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CIRCULAR 18 DE 2015
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
| PARA: | SUBDIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE GRUPO |
| DE: | SECRETARIA GENERAL |
| ASUNTO: | LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE ESTUDIOS DE MERCADO |
La Secretaria General en ejercicio de sus facultades legales y en virtud de las funciones establecidas en la Resolucion 231 de 2015, presenta los lineamiéntos para la elaboración de estudios de mercado, actividad que juntocon el Plan Anual de Adquisiciones y la elaboracion de esludios previos comprende la etapa de planeación de la contratación que se adelante en el ICFES. Para ello se tomaron en lo pertinente las recomendaciones que al respecto profirio la Procuraduria General de la Nacion, en sus cartillas "Recomendaciones para la elaboracion de Estudios Previos" y como ejercer control sobre la gestion contractual del Estado".
1. ASPECTOS GENERALES. Con el objeto de establecer de manera real el monto del presupuesto estimado para la contratacion, debera efectuarse un analisis de los precios ofrecidos por el mercado, para lo cual debera hacer un estudio de la oferta y de la demanda del objeto a contratar, esta debe tener en cuenta los aspectos generales del bien, obra o servicio que sean relevantes en el proceso de contratacion y que muestren el comportamiento del sector.
Para ellos se verificaran los siguientes aspectos:
| ECONOMICO | INTERNACIONAL | TECNICO | REGULATORIO |
| Los productos, agentes, gremios y asociaciones que componen y/o participan en el sector | Acuerdos comerciales(1) | Estado de innovacion y desarrollo tecnico. Los cambios tecnologicos dan lugar a nuevos productos y oportunidades de mercado | Normatividad vigente aplicable al objeto del proceso de contratacion |
| Las cifras totales de ventas del sector, las perspectivas de crecimiento, inversion y ventas del mercado | Comportamiento del mercado | Condiciones tecnicas y tecnologicas del objeto del proceso contractual | Regulacion aplicable al mercaso del bien, obra o servicio como a los proveedores, precios, compradores |
| Modificaciones en las formas de adquisicion y cambios en los ciclos de produccion | Fluctuacion de precios internacionales de los bienes o servicios, y de materias primas e insumos | Especificaciones de calidad de los bienes o servicios | En el entorno ambiental, se ioncluyen los recursos naturales que afectan a la actividades del sector en cuestion |
| Fluctuaciones en valor de materias primas y costos de produccion | Informacion de importacion y exportacion del bien o servicio | Amplitud de la oferta de bienes tecnicos | . |
| Inflacion, devaluacion y variacion del SMMLV, tasas de cambio y otros indices economicos | Impacto de tasas de cambio | Especificaciones de calidad y tiempos de entrega | Regulacion tributaria, cambios normativos en esas materias y sus impactos en el sector |
| Variacion en la asignacion del presupuesto de la entidad | . | . | . |
1.1 ANALISIS DE LA DEMANDA. La cantidad de bienes o servicios que se esta dispuesto a adquirir a un precio determinado. Seconsideran las condiciones historicas en las cuales el ICFES ha adquirido el bien o servicio y la forma como lo han llevado a cabo otras entodades estatales o privadas, que hayan adquirido el mismo tipo de bienes, obras o servicios. buscando determinar entre otros aspectos.
HISTORICO DE COMPRAS O ADQUISICIONES DE OTRAS ENTIDADES
Se podran considerar los procesos contractuales de Entidades, especialmente en aspectos como el suministro de los bienes oo servicios por parte de los proveedores, las condiciones de volumen, cantidad y calidad, especificaciones tecnicas, requisitos habilitantes, forma de entrega, mnodalidad de pago, para el efecto. Para ellos se debera consultar el SECOP.
Del mismo modo podran consultarse la manera en que los proveedores del bion o servicio lo han suministrado a empresas del sector privado en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables. Una herramienta util es el internet.
