objetivo:

1. Analizar el comportamiento histórico de los municipios de aplicación y activar los municipios en los sistemas de información para cada una de los exámenes que realice el ICFES.

2. Realizar el proceso de generación de biblias por el sistema de información PRISMA para los exámenes que se requiera.

3. Definir la cantidad de sitios de aplicación que se requieran para cada examen, teniendo en cuenta las características de cada examen.

4. Administrar el sistema de información INTERACTIVO para los procesos de inscripción y citación según las características de los mismos.

5. Realizar la invitación y monitorear la confirmación del préstamo de los sitios de aplicación a través del sistema de información para cada una de los exámenes que realice el ICFES.

6. Actualizar los datos en los sistemas de información de los sitios de aplicación para cada una de los exámenes que realice el ICFES.

7. Verificar, confirmar y actualizar en el sistema de información lo correspondiente a la población en condición de discapacidad y las personas privadas de la libertad que se inscriben a cada examen para garantizar el éxito del proceso.

8. Gestionar la activación de sitios y salones en el sistema de información para realizar la citación de los usuarios inscritos a cada examen que realiza el ICFES.

9. Enviar las cartas de confirmación del préstamo de los sitios de aplicación para cada uno de los exámenes pruebas que realiza el ICFES.

10. Generar la información variable (listados de asistencia, listados de firmas y entre otros) que se utilizará en cada uno de lós exámenes que realice el ICFES.

11. Monitorear el funcionamiento de los sistemas de información PRISMA e INTERACTIVO para los procesos de inscripción y citación que se realicen para los exámenes que realice el ICFES.

12. Las demás que de acuerdo a su objetivo le sean asignadas por el Subdirector de Aplicación de Instrumentos.

ARTÍCULO CUARTO: El Grupo Interno de Trabajo de Aplicación, tiene como objetivo principal la planificación y el monitoreo de la aplicación del examen a los usuarios, adelantando las actividades de logística definidas por el ICFES.

ARTÍCULO QUINTO: El Grupo Interno de Trabajo de Aplicación, tendrá las siguientes funciones para el logro de su objetivo:

1. Realizar la actualización de los manuales y formatos que se utilizan en el desarrollo de los exámenes que realiza el ICFES.

2. Elaborar las presentaciones para los procesos de capacitación y reuniones previas para cada uno de los exámenes que realiza el ICFES.

3. Monitorear los procesos de invitación, confirmación y nombramiento de los examinadores para cada examen que realiza el ICFES.

4. Coordinar los procesos de capacitación de los examinadores (de Bogotá y los nuevos delegados) para realizar su ingreso a las bases de datos del ICFES.

5. Monitorear las reuniones previas de los coordinadores de municipio y delegados que participarán en los exámenes que realiza el ICFES.

6. Monitorear la aplicación de los exámenes que realiza el ICFES.

7. Monitorear el diligenciamiento del informe vía Web de los delegados, que aplicaron los exámenes que realiza el ICFES.

8. Monitorear la recepción de informes de los delegados una vez finalizada la aplicación del examen.

9. Realizar auditorías al operador de logística de aplicación y elaborar los informes correspondientes a cada examen que realiza el ICFES, para apoyar el seguimiento al contrato.

10 .Verificar la actualización de datos en los sistemas de información PRISMA e INTERACTIVO por cada examen que realiza el ICFES.

11. Las demás que de acuerdo a su objetivo le sean asignadas por el Subdirector de Aplicación de Instrumentos.

ARTÍCULO SEXTO. El Grupo Interno de Trabajo de Aseguramiento de Recursos, tiene como objetivo principal analizar y monitorear las actividades y ejecución contractual de las personas naturales y jurídicas contratadas por el ICFES, que están a cargo de la Dirección de Producción y Operaciones y de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos.

ARTÍCULO SÉPTIMO. El Grupo Interno de Trabajo de Aseguramiento de Recursos, tendrá las siguientes funciones para el logro de su objetivo:

1. Elaborar los documentos técnicos para contratar los servicios que garanticen los procesos de impresión, distribución, logística de aplicación y lectura, para los exámenes que realiza el ICFES.

2. Apoyar el seguimiento de la ejecución de los contratos que estén a cargo de la Dirección de Producción y Operaciones y de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos.

3. Gestionar el trámite para el pago de las facturas o cuentas de cobro presentadas por los contratistas hasta la liquidación de los contratos que estén a cargo de la Dirección de Producción y Operaciones y de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos.

4. Elaborar el Plan Anual de Compras con el fin de identificar el valor total de los recursos requeridos por la Subdirección de Aplicación de Instrumentos en cada vigencia.

5. Realizar auditorías al operador de distribución y elaborar los informes correspondientes de cada examen que realiza el ICFES para apoyar el seguimiento al contrato.

6. Verificar los pagos correspondientes a viáticos, transporte y servicios técnicos de cada examen, de acuerdo a las tarifas establecidas por el ICFES.

7. Analizar los costos unitarios y totales de los diferentes exámenes que realiza el ICFES, así como apoyar el estudio de las tarifas que se pagan a los examinadores cuando se requiera.

8. Las demás que de acuerdo a su objetivo le sean asignadas por el Subdirector de Aplicación de Instru mentos.

ARTÍCULO OCTAVO. CONFORMACIÓN: Los grupos internos de trabajo de registro, aplicación, lectura y aseguramiento de recursos, estarán conformados por los funcionarios que ocupen los siguientes cargos:

Lo anterior sin perjuicio de contar con el apoyo técnico y administrativo externo para apoyar las funciones de cada grupo.

PARÁGRAFO PRIMERO. Los Grupos Internos de Trabajo, conformados por esta resolución deberán siempre estar integrados por un mínimo de cuatro (4) servidores públicos, destinados a cumplir funciones determinadas.

PARÁGRAFO SEGUNDO. La Directora General del ICFES, designará mediante acto administrativo, los servidores públicos que ejercerán las funciones de coordinación dentro de los Grupos Internos de Trabajo creados mediante la presente resolución.

ARTÍCULO NOVENO: La presente resolución rige a partir de su expedición.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., el

XIMENA DUEÑAS HERRERA

Directora General

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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