DIRECTIVA PRESIDENCIAL 8 DE 2022

(septiembre 17)

Diario Oficial No. 52.160 de 17 de septiembre de 2022

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Circular sin efectos por la Circular 2 de 2023>

A través de la presente directiva, se imparten medidas para fortalecer la racionalización, la probidad y la eficiencia del gasto público, en desarrollo de los principios que rigen la función pública, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.

Estas medidas deberán ser aplicadas en consonancia con lo que dispongan la normativa vigente aplicable.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público harán seguimiento al cumplimiento de estas medidas y evaluarán sus efectos.

1. MEDIDAS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1.1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN

Las entidades públicas solo podrán celebrar contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión cuando estos sean estrictamente necesarios por el volumen de trabajo que tenga a su cargo su personal de planta, o por la necesidad de conocimientos especializados. La necesidad de estos contratos deberá justificarse detalladamente, caso a caso, en los documentos precontractuales, entre otros, con las cifras de procesos, el número de proyectos, la gestión mensual, razones de la complejidad del servicio a contratar y el tiempo durante el cual se requerirá ese apoyo, que en ningún caso tendrá vocación de permanencia.

Cuando estos contratos sean necesarios por la insuficiencia del personal de planta, la respectiva entidad iniciará la adopción de las medidas que sean necesarias para asegurar que las correspondientes labores puedan ser desarrolladas por su personal de planta lo más pronto posible.

Excepcionalmente se podrán suscribir con recursos de proyectos de inversión, contratos de prestación de servicios para apoyar la gestión de las entidades estatales. Al estructurarse nuevos proyectos de inversión, el Departamento Nacional de Planeación verificará la razonabilidad de los porcentajes que se incluyan en las fichas de los proyectos para rubros como Gastos o Apoyo a la Gerencia del proyecto.

<Aparte tachado NULO> Las entidades públicas no podrán justificar la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión por insuficiencia de personal de planta para evacuar el respectivo trabajo, si tales contratos serán suscritos con personas naturales que ya tienen otros contratos de prestación de servicios con otras entidades públicas, lo cual verificarán previamente en la plataforma del SECOP. Tampoco si en sus plantas de personal hay cargos en vacancia definitiva por más de 6 meses.

Cada representante legal verificará que la entidad que representa cumpla con lo establecido en esta directiva en relación con este tipo de contratos.

1.2. RACIONALIZACIÓN EN LA CONTRATACIÓN DE ESTUDIOS

Antes de contratar estudios y/o diseños, cada entidad verificará si cuenta con otros estudios con el mismo o similar objeto (esto se podrá determinar considerando el alcance y los entregables de los estudios). En estos casos, la respectiva entidad revisará si es posible utilizar, total o parcialmente, los estudios que ya se tienen, para obtener el fin que se propone, o si es necesario actualizar, complementar, el estudio o el diseño que ya se tiene, en cuyo caso se aplicarán los principios de la contratación pública y solo contratará los trabajos adicionales que sean necesarios para actualizar o complementar dichos estudios.

1.3. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

Se recuerda a las entidades, que no pueden celebrar contratos interadministrativos para eludir los procedimientos de selección establecidos en el Estatuto General de Contratación Pública. Las entidades públicas deberán especificar, en los documentos precontractuales las razones de orden jurídico, técnico y económico que justifiquen la decisión de acudir a la modalidad de selección de contratación directa para la suscripción de dichos contratos y no a un mecanismo de selección de carácter competitivo. La suscripción de este tipo de contratos, se justificará en la misionalidad y objeto de la entidad pública con la que se pretende celebrar dicho contrato y en la experiencia acreditada para ejecutar el objeto contractual que se pretenda con el respectivo contrato.

En todo caso, las entidades públicas deberán adquirir sus bienes, obras o servicios observando los documentos tipo adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-. En consecuencia, no deberán celebrar contratos o convenios a través de los cuales se eluda la aplicación de estos instrumentos de transparencia contractual.

