CONCEPTO 202430000610 DE 2024

(enero 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

COMUNICACIÓN INTERNA

Cordial Saludo,

En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 1 del artículo 11 del Decreto 5014 de 2009, la oficina asesora jurídica rinde concepto en relación con la consulta formulada mediante el mensaje de datos citado en el asunto.

1. SITUACIÓN PLANTEADA

La oficina asesora de planeación del Icfes (en adelante OAP) formula la siguiente consulta:

[F]rente a la publicación en pagina (sic) web y socialización (sic) del calendario de las pruebas de estado que realiza el Icfes, quiero solicitar (...) concepto jurídico, respecto a lo que la normativa nos indica frente a la expedición de una resolución para tal fin. Lo anterior, para continuar con las actividades correspondientes, buscando optimizar los tiempos de las áreas en tramites innecesarios y asegurando que los cambios que lleguen a darse tengan los controles correspondientes.

2. PROBLEMA JURÍDICO

¿Es obligatorio establecer el calendario de los exámenes de Estado a través de una resolución o acto administrativo?

3. CONSIDERACIONES

En relación con el asunto motivo de este concepto procede remitirse a las disposiciones de la Ley 1324 de 2009, del Decreto 1075 de 2015, conocido por la sigla DURSE (Decreto Único Reglamentario del Sector Educación) y del Decreto 5014 de 2009, normas que, en conjunto, regulan los aspectos fundamentales de los exámenes de Estado y de su operación a cargo del Icfes.

La revisión de las normas citadas permite establecer que la Ley 1324 de 2009 no se ocupa de este pormenor y, asimismo, que el DURSE se refiere tangencialmente al asunto para establecer que corresponde al Icfes dirigir y coordinar “el diseño, la producción y la aplicación de las pruebas” y, también, determinar el calendario de aplicación de los exámenes de Estado^[1].

Por su parte, el Decreto 5014 de 2009, en el reparto de las competencias del Icfes, asigna las siguientes funciones a la dirección de producción y operaciones (en adelante DPO):

1. Planear, coordinar y controlar el proceso de desarrollo de instrumentos de evaluación, desde la construcción de ítems y el armado de las pruebas hasta la inscripción, el recaudo de tarifas, la aplicación, el procesamiento de la información, la calificación y la publicación de los resultados.

3. Diseñar, planear, coordinar y controlar la logística de la aplicación de las pruebas.

5. Dirigir, hacer seguimiento, controlar y asignar los procesos de recaudo por concepto de evaluaciones y el registro (inscripción y citación a evaluaciones).

El mismo Decreto 5014 de 2009, dispone que a la subdirección de aplicación de instrumentos (en adelante SAI) le corresponde, entre otras funciones:

1. Diseñar, implementar y controlar los procesos y procedimientos de calidad para el recaudo de las tarifas, aplicación de los diferentes instrumentos de evaluación, incluyendo la inscripción y citación de los evaluados, el aseguramiento de los recursos físicos, humanos y de infraestructura requeridos para realizar las aplicaciones, hasta el procesamiento y publicación de resultados.

2. Planear, organizar y controlar la ejecución de la aplicación de los instrumentos.

4. Coordinar con las autoridades e instituciones educativas, su participación para la aplicación de los instrumentos.

De modo que las normas citadas no se ocupan de reglamentar el calendario de los exámenes de Estado, toda vez que sus preceptos nada disponen en relación con la forma y contenido de aquel; en consecuencia, entendemos que la decisión mediante la cual se determina el calendario no constituye un acto reglado, sometido a formalidades especiales. Sin embargo, cabe precisar que las disposiciones del DURSE permiten inferir que la agenda de los exámenes constituye un instrumento procedimental para planear, estructurar y organizar su aplicación y defieren al Icfes, en términos generales, el diseño de ese calendario.

En este orden de ideas, establecemos que el calendario constituye una decisión interna del Icfes, que no requiere de ninguna formalidad especial para su expedición y que tiene por objeto determinar el orden, la fecha, el sitio, los responsables, etc. de las actividades necesarias para aplicar las evaluaciones a cargo de este Instituto, especialmente aquellas en las cuales intervienen los terceros interesados o involucrados en los exámenes, como, por ejemplo, el registro o inscripción, pago de la tarifa, aplicación y la publicación de resultados.

Ahora bien, en el marco de la organización interna de la Entidad, observamos que el Decreto 5014 de 2019 asigna a la DPO la competencia de planear, en su integridad, el proceso de la aplicación de los exámenes, toda vez que le atribuye esta responsabilidad desde el desarrollo de los instrumentos de evaluación hasta la publicación de los resultados de los exámenes, incluyendo, entre otras fases, las etapas de inscripción o registro y el recaudo de las tarifas.

