CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2015

(julio 24)

Diario Oficial No. 49.586 de 27 de julio de 2015

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, d. c., 24 de julio de 2015

La Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuya estructura fue desarrollada mediante el Decreto ley 4085 de 2011, asignándole la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e información litigiosa del Estado, el cual debe ser utilizado y alimentado por todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administren recursos públicos.

El Sistema Único de Gestión e información litigiosa del Estado– eKOGUI, fue reglamentado por el Decreto número 1069 de 2015 que derogó el Decreto 2052 de 2014 y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

El numeral 4, del artículo 2.2.3.4.1.9., del Decreto número 1069 de 2015 establece como función del administrador del sistema en la entidad “Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e información litigiosa del Estado– eKOGUI, de conformidad con los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado”.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a través de Circular Externa número 11 del día 18 de marzo de 2015, puso a disposición de todas las entidades y organismos que tiene el deber legal de reportar la información de su actividad litigiosa en el sistema eKOGUI, el instructivo para el perfil de Administrador del Sistema en la Entidad, mediante el cual se establecieron los procedimientos y términos para el cumplimiento de sus funciones contenidas en la ley.

En el literal e) del numeral 6.4., del citado instructivo, se estableció como responsabilidad del Administrador del Sistema en la Entidad, remitir a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado de forma semestral, la constancia de los apoderados de la entidad que fueron capacitados en el Sistema Único de Gestión e información litigiosa del Estado– eKOGUI, la cual deberá remitirse antes del 15 de enero y 15 de junio de cada vigencia.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en ejercicio de sus competencias funcionales y atendiendo los principios de coordinación y colaboración establecidos en la ley; desde el día 20 de marzo de 2015 desplegó un plan de apropiación dirigido a fortalecer las competencias de los administradores del sistema en la entidad en el uso y gestión del aplicativo así:

1. Capacitación Presencial por sectores para aquellas entidades con sede en Bogotá, D. C.

2. Videoconferencias para aquellas entidades con sede fuera de Bogotá.

3. Despliegue online del curso virtual para administradores de entidad y apoderados.

4. Soporte permanente a través de la mesa de ayuda.

En consecuencia, y dado que a la fecha no se ha recibido la constancia del cumplimiento de la obligación contenida en el numeral 4 del artículo 2.2.3.4.1.9. del Decreto número 1069 de 2015, se establece como último plazo para la emisión de la certificación de capacitación de apoderados el día viernes 31 de julio de 2015.

La anterior certificación deberá ser remitida al correo soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co.

Por último, se recuerda a las Entidades y usuarios destinatarios de la presente circular, que el incumplimiento a los anteriores preceptos, acarreará las sanciones previstas en la Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único.

Cordialmente,

ADRIANA GUILLÉN ARANGO.

Directora General.

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