1.4. COMITÉS FIDUCIARIOS DE LOS PATRIMONIOS AUTÓNOMOS QUE MANEJEN RECURSOS PÚBLICOS

En los patrimonios autónomos o encargos fiduciarios que, por cualquier razón, tengan recursos públicos, se deberá pactar: i) que un funcionario del nivel directivo de la entidad pública de donde provengan los recursos, hará parte del correspondiente comité fiduciario, ii) que se hará, al menos cada mes, un reporte de los intereses o rendimientos que generen esos recursos y iii) que los intereses o rendimientos que produzcan esos recursos pertenecerán a la respectiva entidad o acrecentarán el recurso público en dicho patrimonio, salvo los que se pacte entregar a título de pago en las subcuentas del Contratista. De cada sesión se levantará el acta respectiva.

Las autorizaciones que se impartan para uso de dineros de anticipos deberán contar con un plan de inversión previamente aprobado por la interventoría, en el que se verificará que estos dineros solo podrán ser invertidos en los ítems o rubros previstos en ese plan.

1.5. CONFLICTOS DE INTERESES

Las entidades públicas incluirán en los Pliegos de Condiciones de los concursos de méritos para seleccionar interventores de sus contratos, la obligación de revelar las relaciones que tengan con las empresas ejecutoras de los proyectos sobre los cuales recaerá la respectiva interventoría, o con los distintos integrantes del consorcio o la unión temporal ejecutora, si ese fuera el caso, en los últimos 3 años, y también la obligación de revelar si los concursantes participaron en la elaboración de los estudios, diseños y estructuración del proyecto respecto del cual se ejercerá la correspondiente interventoría, con el fin de verificar la eventual existencia de conflictos de interés.

1.6. UTILIZACIÓN DE LA PLATAFORMA SECOP PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Se recuerda a las entidades que manejan recursos públicos que están en la obligación de publicar en el SECOP los contratos que celebren y sus modificaciones, y también toda la información de la ejecución contractual, incluyendo los informes periódicos de interventorías y supervisión que incluyan los avances físicos y financieros del objeto contractual.

1.7. REVISIÓN DE LOS MECANISMOS DE ADQUISICIÓN CONSOLIDADA DE BIENES Y SERVICIOS Y DEL ESQUEMA DE LOS ACUERDOS MARCO

Se reitera la importancia de aprovechar el poder de compra del Estado con el fin de mejorar la eficiencia de las compras públicas. Para este fin, las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación Pública deberán adquirir sus bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de la Tienda Virtual del Estado colombiano que administra la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente-, con el fin de implantar la política de “compras agregadas”, en desarrollo de la cual se agrupará la demanda de bienes y servicios que necesiten, para aprovechar las economías de escala al momento de adquirirlos.

La Agencia Nacional de Contratación -Colombia Compra Eficiente- desarrollará estrategias para aprovechar las economías de escala, incluyendo los casos en que no se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, en los términos del artículo 54 de la Ley 2195 de 2022.

1.8. MEDIDAS CONTRA LA AFECTACIÓN DE LA COMPETENCIA EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES

En los pliegos de condiciones las entidades exigirán que los oferentes a quienes se les requiera y no subsanen sus ofertas justifiquen la razón por la cual no subsanaron.

Las entidades deben dar traslado a la Superintendencia de Industria y Comercio a fin de que se adelanten las investigaciones a que haya lugar en los casos en que se identifiquen patrones sospechosos a efectos de propender por la preservación de la competencia real en la contratación pública.

1.9. REPORTES MENSUALES DE LA AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- publicará un visualizador cuya periodicidad de actualización será mensual, en el cual se puedan revisar los datos que permitan monitorear el nivel de competencia en la contratación, e identificar los procesos publicados en SECOP II en los cuales se presente un solo proponente y/o un único oferente habilitado.

