CIRCULAR 12 DE 2020

(marzo 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Con fundamento en las competencias establecidas en la Ley 30 de 1992, la Ley 1188 de 2008, el Decreto 5012 de 2009 y el Decreto 1075 de 2015 y con el fin de facilitar la Implementación del Decreto 1330 de 2019, el Ministerio de Educación Nacional expide la presente Circular, para establecer los ciclos de radicación de las solicitudes de registro calificado y dar orientaciones en los trámites asociados a la solicitud, como lo son el pre radicado y radicado de la misma, para los programas en general y en particular, para los programas de Salud y Psicología.

Con el fin de validar la información institucional, que será incluida en la actualización de la plataforma SACES, se establecerán las fechas en las cuales, las instituciones deberán enviar su información.

I. EXENCIÓN DE REALIZAR LA ETAPA DE PRE RADICACIÓN DE REGISTRO CALIFICADO ESTABLECIDA EN EL DECRETO 1075 DE 2015.

De acuerdo con el artículo 2.5.3.2.12.1. del Decreto 1075 de 2015, las instituciones que cumplan con alguna de las siguientes condiciones, están exentas de realizar el trámite de pre registro por el tiempo definido en cada condición, así:

- Instituciones que entre el 1 de enero de 2018 y el 25 de julio de 2019 hayan obtenido o renovado dos o más registros calificados.

- Instituciones que entre el 1 de enero de 2018 y el 25 de julio de 2019 hayan obtenido personería jurídica o cambio de carácter académico.

- Instituciones que entre el 1 de enero de 2018 y el 25 de julio de 2019 tengan acreditado mínimo el 10% de sus programas acreditables.

II. EXTENSION DE LA VIGECIA DE REGISTROS CALIFICADOS

- Por (18) meses, para aquellos programas de educación superior cuyo registro calificado venza entre el 1 de junio de 2020 y el 31 de diciembre de 2020.

- Por (12) meses, para aquellos programas de educación superior cuyo registro calificado venza entre el 1 de enero de 2021 y el 30 de junio de 2021.

III. FECHAS DE RADICACIÓN DE SOLICITUD DE REGISTRO CALIFICADO

El proceso de radicación de las solicitudes de Registro Calificado deberá realizarse de la forma establecida en los artículos 2.5.3.2.8.2.1. y 2.5.3.2.8.2.2. del Decreto 1075 de 2015, en las siguientes fechas que establecen los ciclos para la vigencia 2020.

IV. ORIENTACIONES EN RELACION CON LOS TRÁMITES ASOCIADOS AL REGISTRO CALIFICADO

a) Etapa de Pre Radicado

Mientras entra en operación la nueva plataforma, los trámites relacionados con el registro calificado en etapa de Pre radicado, deberán ser radicados en el actual sistema, siguiendo las indicaciones del aplicativo y teniendo en cuenta la siguiente ruta:

1. El representante legal de la institución o su apoderado deberá presentar la solicitud de registro calificado en el Sistema SACES, diligenciando los formatos y adjuntando la información que evidencie el cumplimiento de las condiciones de calidad institucionales señaladas en el artículo 2.5.3.2.3.2.1. del Decreto 1075 de 2015.

2. La institución deberá ingresar a la pestaña “Trámites Institucionales”; posteriormente deberá ingresar al “Listado de trámites”, dar clic en la opción “Radicar Nuevo Trámite” y luego, seleccionar el tipo de trámite permitido denominado "Condiciones institucionales 1330 de 2019", donde puede ingresar y radicar los documentos de esta etapa.

La institución deberá señalar en la casilla de observaciones, que el trámite corresponde a la etapa de pre radicado y manifestar, de acuerdo con el artículo 2.5.3.2.8.2.1. del Decreto 1075 de 2015, su voluntad de atender la visita de verificación de condiciones institucionales.

Por ahora, este trámite no tendrá costo para las instituciones de educación superior.

b) Etapa de Radicado

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.5.3.2.8.2.2. del Decreto 1075 de 2015, la institución deberá efectuar la presentación de solicitud de registro calificado, mediante la actual plataforma tecnológica que soporta el SACES.

1. La institución deberá ingresar los documentos en los campos dispuestos para el registro de la solicitud de radicado, en la correspondiente Sala de Evaluación, haciendo observación expresa de que se trata de un trámite en virtud del Decreto 1330 de 2019.

2. La institución deberá diligenciar las nueve (9) condiciones de programa teniendo en cuenta solo las pestañas que hacen referencia a las establecidas en el Decreto 1330 de 2019. Aquellas que no correspondan deberán ser diligenciadas como no aplica (N/A).

