CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2014

(diciembre 26)

Diario Oficial No. 49.441 de 2 de marzo de 2015

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, D. C., 26 de diciembre de 2014

En relación con la Directiva Presidencial número 4 de 11 de noviembre de 2014, es necesario precisar que las instrucciones impartidas no implican el desconocimiento, la prescindencia o la eliminación de la justicia arbitral como medio legítimo, especializado, confiable y efectivo para resolver controversias que inciden en los asuntos de mayor impacto e importancia para la institucionalidad y el desarrollo del país. En ese orden de ideas, la Directiva no prohíbe la inclusión de cláusulas arbitrales o la suscripción de compromisos necesarias para activar esa jurisdicción. Así, su objeto es indicar que a cada gerente público corresponde establecer los casos en los cuales dicho mecanismo alternativo de solución de conflictos resulta necesario y procedente.

En caso de existir dudas razonables que excedan el nivel habitual de complejidad que implica la suscripción de contratos estatales, las entidades u organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, podrán acudir a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado - en adelante “ANDJE”- tal como lo prevé la Directiva, a efectos de lo cual se solicita atender el siguiente procedimiento:

1. Las entidades u organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional podrán solicitar concepto al (la) Director (a) de la ANDJE sobre la política general que debe adoptarse para la inclusión o no de cláusulas compromisorias en determinadas clases de contratos o grupos de contratos con características similares.

Igualmente, las entidades u organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, que decidan suscribir un compromiso y/o cláusula compromisoria y tengan dudas sobre las razones que justifican su procedencia en un contrato en particular, podrán consultar al (a) Director (a) de la ANDJE de conformidad con el siguiente procedimiento:

1.1. En caso de tratarse de una consulta sobre la política general para determinadas clases de contratos o grupos de contratos con características similares, la solicitud deberá ser suscrita por el representante legal de la entidad u organismo, previo concepto de los Jefes de Oficina Jurídica, directores ejecutivos o quienes hagan sus veces, y deberá indicar las razones por las cuales es procedente la suscripción de la cláusula arbitral, así como describir los elementos característicos de la tipología o grupo de contratos objeto de consulta.

1.2. En el evento de consultas sobre la procedencia de la suscripción de compromisos o cláusulas compromisorias en un contrato en particular, deberá presentarse solicitud por escrito, suscrita por el representante legal de la entidad u organismo, remitiendo los antecedentes más relevantes del caso, la minuta del respectivo contrato, así como el concepto previo de los Jefes de Oficina Jurídica, directores jurídicos o quienes hagan sus veces en la respectiva entidad.

1.3. La ANDJE resolverá la consulta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. En caso de requerir información adicional, la ANDJE se comunicará con la entidad u organismo respectivo quien deberá remitir lo pertinente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de información, so pena de suspenderse los términos para dar respuesta. En caso de que pasados ocho (8) días hábiles la entidad no remita la información requerida, la ANDJE se abstendrá de absolver la consulta.

2. A efectos de conformar el registro de arbitramentos públicos, las entidades y organismos, en cumplimiento del numeral cuarto de la Directiva Presidencial 04 de 2014, deberán enviar al buzón electrónico:

http://www.defensajuridica.gov.co/servicios-al-ciudadano/buzon-y-envio-deinformacion/ BUZÓN DE ARBITRAMENTOS - USO EXCLUSIVO PARA ENTIDADES PÚBLICAS, los siguientes documentos e información:

2.1. Un archivo en el que se incluya la información de todos los arbitramentos activos y aquellos que terminaron desde enero de 2012, el cual deberá ser diligenciado en el modelo de documento anexo a esta Circular y que además estará publicado en el siguiente link:

http://www.defensajuridica.gov.co/servicios-al-ciudadano/formularios/. Este primer informe de arbitramentos, se recibirá a más tardar el día 15 de enero de 2015.

El segundo informe deberá ser remitido a la ANDJE el 15 de abril de 2015, y en lo sucesivo en la misma fecha cada tres meses. Este documento deberá incluir la información de todos los arbitramentos que se encuentren activos, así como la información de los laudos arbitrales que hayan finalizado entre el 15 de enero del 2015 y el 15 de abril de 2015.

En adelante, el informe deberá remitirse trimestralmente.

2.2. Copia digital de todos los laudos arbitrales de los procesos en los que hayan sido parte y que hayan sido proferidos entre el año 2012 y la fecha de envío de esta información. De la misma forma, se deberán anexar las sentencias de tutelas o fallos del Consejo de Estado que hayan anulado laudos arbitrales. Estos documentos se deberán remitir antes del 15 de enero del 2015.

2.3. Una copia de las demandas arbitrales en las cuales la entidad u organismo sea convocante, convocada o tercero, dentro de los quince (15) días siguientes a su notificación.

2.4. Una copia de la comunicación de la instalación del Tribunal en la que conste la designación de los árbitros, dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación.

2.5. Una copia digital de todos los laudos arbitrales correspondientes a los Tribunales en los cuales las entidades y organismos sean parte, dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación.

Toda la información previamente relacionada deberá ser remitida de forma digital.

Cordialmente,

La Directora General,

ADRIANA GUILLÉN ARANGO.

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