1.10. LIQUIDACIÓN OPORTUNA DE LOS CONTRATOS ESTATALES

Las entidades de la administración pública implementarán medidas necesarias para liquidar los contratos con observancia de los términos establecidos, así como implementar planes de choque para eliminar el rezago en liquidaciones. Las Oficinas de Control Interno efectuarán seguimiento a esta directriz.

2. AUSTERIDAD EN GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN

2.1. PROHIBICIÓN DE INDEMNIZACIÓN DE VACACIONES

Los Jefes de Talento Humano se encargarán de la planeación de los periodos de disfrute de vacaciones de todo el personal de planta desde el inicio de cada anualidad, y propenderán por el cumplimiento del plan anual de vacaciones.

2.2. COMISIONES Y VIÁTICOS

Las entidades deberán justificar la necesidad de cada viaje y la razón por la cual no se utilizan los medios virtuales, así como el número de personas que viajarán, indicando la necesidad de su asistencia y el rol que cada una cumplirá, procurando el número estrictamente necesario y cuyas funciones estén directamente relacionadas con el objeto de la comisión.

Las entidades deberán planear, por lo menos trimestralmente, los viajes que sean necesarios para verificar el avance de las obras o los proyectos que se deban visitar, o los demás eventos que se deban atender por fuera de la ciudad donde tengan su sede, especificando las fechas de los viajes requeridos durante el correspondiente trimestre, con el objeto de optimizar el costo de los respectivos tiquetes, teniendo en cuenta que siempre se viajará en clase económica y procurando aprovechar los viajes a una zona determinada, para visitar todos los proyectos o las obras que sea necesario recorrer o verificar en esa zona.

Para los contratos de suministro de tiquetes siempre se utilizará la Subasta Inversa, minimizando los costos por administración o gestión, y si se encuentra vigente, el acuerdo marco de precios.

Para efectos de la liquidación de viáticos, las entidades podrán racionalizar el monto máximo permitido por el decreto vigente que regula la materia, estableciendo, por ejemplo, el reconocimiento de un 90% por este concepto en las comisiones de servicio.

2.3. VEHÍCULOS

Sólo podrán asignar vehículos oficiales a funcionarios del nivel directivo y excepcionalmente con previa justificación, a funcionarios del nivel asesor.

Cuando sea estrictamente necesario, para cumplir con la misionalidad, adquirir o arrendar vehículos para el servicio de los funcionarios de las entidades públicas, se avanzará en la transición energética en todos los casos en que sea posible, reemplazando los vehículos que funcionen con combustibles fósiles por vehículos eléctricos, o vehículos que funcionen con otras fuentes alternativas de energía.

Las entidades deberán ajustar los Manuales de Funciones con la finalidad de permitir que los funcionarios públicos que se desempeñan como conductores puedan cumplir labores de apoyo a la gestión administrativa como el archivo documental. Las entidades procurarán que las capacitaciones para estos funcionarios sean incluidas dentro de los Planes Institucionales de Capacitación.

No podrá asignarse vehículos oficiales a contratistas.

Resolución MINCULTURA 137 de 2023

2.4. ARRENDAMIENTOS DE SEDES

Antes de tomar un inmueble en arriendo, o de renovar contratos de arriendo, cada entidad pública deberá verificar si existen inmuebles de otras entidades que pueda ser viables para su funcionamiento a fin de celebrar un contrato de comodato, o un contrato de arrendamiento, con otra entidad pública.

Igualmente, para disminuir los gastos por arrendamientos de áreas se avanzará en los planes de acción para la implementación del trabajo remoto, conforme a las directrices del Ministerio del Trabajo, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Administrativo de la Función Pública.

La Agencia Inmobiliaria Virgilio Barco pondrá en marcha un plan de acción a fin de identificar predios de propiedad de entidades públicas e identificar opciones para el desarrollo en esos predios para la construcción de sedes propias.

2.5. COMBUSTIBLES

Todas las entidades deben contar con mecanismos de control de consumo en tiempo real y con seguridad, como por ejemplo los llamados Stickers.