Las tarifas establecidas para los trámites relacionados con la etapa de radicado se establecieron a través de la Resolución 2590 de 2012 y se encuentran actualizadas en la plataforma.

c) Generalidades del proceso de radicación

En relación con el trámite de registro de la solicitud, las instituciones deben tener en cuenta que:

1. Cuando por razones técnicas no se pueda realizar la solicitud a través del Sistema - SACES- o la herramienta que el Ministerio de Educación Nacional haya dispuesto para el efecto, esta podrá ser presentada en medio físico y/o digital en la Unidad de Atención al Ciudadano del Ministerio de Educación Nacional.

2. Si durante la revisión se evidencia que la documentación no está completa, el Ministerio requerirá a la institución a través del Sistema SACES, o el que haga sus veces, para que la complete en un término máximo de treinta (30) días calendario.

3. Se entenderá que la institución ha desistido de la etapa de solicitud de registro calificado cuando no satisfaga el requerimiento dentro del plazo concedido.

4. Las diligencias iniciadas bajo la vigencia de una norma continuarán su trámite por ésta misma; aquellas solicitudes o radicados iniciados bajo una nueva norma se llevarán por esta última. Por lo tanto, cuando una institución haya iniciado cargue de documentos y generado la solicitud de registro calificado, su modificación o renovación, antes del día 26 de julio de 2019, fecha en la que entró en vigencia del Decreto 1330 de 2019, encontrándose en 'completitud' a más tardar el día 31 de julio de 2019 en el sistema SACES, dicho procedimiento se regirá por las reglas vigentes en ese momento.

5. Frente a las solicitudes de renovación de registro calificado es necesario tener en cuenta lo establecido en el parágrafo del artículo 2.5.3.2.10.1. del Decreto 1075 de 2015 que dispone: “Si la institución radica la solicitud de renovación de registro calificado con la antelación señalada en el inciso primero de este artículo, el registro calificado se entenderá prorrogado hasta que se produzca decisión de fondo por parte del Ministerio de Educación Nacional. En ese sentido, la institución podrá recibir nuevas cohortes de estudiantes en el programa en mención hasta tanto se produzca dicha decisión”, en armonía con dispuesto en el artículo 35 del Decreto Ley 019 de 2012.

6. Es deber de la institución verificar de forma permanente el cambio de estado de sus trámites en el sistema SACES, para lo cual la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior estará atenta a resolver los requerimientos, inquietudes y aclaraciones que al respecto puedan presentarse, utilizando para ello los canales de comunicación establecidos.

d) Radiación de programas área de Salud y Psicología

Los programas del área de la Salud deben cumplir lo señalado en el artículo 99 de la Ley 1438 de 2011 respecto al concepto de pertinencia que emite el Ministerio de Salud y Seguridad Social.

Para los programas de salud que requieran Docencia -Servicio Incluidos los programas del área de Psicología (Ley 1090 de 2006), deben dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2376 de 2010, el Decreto 055 de 2015 y el Decreto 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud.

Los programas de postgrado en el área de salud deberán acatar lo dispuesto en el artículo 99 de la Ley 1438 de 2011 respecto al concepto de pertinencia, así como lo establecido en la Ley 1917 de 2018, para la acreditación de las condiciones institucionales.

e) Guía de Procedimiento del Registro Calificado

Se anexa a la presente circular la guía de procedimiento del registro calificado, la cual podrá consultar en la página Web del Ministerio de Educación Nacional en el Link

https://www.mineducacion.qov.co/1759/articles-387543 recurso 1.pdf

V. ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

Con el fin de continuar con el proceso de actualización de la Plataforma del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior SACES, se requiere la validación de la información institucional.

El desarrollo de este proceso se hará en dos etapas:

a) Las instituciones deben enviar al correo saces@mineducacion.gov.co, la siguiente información: Correo electrónico de contacto institucional a más tardar el 16 de marzo de 2020.

b) La institución recibirá el 19 de marzo el Formulario de actualización de datos, el cual deberá ser diligenciado y enviado a más tardar el 27 de marzo de 2020 al correo saces@mineducacion.gov.co.

En caso de que no se informe un nuevo correo electrónico, se entenderá que el correo al cual debe enviarse el formulario es el registrado en el Sistema. Del mismo modo, si no se envía el formulario, el Ministerio de Educación Nacional procederá a cargar en las nuevas bases de datos, la información existente en la plataforma SACES.

LUIS FERNANDO PEREZ PEREZ

Viceministro de Educación Superior

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