CIRCULAR 2  DE 2015

(enero 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES

La Dirección General establece los lineamientos generales y la escala de valores para el reconocimiento y pago de gastos de viaje y transporte para los contratistas que deban realizar viajes en el interior o exterior del pais en cumplimiento del objeto contractual, asi:

1. Condiciones Generales.

a) Los gastos de viaje y transporte se reconocerán y pagarán a los contratistas en cuyo contrato se haya estipulado que el ICFES asumirá los costos necesarios y requeridos en caso de desplazamiento al interior o exterior del pais en cumplimiento de su objeto contractual.

b) Cuando el contratista deba desplazarse para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, y el respectivo gobierno, organismo o entidad sufrague tales gastos, el ICFES no efectuará reconocimiento alguno a favor del contratista, por concepto de gastos de viaje y transporte.

c) El pago de gastos de viaje y transporte para los contratistas será ordenado de acuerdo con el formato reconocimiento de gastos de viaje y pasajes código: G1.2,F02. No podrá autorizarse el pago de gastos de viaje y transporte sin que medie la solicitud por el sistema SEVEN ERP.

d) Las solicitudes de viaje se deben generar minimo con cinco (5) días hábiles de antelación al inicio del mismo. Si por necesidades del servicio se hace necesario modificar las condiciones de solicitud del viaje, la nueva solicitud con modificación deberá ser tramitada a más tardar con tres (3) dias hábiles de anticipación al inicio del mismo, Si por necesidades del servicio y durante el desarrollo del viaje se hace necesario ampliado, la solicitud deberá ser tramitada a más tardar con dos (2) días hábiles de antelación al vencimiento del plazo inicialmente fijado.

2. Términos de Liquidación de los Gastos de Viaje

I. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar al cual se desplaza

el contratista, se reconocerá el cincuenta (50%) del valor fijado.

H. Para determinar el valor del reconocimiento de gastos de viaje y transporte se tendrá en cuenta el valor

mensual estipulado en el contrato, de acuerdo con la siguiente escala

Escala de valores para reconocimiento de gastos de viaje y transporte:

* Se contemplaran como municipios aledaños a Bogotá los siguientes

Municipios Aledaños a Bogotá

III. El ICFES reconocerá los gastos de viaje y de desplazamiento en los que incurran los asesores internacionales que actualmente realizan apoyo a las actividades misionales del Instituto y que deban viajar a Colombia en desarrollo del contrato, de la siguiente manera:

IV. Al momento del pago se aplicará retención en la fuente de acuerdo con la norrnatividad vigente.

V. Cuando el contratista sea persona jurídica se asumirá lo siguiente: Cuando la persona tenga nivel profesional dentro de la firma, se tomaran los valores de gastos de viaje y transporte de acuerdo con el primer nivel de pago correspondiente al rango de O a $5.908.619, y si la persona tiene cargo de presidente, vicepresidente o gerente de la firma contratista se aplicará el segundo nivel de pago correspondiente al rango de $ 5.908.620 a $8.292.799, esto aplicará para los desplazamientos en el interior o exterior del pais. La consignación del valor de gastos de viaje y transporte se realizará a la misma cuenta bancaria del contratista a la que se realizan los pagos de sus honorarios.

VI. Para los desplazamientos al exterior, a los contratistas se les podrá suministrar pasaje aéreos. marítimos o terrestres solo en clase económica, excepto en los caso en que por temporada o disponibilidad de cupos sólo exista en otras escalas tarifarias.

VII. Cuando los desplazamientos entre las ciudades deban realizarse por vía terrestre, fluvial o marítima, el ICFES, reconocerá el valor que corresponda a estos servicios, así como el pago de los impuestos o tasas, de acuerdo con las tarifas de servicio público de transporte intermunicipal vigentes.

El contratista debe asumir los costos adicionales por cambio de los medios de transporte o de las rutas determinadas por el ICFES. salvo aquellos casos extraordinarios e imprevistos debidamente justificados.

3. Términos de Cancelación y/o Legalización

a) En caso de cancelación del desplazamiento. ésta debe estar debidamente justificada mediante comunicación o correo electrónico por el jefe del área solicitante ante el funcionario competente antes de iniciarse el desplazamiento o si se presenta el caso en que no se utilizan la totalidad de días pagados el contratista está en la obligación de informar y reintegrar el valor de los gastos de viaje y transporte recibidos o la parte proporcional según sea el caso, en caso contrario, el contratista quedará sujeto a las responsabilidades civiles y fiscales a que haya lugar.

b) Para la legalización, el contratista deberá entregar dentro de los cinco (5) días posteriores a la finalización del viaje, evidencia del cumplimiento del objeto del viaje o certificado de asistencia, además deberá entregar los pasabordos (si aplica) de los tiquetes aéreos en la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales.

c) En caso de viajes al exterior, el contratista deberá presentar adicionalmente a los documentos anteriormente nombrados, un informe de actividades del viaje realizado.

Para el trámite de un nuevo desplazamiento y reconocimiento de gastos, será requisito indispensable haber legalizado el anterior desplazamiento.

Dada en Bogotá, D.C., a los

XIMENA DUENAS HERRERA

Directa a General

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Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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