CONCEPTO 20343 DE 2021

(abril 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

XXXXXXXXXXXXX

Estimado XXXXX,

De manera atenta, nos permitimos dar respuesta a la solicitud de concepto remitida a esta Oficina, en los siguientes términos:

I. TEMA DE CONCEPTO REQUERIDO

“Necesidad y pertinencia de incluir el visto bueno por parte de la Dirección de Tecnología e Información en el acto administrativo, que da lugar a las devoluciones de recursos por concepto de las inscripciones a los estudiantes a las pruebas saber 11”.

II. CONSIDERACIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Con el propósito de dar respuesta al concepto requerido: (i) se señalará de manera previa el marco jurídico aplicable; (ii) se revisarán los antecedentes de la solicitud; (iii) se realizará el respectivo análisis jurídico del caso concreto, para finalmente exponer las conclusiones.

2.1. Marco Jurídico Aplicable

Son normas aplicables para la resolución del problema jurídico planteado las siguientes:

- Numeral 6o del artículo 11o del Decreto 5014 de 2009^[1]. Funciones de la Oficina Asesora Jurídica - OAJ.

- Numeral 5o del artículo 18o del Decreto 5014 de 2009. Funciones de la Subdirección Financiera y Contable - SFyC.

- Numeral 4o del artículo 19o del Decreto 5014 de 2009. Funciones de la Dirección de Tecnología e Información - DTI.

- Numeral 2o del artículo 4o de la Resolución Icfes de Delegación 280 de 2019^[2].

2.2. Antecedentes Expuestos

A través de oficio interno con radicado 20212400019303, la Subdirección Financiera y Contable solicitó concepto a la Oficina Asesora Jurídica sobre la sobre la necesidad y pertinencia de incluir el visto bueno por parte de la Dirección de Tecnología e Información en el acto administrativo que da lugar a las devoluciones de recursos por concepto de las inscripciones a los estudiantes a las pruebas Saber 11o cofinanciados por parte del Ministerio de Educación Nacional y las cuarenta y siete (47) Entidades Territoriales Certificadas -ETC- y no certificadas.

Lo anterior debido a que, frente al procedimiento mediante el cual se genera dicha devolución por medio del citado acto administrativo, la DTI es participe de manera previa en cuanto a la validación y confirmación de los saldos a favor con los que cuenta cada Institución Educativa y que son susceptibles de devolución. Por tanto, se requiere a esta Oficina Jurídica conceptuar, sobre la necesidad y pertinencia de incluir el visto bueno de la Dirección de Tecnología e Información teniendo en cuenta que es el área responsable de las bases de datos que administra la inscripción a los diferentes exámenes de estado.

2.3. Análisis Jurídico, caso en concreto y conclusión

De conformidad a las normas descritas en el marco jurídico aplicable, cuyo objetivo es asignar una organización y un funcionamiento armónico dentro de la Entidad se estimó lo siguiente:

El numeral 5o del artículo 18o del Decreto 5014 de 2009 dispone que la Subdirección Financiera y Contable ejecutará la funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia; en desarrollo de este precepto, el Icfes mediante el numeral 2o del artículo 4o de la Resolución Icfes de Delegación número 280 de 2019, delegó la siguiente función:

“(...) ARTÍCULO 4o. Delegar en el Subdirector Financiero y Contable las siguientes funciones:

2. Autorizar los pagos que deba realizar el Icfes por concepto de devoluciones, en los casos en que ello proceda, previa expedición del acto administrativo. (...)”

De acuerdo con lo anterior, en efecto le corresponde a la SFyC la aprobación o aval de la devolución de dinero de conformidad a la facultad otorgada, previo a la emisión del correspondiente acto administrativo.