Para el analisis de la demanda se tendran en cuenta los siguientes datos minimos con el fin de hacer el analisis de las adquisiciones previas de la Entidad, o los historicos de compras o adquisiciones otras Entidades:
| Contratante | ICFES |
| Contrato No. | . |
| Proceso de seleccion | . |
| Modalidad de seleccion | Convocatoria publica, excepciones o contratacion directa |
| Objeto del contrato | Debe describirse ek objeto del contrato y su alcance |
| Valor del contrato | Se indicara el valor por el cual se suscribio el contrato |
| Forma de pago | Debe indicarse si hubo lugar a anticipo, pago anticipado y su respectivo porcentaje del valor del contrato; asi como los demas pagos indicando el momento de pago (acta de inicio, mensual, a la firma del acta de recio final. Etc) |
| Plazo del contrato | El plazo para la ejecucion del contrato |
| Cantidad de bienes, obra o servicios | Seseñalara la cantidad de bienes, obras o servivios contratados |
| Oferentes que participaron en el proceso de seleccion - contratista | Se hara el listado de los oferentes que concurrieron a la convocatoria o invitacion |
| Condiciones de experencia minimas exigidas al oferente | Se estipularan los requerimientos de experiencia solicitadas a los interesados en participar en el proceso de seleccion |
| Aspectos avaluables de la oferta | Se indicaran los factores evaluados, el puntaje maximo por cada uno de ellos y la forma de asignarlos |
| Garantias exigidas | Se indicara el tipo de garania exigida. Conforme al objeto contractual |
1.2 ANALISIS DE LA OFERTA. Aqui se deben identificar los proveedores en el mercado nacional del bien, obra o servicio y a quienes han participado como oferentes y contratistas en proceso de contratacion con entidades estatales.
Para la identificacion de los proveedores pueden utilizarce la base de datos del SIREM (Sistema de informacion y Risgo Empresarial) administrado por la Superintendencia de Sociedades, el SECOP. Camaras de Comercio, agremiaciones o cualquier otros sistema de informacion empresarial o sectorial disponible en el mercado.
Este analisis busca obtener la informacion financiera del sector y de alguno de sus miembros en particular para establecer los requisitos habilitantes para lo cual es necesario dejar en constancia de las consultas realizadas y de los precios que lo soportan.
La comunicacion previa y directa con los posibles proveedores, mediante la solicitus de cotizaciones de los bines, obras y servicios requeridos por las Entidades de vital importancia, para este efecto se podran visitas a los proveedores a traves de las cuales se podra obtener un mayor conocimiento de los productos y servicios que ofertan. El area que requiere de la contratacion debera remitir en el formato establecido para el efecto la informacion basica del bien o servicio a cotizar de modo que los cotizantes puedan hacer la proyeccion del valor del contrato, indicando entre otros, los gastos que debe asumir el contratista (constitucion de garantia unica, impustos, transporte, estampillas, etc.) y la forma de pago propuesta para la ejecucion del contrato.
Para el eanalisis de las condiciones tecnicas y costos, el reponsable de adelantar el estudio debe solicitar contizaciones a proveedores que cuenten con condiciones similares de mercado (capacidad economica, tecnica y de experiencia), con el fin de obtener un precio comparable, de cuyo analisis se establecera las mejores condiciones desde el punto de vista tecnico, economico y logistico para la satisfaccion de la nesecidad de la Entidad. Para establecer el presupuesto ofcial no sera necesario que todos aquellos a quienes se les solicito cotizacion la presenten. Las solicitudes podran efectuarse via correo electronico, de forma presencial o via telefonica.
