CIRCULAR 8 DE 2020

(Mayo 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Un elemento indispensable para afrontar la pandemia del COVID-19, es reafirmar el compromiso de todos los servidores públicos de cero tolerancia con la corrupción. Esta emergencia sanitaria conlleva condiciones sin precedentes en la humanidad, afectaciones constantes a los derechos fundamenta les a la salud y a la vida, incertidumbre financiera, aumento en la demanda de productos esenciales y volatilidad de los precios en los mercados nacionales e internacionales, entre otros.

Con el fin de contrarrestar los efectos catastróficos que tales condiciones causan en la población, como es de conocimiento público, los países se han visto obligados a adoptar medidas de excepción, a habilitar mecanismos que permitan agilizar la adquisición de los bienes y servicios requeridos para reaccionar con la prontitud necesaria para proteger la vida de sus habitantes, sin que por ello, se puedan generar ambientes propicios para materializar hechos de corrupción, falta de transparencia, lavado de activos, crimen organizado, abuso de poder, desvíos y malversación de dineros.

Para enfrentar este flagelo, es importante tener presente que los posibles hechos de corrupción no se limitan al fraude y a la malversación de fondos, sino que, además, el ordenamiento jurídico exige a todos los servidores públicos denunciar con inmediatez las conductas presuntamente irregulares y delictivas, realizar una debida valoración de los riesgos, actuar con total transparencia e integridad, así como aplicar de forma correcta y cabal las disposiciones jurídicas contractuales, acciones indispensables para conjurar cualquier oportunidad que se le presente a los delincuentes.

En ese sentido, los invitamos a aportar desde la legalidad, la transparencia, la integridad y sobre todo desde la cooperación.

La Vicepresidencia de la República, la Secretaria de Transparencia, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Agencia Nacional de Contratación Pública, son instituciones permanentemente dispuestas a orientar a los servidores públicos y contratistas en la adecuada gestión de los recursos estatales.

La prevención de irregularidades de orden administrativo y/o de situaciones susceptibles de hechos delictivos en la celebración y ejecución de los contratos fortalecen los mandatos institucionales e incrementan la confianza ciudadana; asimismo, la celeridad e inmediatez requerida para obtener los bienes o servicios necesarios para enfrentar la crisis, exige el cumplimiento de los principios de la contratación pública.

No se pueden ceder espacios ante la situación de emergencia y, en ese sentido, todos los ordenadores del gasto público y sus supervisores deben garantizar la adecuada gestión contractual, la entrega de los productos y/o la prestación de los servicios en esta emergencia.

Con base en lo anterior, en las quejas y demás información recopilada por diferentes instancias, como medios de comunicación, agencias y entidades nacionales e internacionales, que dan cuenta de riesgos o presuntos hechos de corrupción por parte de algunos servidores públicos responsables de adelanta r los procesos de contratación, la Vicepresidencia de la República, la Secretaría de Transparencia, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Agencia Nacional de Contratación Pública les presentamos las siguientes recomendaciones para evitar responsabilidades penales, fiscales y disciplinarias durante la declaratoria de emergencia:

1. Normatividad aplicable en la contratación pública.

En la contratación que se celebró al amparo de la Declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, contenida en el Decreto 417 de 2020 -cuya vigencia terminó-, y en la que se celebre con posterioridad, inclusive al amparo de la declaración del Estado de Emergencia Sanitaria -mediante la Resolución 385 de 2020, expedida por el Ministerio de Salud-, era y continúa siendo imperativo aplicar las normas que la rigen, las cuales se podrán consultar en la "Guía de Transparencia en la Contratación Estatal Durante la Pandemia del Covid 19", elaborada por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, adjunta a la presente Circular.

2. Medidas de transparencia para la contratación pública de bienes y servicios:

- Es necesario tener en cuenta que la contratación por medio de la urgencia manifiesta no significa incumplimiento de la ley, y por lo tanto, se deben adquirir bienes y servicios dentro de los precios del mercado.

- La contratación de bienes y servicios que se efectúe en desarrollo de la declaratoria de urgencia manifiesta debe guardar relación directa y conexidad con la mitigación de la pandemia.

- Es importante estructurar la trazabilidad contractual con énfasis en estudios de precios acertados y una diligente labor de supervisión en la entrega del bien o servicio.

- Por ejemplo, para entrega r la alimentación se deberá: determinar la necesidad del bien, identificar la población objeto de la medida, buscar los posibles proveedores con las distintas alternativas, conocer los precios del mercado, redactar el contrato señalando expresamente la relación entre el objeto y la mitigación de los efectos de la crisis derivada de la pandemia COVID-19, la razón del precio y de la selección del contratista; organizar la ruta, el medio de transporte, la logística para la entrega de la ayuda, monitorear la calidad de cada producto y la entrega efectiva del bien, hacer seguimiento a las personas o familias beneficiadas para conocer la satisfacción del ciudadano, todo ello con la debida supervisión encargada del seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato, conforme lo exige el artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

- Es importante y obligatorio cumplir el principio de publicidad de la gestión contractual en los sistemas electrónicos (SECOP I y SECOP II), conforme con las Circulares 01 y 02 de 2019 y 03 de 2020 de la Agencia Nacional -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE para respetar el cumplimiento de los requisitos legales de cada acuerdo de voluntades y fortalecer el control social a la Administración, independientemente de la urgencia manifiesta declarada.