Para ello, en virtud del numeral 6o del artículo 11o del Decreto 5014 de 2009^[3], le atañe a la OAJ conceptuar sobre proyectos de normas internas, decretos, acuerdos, resoluciones, convenios y demás actos administrativos a ser aplicados, propuestos o expedidos por la Entidad; orientación que se dirige tanto, a los actos administrativos de carácter general, como a los actos administrativos de carácter particular. Sobre este último, en donde recaen las resoluciones por concepto de devoluciones, en cumplimiento de control de legalidad implementado por la OAJ, como parte del asesoramiento, se efectúa la respectiva revisión de los proyectos de los actos administrativos expedidos, entre otros, por la SFyC, donde una vez se encuentren válidas y se examinen las circunstancias de hecho y de derecho vigentes al momento en que dicho acto se expide, procede esta Oficina a otorgar el visto bueno correspondiente.

Ahora, abordando el caso en concreto, en lo que concierne a la “necesidad y pertinencia de incluir el visto bueno por parte de la Dirección de Tecnología e Información en el acto administrativo” cuyo objeto deviene a una devolución de dinero, debe indicarse que no existe actualmente una normativa general o interna que conceda dicha competencia o delegación a la DTI. Sin embargo, y como bien se expuso en los antecedentes de este escrito en virtud de la consulta elevada, de conformidad a lo establecido en el numeral 4o del artículo 19o del Decreto 5014 de 2009 le corresponde la Dirección de Tecnología e Información dirigir la construcción y administración de las bases de datos, dentro de las cuales se encuentran la información respectiva relacionada con los saldos a favor que tienen lugar a las devoluciones; sin que dentro de la Entidad, debe decirse, exista otra área encargada de realizar tal acción de validación y confirmación, toda vez que como parte del proceso de inscripción se encuentra la etapa de pago que se signa dentro de la plataforma PRISMA, herramienta de la cual se precisa, es administrada por la DTI.

Por lo tanto, en criterio de esta Oficina Jurídica, si bien no hay disposiciones normativas que exhorten a la Dirección de Tecnología a conceder el visto bueno en las resoluciones donde de manera directa se tiene relación con dicha dependencia, es importante tener en cuenta la responsabilidad de cada área en el desarrollo y expedición de una resolución, máxime cuando en este caso por su revisión e insumo se determina concretar el acto administrativo.

En suma, la Oficina Asesora Jurídica considera pertinente incluir el visto bueno por parte de la Dirección de Tecnología e Información en el acto administrativo, que da lugar a las devoluciones de recursos por concepto de las inscripciones a los estudiantes a las pruebas Saber 11; siempre que en todo caso, los insumos que proporcionen la Dirección de Tecnología a cuenta propia, o a través de su Subdirección de Información, se entregue de manera formal mediante el Sistema de Gestión Documental que se tenga para ello, pues entendemos que dicha información de validación y confirmación de saldos puede ser brindada mediante correos electrónicos, que al parecer es como se viene adelantando, sin embargo ese medio de comunicación no es la herramienta creada por la Entidad para el cumplimiento de la respectiva función, ya que es necesario que de algún modo se fije la trazabilidad de cada devolución de dinero, verbigracia, como se remite el proyecto de resolución a la Oficina Asesora Jurídica lo cual se hace por medio del aplicativo de gestión documental. Esto se debe a que, a futuro cuando se requiera consultar cualquier información derivado del trámite de una devolución es más fiable y accesible la información que se encuentre en dicha herramienta de gestión documental y no la que se halle en un correo institucional que de alguna manera puede dejar de funcionar.

La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico y constituye un criterio auxiliar de interpretación de conformidad con los establecido en los artículos 26 del Código Civil y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015; sin carácter vinculante para las áreas relacionadas.

MARÍA CRISTINA DE LA CUADRA PIGAULT DE BEAUPRE

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Icfes, y se dictan otras disposiciones.

2. Por la cual se delegan funciones del Director General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) y se dictan otras disposiciones.

3. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Icfes, y se dictan otras disposiciones.

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"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de mayo de 2024

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