Comoquiera que la planeación del proceso de aplicación de las evaluaciones en mención coincide con la finalidad y el propósito del calendario de los exámenes de Estado, interpretamos que, en el Icfes, la responsabilidad de expedir el calendario corresponde a la DPO.

Adicionalmente, en la medida en que el Decreto 5014 de 2009 atribuye a la SAI algunas de las responsabilidades de la DPO, en lo que respecta a la estructuración de la operación de la aplicación de los exámenes de Estado, advertimos que ambas dependencias comparten la responsabilidad de determinar el calendario de aplicación de los exámenes de Estado.

Por otra parte, y sin perjuicio de las disposiciones del decreto 5014 de 2009, que son vinculantes para las áreas y funcionarios del Icfes, observamos que el sistema de gestión de calidad de esta Entidad guarda silencio en relación con la responsabilidad de la DPO, de elaborar el calendario de los exámenes de Estado, y que, en lo que respecta a la SAI, simplemente le encomienda la responsabilidad de elaborar, a partir del “cronograma institucional por prueba” los “cronogramas y planes de trabajo internos” para gestionar la aplicación de los “instrumentos de evaluación”; por lo tanto, consideramos que corresponde a la OAP, en su condición de líder del proceso de direccionamiento estratégico y responsable de la formulación del plan de mantenimiento del MIPG, verificar si la cadena de valor y el procedimiento “aplicación de instrumentos de evaluación” responden a las disposiciones del Decreto 5014 de 2009 y adoptar las medidas pertinentes para que aquellos concuerden con el citado Decreto.

Habiéndose definido en párrafos anteriores cual es la finalidad y el contenido del calendario de los exámenes de Estado, y, asimismo: i) que las disposiciones normativas relativas y relacionadas con el calendario de los exámenes de Estado no obligan a expedirlo mediante una resolución, ii) que, de acuerdo con la estructura y la organización interna del Icfes, las áreas competentes para determinar la agenda de la evaluaciones de Estado son la DPO y la SAI, resta agregar que la ausencia de formalidades legales para determinar y expedir el calendario no implica, ni significa, que este se produzca mediante un documento anónimo, ajeno a los requisitos y al curso de cualquier decisión administrativa.

Como cualquier otra decisión proferida por una autoridad de la Rama Ejecutiva del Poder Público, la determinación del calendario de los exámenes de Estado debe armonizarse, como es apenas obvio, con el quehacer general del Icfes y, para ese efecto, los competentes y responsables de su expedición (DPO y SAI) deben concertarlo, antes de expedirlo, con las demás áreas involucradas o intervinientes en cualquiera de las fases (precedentes, concomitantes y posteriores) del proceso de aplicación y, asimismo, sin perder de vista las circunstancias de tiempo, modo y lugar que, eventualmente, pueden interferir con las fases del proceso y/o afectar a la comunidad educativa^[2] interesada en las mencionadas evaluaciones.

El calendario debe constar en un documento que permita identificar a sus autores o responsables quienes, además, deben adoptar medidas para su amplia divulgación al interior de la Entidad y, especialmente, al público en general.

4. CONCLUSIONES

De acuerdo con las razones fácticas y jurídicas expuestas en este documento concluimos que:

De conformidad con las disposiciones del Decreto 1075 de 2015, el Icfes se encuentra facultado para determinar el calendario de los Exámenes de Estado, función que, de conformidad con la estructura y organización interna de esta Entidad, corresponde cumplir a la DPO y a la SAI, sin que, para esos efectos, estas áreas estén sometidas a un procedimiento o formalidad especial que obligue expedir el calendario mediante una resolución.

Cordialmente,

EVELYN JULIO ESTRADA

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Ver artículos 2.3.3.3.7.2 y 2.3.3.3.7.6, que tratan sobre la estructura, organización, publicación y el reporte de resultados del examen de Estado de la calidad de la educación media (Saber 11) y los artículos 2.5.3.4.1.3 y 2.5.3.4.1.3, que tratan sobre la estructura, organización e informe de resultados de los exámenes de Estado de la calidad de la educación superior (Saber Pro).

2. https://www.mineducacion.gov.co/1621/article-82545.html:

«Es aquella conformada por estudiantes, educadores, padres de familia, egresados, directivos docentes y administradores escolares».

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ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 29 de Noviembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.943 - 17 de Noviembre de 2024)

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