CIRCULAR 17 DE 2015

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

La Secretaria General en ejercicio de sus facuttacrcs legales y en virtud de las funcionés establecidas en la Resolución 231 de 2015, presenta los lineamientos para la elaboración de estudios previos (requisiciones). actrvidad qué junto con el Plan Anual de Adquisiciones comprende la etapa de planeación de la contratacion que se adelante en el ICFES. Para ello se tomaron en lo pertinente las  recomendaciones que al respecto profirió la Procuraduria General de la Nación. en sus cartillas "Recomendaciones para la elaboración de Estudios Previos y corno Ejercer control sobre la gestión contractual del Estado.

1. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Los estudios previos deberán contener como mínimo:

1.1 La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

Este análisis deberá contener los siguientes aspectos:

• La necesidad de la entidad qué se pretende satisfacer con la contratacion.
• Opciones que existen para satisfacer dicha necesidad én el mercado.
• La opción mas faborable para resolver la necesidad desde el punto de vista técnico, jurídico y economico
• Verificar que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o la inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

1.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias réqueridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos tecnicos para el desarrollo del proyecto.

La definictón tecnica de la necesidad y su correspondiente soporte asi como las condiciones del contrato a celebrar, deberan analizarse en el éstudio técnico  estableciendo con claridad tos sigiientes aspectos:

a. Especificaciones tecnicas del bien, obra o servicio a contratar

b. Compromisos, declaraciones y acreditacionesque deberan efectuar los proponentes en materia tecnica que seran verificados por la entidad como requisito habilitante. (de cumple o no cumple). durante el periodo de evalucion de las ofertas

c. Actividades tecnicas y plazos para ejecutarlas, asi como el plazo de ejecucion total del contrato.

d. Servicios conexos. Aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato. como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos soportes técnicos, entrega de manuales. etc. El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones se cumplan a cabalidad.

1.3 La modalidad de seleccion del contratista y su justificacion, incluyendo los fundamentos jundicos.

Modalidades de seleccion de conformidad con el Manual de contratación del icfes

1. Invitacion Publica

2. Invitacion Cerrada

3. Contratacion directa

1.4 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.

En este punto se debe tener en cuenta las condiciones dé mercado o consulta de precios es decir la verificacion que debe realizar el ICFES sobfe el valor de determinado bien o servicio, las condiciones para obtener determinado precio.

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incliuir la forma como los calculó y soportár sus cálculos de presupuesto en la estimacion de aquellos por ejemplo promedios, análisis de precios historicos, actualizaciones del IPC (Indice de Precios al Consumidor), revision de procesos similares en la misma entodad entre otras). La entidad estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de seleccion del contratista sera el concurso de meritos. Si el contrato es de consecion, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero en su manufacturacion.

1.5 Los criterios para seleccionar la oferta mas favorable

Los criterios de verificacion (habitantes) constituyen los requisitos minimos que deben cumplir los prooponentes frente a la necesidad que se pretendé satisfacer.

Los criterios de ponderacion, son herramientas a utilizar para determinar cual es la oferta mas favorable, lo que se busca no es escojer el mejor oferente sino la mejor propuesta

El ICFES debe determinar la oferta mas favorable teniendo en cuenta, (a) la ponderacion de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o formulas, o (b) la ponderacion de los elementos de calidad y precio que representenla mejor relacion de costo-beneficio, si el ICFES decide ponderar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones.

1. Las condiciones tecnicas y economicas minimas de la oferta

2. las condiciones tecnicas adicionalesque se presenten ventajas en terminos de economia, eficiencia y eficacia que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicacion, de vanos lotes, descientos por variaciones en programas de entregas,, mayor garantia del bien o servivio respecto de la minima requerida, impacto economico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objesto a contratar, mayor asuncion de los riesgos, servivios o bienes adicionales y que presenten un mayor grado de satisfaccion para la entidad entre otras.

4. El valor en dinero que la entidad estatal asignana cada ofreciomiento tecnico o economico adicional, para permitir la ponderacion de las ofertas presentadas.

1.6 El analisis de riesgo y la forma de mitigarlo

Aqui se deben establecer los riesgos que puedan afectar la correcta ejecucion del objeto contractual los cuales ervirian de soporte para que las partes conozcan y tengan la plena caridad sobre obligaciones y cagargas

Esta tificaciones y asignacion de riesgos se hará de acuerdo al objeto a contratar

Se deben establecer los riesgos que se puedan presentar en la etapa porcentual (por ejemplo respecto de la seriedad de la oferta. contractual (por ejemplo cmplimiento) y post contractual (etapa de liquidacion).

1.7 Las garantias que el ICFES contempla exigir en el proceso de Contratacion

Es importante que se analice de manera detallada que garantoas son las adecuadas segun la modalidad de contratacion, el objeto y las entregables de cada proceso para lo cual deberan establecer que posibles amparon se requieren, para lo cual la Subdireccion de Abastecimiento y Servicioos Generales realizara la correspondiente verificacion

MARIA SOFIA ARANGO ARANGO

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.©
"Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES"
ISSN [2500-4409 En linea]
Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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