Para lo anterior las solicitudes de cotizacion que se realicen en el ICFES deben contener como minimo la informacion relacionada en el siguiente formato:
FORMATO SOLICITUD DE COTIZACION
| ADVERTENCIA | La cotizacion solicitada servirá de base para la elboracion de un estudiode mercadeo y por tanto no constituye en si misma una oferta y consecuentemente No obliga a las partes | |
| OBJETO | Describa el objeto de contratacion y su alcance | |
| VALIDEZ DE LA COTIZACION | Defina el plaxo en el cual debera estar vigente la cotizacion | |
| ESPECIFICACIONES TECNICA | Señale lñas especificaciones tecnicas del bion o servicio a contratar, tales como: - Caracteristicas tecnicas - Cantiodades - Calidaes - Servicios conexos - Personal tecnico - Etapas de ejecucion del contrato | |
| CONDICIONES DE CONTRATACION | PLAZO | Informe cual es el plazo de ejecucion del contrato que se suscriba |
| OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA | Describa las obligaciones derivadas del contrato a suscribir (Garantia tecnica del bien o servicio) | |
| FORMA DE PAGO | Indique la forma de pago del contrato que se suscriba, precisando expresamente el tiempo de tramite del pago, los requisios previos al mismo y que todos estan sujetos a disponiblidad del PAC.Realice la siguiente advertencia.La modalidad de pago aqui señalada se ha establecido de acuerdo con un esudio previo de las condiciones del mercado; si usted como cotizante encuentra pertinente que esta se varie, indiquelo, justificando su solicitud. | |
| GARANTIA UNICA | Señale los amparos que debe contener la garantia unica, su vigencia y cuantia | |
| VALOR OFRECIDO | Indique el valor del presupuesto oficial para la contratacion Informe expresamente: "Quien cotiza debera tener en cuenta todos gastos en los que incurra por la suscripcion, legalizacion, y ejecucion del contrato tales como pago de impuestos y contribuciones, constitucion garantia unica, transporte, operarios, etc." | |
| RANGO DE PRODUCCION DE LA EMPRESA | Solicite a los cotizantes que señalen:- Tiempo de existecia del proponente - Calidad de Mipyme - Experiencia general que tiene - Experiencia Especifica en la actividad objeto de contratacion - regimen tributario | |
| PLAZO PARA PRESENTAR COTIZACION | Plazo con que cuestan los interesados para presentar la contizacion respectiva, asi como el lugar dende se deben radicar su cotizacion o los correos electronicos y fax habilitados para remitirla | |
| FIRMA | Firma o Visto bueno del funcionario que solicita la cotizacion | |
De acuerdo con el mercado del bien, obra o servicio, para establecer el valor del presupuesto oficial se podran utilizar varias metodologias de analisis de precios. Se pueden por ejemplo verificar los precios obtenidos en procesos de seleccion anteriores o el porcentaje de descuento real entre las cotizaciones iniciales y los valores ofrecidos en la convocatoria.
Una vez obtenidas la cotizaciones, el responsable debera elaborar un analisis comparativo de las mismas, que plasmara en un informe en el que conste la existencia o no del mercado real de contratacion, la aceptacion de las condiciones de pago ofrecidas por la Entidad y el precio promedio del bion o servicio y la metodologia y formula para fijar el presupuesto oficial de la contratacion.
En las carpetas de los contratos deberan reposartanto la solicitud de cotizacion, como las cotizaciones presentadas por los interesados y el respectivo informe comparativo.
Para establecer el presupuesto oficial se deben tener en cuenta que los precios cotizados no presentan entre ellos variaciones en porcentajes importantes, del promedio de todos los valores obtenidos.
Aquellas cotizaciones que no cumplan con las exigencias efectuadas por la Entidad tampoco sera tenidas en cuenta. Se podran solicitar aclaraciones a los cotizantes para evidenciar las fluctuaciones de los precios indicados
Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar no se requiera de la solicitus de cotizaciones sino de la consulta de bases de datos, el responsable debera dejar constancia en la carpeta respectiva, de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos cunsultadas seben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.
Al momento de establecer el presupuesto oficial deben contemplarse los plazos de ejecucion y liquidacion del contrato y la necesidad de contar con aprovacion para el compromiso de vigencias futuras, para lo cual debe seguir el procedimiento definido por el ICFES.
En el evento en que del estudio del mercado se evidencie que no existe pluralidad de aferentes para satisfacer la necesidad, se podra verificar si existe una casual de contratacion directa de acuerdo con la normatividad vigente.
MARIA SOFIA ARAGO ARANGO
Secretario General
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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