- Es indispensable tener una lista de referencia o de base de precios para determinar el valor de los bienes y servicios a contratar. Constate que los precios sean justos, razonables y que se pueda comprobar en el contexto temporal, territorial y comercial con la respectiva trazabilidad.

- Haga uso de las plataformas, herramientas y demás instrumentos de la Agencia Nacional de Contratación, de tal manera que soporte jurídicamente sus decisiones.

- Realice, con diligencia, el estudio de los antecedentes penales, disciplinarios, fiscales y financieros de los potenciales contratistas, y en particular verifique los antecedentes del debido cumplimiento en el suministro del bien o la prestación del servicio que requiere de su proveedor (ej.: revise las bases de datos de Contraloría, Procuraduría y Policía Nacional, lista de Control de Ingreso de Bienes Extranjeros, SARLAFT, OFAC y de Naciones Unidas).

- Constate el objeto social o la actividad a la que se dedica la empresa o el proponente(es); para ello, revise el registro mercantil, lo que le permitirá constatar la idoneidad de la empresa para ejecutar el servicio o entregar el bien, según corresponda.

- Cerciórese que los proponentes sean empresas formalmente constituidas, y que estén registrados en la Cámara de Comercio.

- Solicite a los proponentes los contratos anteriores que tengan objeto similar al que se contrata y verifique ante el contratante el efectivo cumplimiento.

- Realice una búsqueda del proveedor, en los diferentes registros públicos, redes y medios de comunicación, para cerciorarse que no esté involucrado en casos de corrupción.

- Identifique el beneficiario final, y tome medidas razonables para verificar la identidad.

- Constate toda la información que le suministren los proponentes y sométala al escrutinio y verificación, dejando constancia de los resultados.

Para adelantar de la manera más adecuada las contrataciones de urgencia manifiesta, permita el acceso a la información completa de los procesos y promueva la transparencia de los mismos. De igual manera, es importante que siga los lineamientos establecidos en la "Guía de Transparencia en la Contratación Estatal Durante la Pandemia del Covid 19" elaborada por la Agencia de Contratación -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE-.

En particular, se resalta, el Capítulo XI, donde se enlistan una serie de recomendaciones para el empleo eficiente de los recursos públicos destinados a la contratación de emergencia, para que se realice con el fin de mitigar los efectos de la pandemia. Allí se encontrarán, entre otros aspectos, recomendaciones para la debida aplicación de los principios de transparencia e inmediatez en la contratación estatal y particularmente en la contratación de emergencia. También, se encuentra la explicación sobre la forma correcta de registrar la información de ley en el SECOP.

Como dice la Guía: "Es importante que se tenga presente que las Entidades deben publicar la información de sus Procesos de Contratación en una sola de las plataformas electrónicas del SECOP. Los Procesos de Contratación derivados de los Acuerdos Marco de Precios o instrumentos de agregación de demanda deben ser adelantados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y no se requiere publicarlos en otras plataformas. Los Procesos de Contratación en línea adelantados en el SECOP II no requieren otro tipo de publicación."

En la "Guía" encontrará la mención del "Instrumento de Agregación de Demanda para adquisición de bienes y servicios para el manejo de la emergencia por el Covid-19", el cual será de utilidad, para aprovechar mejor el poder de negociación que tiene el Estado como un solo comprador, de los bienes y servicios que requiera para el manejo de la pandemia, mejorar la eficiencia en la adquisición de tales artículos y su efectiva obtención.

3. Lineamientos en materia de gestión de riesgos de corrupción y de integridad pública:

- Tenga en cuenta que el soborno, incluido el trasnacional, es un delito en Colombia.

- Exija a los potenciales proveedores que asuman un compromiso de integridad y

anticorrupción en el correspondiente contrato.

- Reafirme públicamente su compromiso de luchar contra la corrupción, de actuar siempre cumpliendo el principio de integridad e incentive la denuncia.

- Asegúrese de transmitir, claramente, a todos los servidores y colaboradores de su administración que no deben recibir obsequios o dádivas, por parte de proveedores o de un tercero que quiera influir en la adjudicación de un contrato, y que toda decisión o calificación que soporta el respectivo informe de constatación de las condiciones habilitantes de los proponentes seo objetivo y completo.

- Establezca un canal específico para recibir las denuncias o la información de la ciudadanía sobre preocupaciones acerca de la contratación de emergencia que esté ejecutando y que proyecte celebrar.

- Haga uso o implemente la Red interinstitucional de Transparencia y Anticorrupción (RITA); para ello, asigne a un funcionario de su entera confianza, quien cumplirá la función de Oficial de Transparencia encargado de los canales seguros de denuncia y de ofrecer anonimato al reportante o informante. El Oficial de Transparencia deberá reportar a la Secretaría de Transparencia la información que reciba, además de examinar al interior de la Administración los hechos correspondientes, pudiéndose valer de los Jefes de Control Interno y Disciplinario de cada Administración.