2.6. PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES

Se prohíbe el uso de recursos públicos, o de créditos multilaterales o recursos de proyectos de inversión, para eventos de publicidad o publicaciones de tipo promocional.

2.7. SERVICIOS PÚBLICOS

Las entidades públicas deberán implementar medidas medioambientales y de ahorro, tales como grifos ahorradores, bombillos ahorradores y temporizadores, paneles solares.

Igualmente, implementarán la actualización en los sistemas de aires acondicionados, sistemas contra incendios, entre otros, por sistemas amigables con el medio ambiente, y que contribuyan también a hacer eficientes energética mente las entidades del sector.

2.8. ESQUEMAS DE SEGURIDAD

La utilización de recursos públicos para la implementación de los esquemas de seguridad deberá estar siempre justificada en estudios de exposición y de nivel de riesgo emitidos por las autoridades competentes.

2.9. VIGILANCIA

Las entidades evaluarán la viabilidad de implementar dispositivos tecnológicos como cámaras, alarmas u otros dispositivos, con el fin de reducir el gasto con este tipo de contratos.

3. MEDIDAS PARA PROMOVER LA TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN

3.1. HABILITACIÓN DE CANALES DE DENUNCIA

Las entidades habilitarán y promoverán la utilización de canales especiales y amigables para la denuncia de temas relacionados con presuntos hechos de corrupción y de otros asuntos dirigidos a optimizar la gestión pública, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y contar con la posibilidad de remitir la denuncia directamente a las autoridades competentes. Las entidades mantendrán la confidencialidad de estas denuncias de acuerdo con la ley.

Para fortalecer la Rendición de Cuentas anual, las entidades deberán informar el número de denuncias recibidas sobre presunta corrupción, falta de objetividad, transparencia, o dificultades para participar en los procesos de contratación, los temas denunciados, la gestión y los resultados obtenidos por la respectiva entidad para solucionar los problemas puestos de presente en las denuncias que reciban.

Las entidades administrarán encuestas anónimas entre los proponentes de los procesos de contratación, para verificar la percepción de los participantes sobre la transparencia y la objetividad de estos procesos.

En la audiencia pública o en las actividades de Rendición de Cuentas, las Oficinas de Control Interno Disciplinario presentarán el informe detallado de los resultados de su gestión.

Igualmente, se presentarán los avances y ejecución en la implementación de los programas de transparencia y ética pública que exige el artículo 31 de la Ley 2195 de 2022.

3.2. AUTOMATIZACIÓN DE LOS TRÁMITES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS

Las entidades procurarán automatizar todos sus trámites, y actualizarán sus páginas web para permitir que los ciudadanos conozcan en línea, el área encargada de atender cada trámite, el funcionario encargado, y el estado actual del trámite. Igualmente, las entidades desarrollarán alertas automáticas para visibilizar y controlar los tiempos de atención.

Las Oficinas de Control Interno harán seguimiento a esta directriz y al reporte de su entidad en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).

3.3. PROCESOS JUDICIALES

Cuando el Estado sea demandado, se recomienda la evaluación de la conveniencia jurídica y económica de presentar demandas de reconvención.

En los contratos con los apoderados del Estado se especificará que estos deben declarar todos sus conflictos de interés, incluyendo los que tengan en virtud de su participación, como beneficiarios reales, en empresas y en negocios particulares.

A través de la implementación de estas medidas se debe disminuir el gasto en los rubros de Adquisición de Bienes y Servicios de todas las entidades respecto de la vigencia anterior, y en lo que hace a contratación de prestación de servicios la disminución será de un 30%.

Se invita a las demás ramas del poder público, así como a todas las entidades territoriales, a evaluar la adopción de las directrices de la presente Directiva, en aplicación del principio de colaboración armónica previsto en el artículo 113 de la Constitución Política y disponer dentro de su planeación actividades que permitan la austeridad del gasto, en el marco de su competencia.

La presente Directiva Presidencial deroga la Directiva número 09 de 2018.

17 de septiembre de 2022.

GUSTAVO PETRO URREGO

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ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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