- De recibir sugerencias, comentarios o denuncias sobre posibles hechos de corrupción, no los tome como un ataque; revise la información, analice la situación, informe su resultado y adopte los ajustes necesarios para generar mayor transparencia. Si es preciso, suspenda legalmente el proceso y no adjudique hasta que todo esté claro y objetivamente soportado.

- Informe a las autoridades competentes y a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, directamente o por conducto del Oficial de Transparencia, cualquier indicio de corrupción.

- Solicite a los servidores y ciudadanos, que reporten los sobornos o prácticas corruptas que le sean ofrecidas como resultado de extorsiones, amenazas físicas o armadas, u otras formas de coerción; facilite su comunicación y proteja su información.

- Elabore un mapa de riesgo de corrupción del procedimiento o proceso que está aplicando en toda la contratación de emergencia relacionada con la pandemia COVID-19. En éste debe identificar los riesgos y establecer los controles necesarios para evitar su concreción. La Secretaría de Transparencia lo puede asesorar en su construcción.

4. Acciones de promoción de la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas:

- Cumpla a cabalidad con el principio de máxima publicidad. Divulgue, sin falta ni demora, en los canales de información de su administración: i) el monto de los recursos que tiene para contratar en la emergencia; ii) los contratos que celebre, indicando el objeto y el precio (total y unitario de cada bien y su transporte ), iii) señale la necesidad del contrato firmado frente a los motivos del estado de emergencia social; iv) identifique al contratista seleccionado y las calificaciones que obtuvo, comparadas con las de los demás proponentes, v) informe el plazo de cumplimiento y vi) Identifique al superviso r del contrato y publique los informes que presente, entre otros.

- Publique, en los canales de información de su administración, la relación de contratos que proyecta celebrar, el objeto de los mismos y el plazo máximo para la firma y ejecución.

- Informe constantemente, por todos los medios posibles, las medidas adoptadas y los programas que se están ejecutando para afrontar la emergencia, el propósito de las mismas, los beneficios y el impacto para la atención de la emergencia.

- Realice periódicamente y circule los informes de monitoreo presupuestario, de los contratos y de las personas beneficiadas.

- Haga que la información sea accesible y fácil de comprender. Utilice formatos reutilizables, pero bien diligenciados, con lenguaje claro para que la información sea fácilmente accesible y sea comprendida por todos.

- Informe a los medios locales acerca de su trabajo en el proceso de contratación.

- Incentive a la sociedad civil local para que monitoreen, evalúen y denuncien cualquier indicio de corrupción y ejercicios de control social a la adecuada ejecución de las acciones adelantadas.

- Responda oportunamente todos los requerimientos de acceso a la información sobre los procesos de contratación que formulen los ciudadanos o interesados.

- Comunique interna y externamente los lineamientos tomados en desarrollo de la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional y las medidas adoptadas para cumplir los Decretos 440 491 y 499 de 2020, reincorporados en los Decretos Legislativos 537 y 544 del mismo año, y demás aspectos que garanticen la continuidad de negocio.

5. Seguimiento y monitoreo de la gestión en el marco del Sistema de Control Interno

- Identifique los riesgos en la contratación que se adelante en el marco de la emergencia económica y establezca los controles respectivos.

- Solicite que la Oficina de Planeación, como segunda línea de defensa del control interno, verifique que los riesgos y controles se hayan definido adecuadamente de acuerdo con la política de riesgos establecida por la entidad.

- Solicite que los líderes del proceso y responsables de la ejecución de la contratación, como primera línea de defensa del control interno, estén monitoreando los riesgos y controles de los mismos y reporten oportunamente las alertas a que haya lugar, las posibles desviaciones de los recursos y establezcan los correctivos pertinentes.

- Solicite a las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quienes hagan sus veces, como tercera línea de defensa del Sistema de Control Interno, que ajusten su plan anual de auditoria, incluyendo, de manera obligatoria y prioritaria, un seguimiento especial a la destinación de los recursos y a los procesos de contratación con ocasión de la emergencia económica

- Recuerde que corresponde a dichas oficinas de control interno informar a los entes de control las presuntas irregularidades que se identifiquen en el mal uso de los recursos destinados para atender la emergencia económica.

- Solicite, en el marco del Comité Institucional de Control Interno, a la oficina de control interno suspender el Plan Anual de Auditoría inicialmente previsto, si considera que las auditorías programadas antes de la pandemia no son prioritarias para la entidad o, en su defecto defina aquellas que considera vitales que se continúen

Para presentar denuncias o reportes, no dude en contactarse con los responsables de control interno de las entidades donde se presume se presentan irregularidades, con los entes de control o investigación, o con la Secretaría de Transparencia al correo denuncia corrupción@presidencia.qov.co

Atentamente,

MARTA LUCIA RAMIREZ DE RINCÓN

VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

FERNANDO GRILLO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

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Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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