CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2018

(abril 30)

Diario Oficial No. 50.587 de 8 de mayo de 2018

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, D.C.,

El Decreto 1069 de 2015 establece que el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, es la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como para monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, que debe ser utilizada y alimentada por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico, y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos. Para dar cumplimiento a lo anterior, en lo que corresponde a procesos arbitrales, las entidades y organismos que participan en este tipo de litigios deberán tener en cuenta lo siguiente:

1. El buzón de arbitramento para informar procesos arbitrales estará disponible en el link: https://services.ekoqui.gov.co/ekoqui/#/public/buzonArbitramento y será de uso exclusivo para los Centros de Arbitraje. Con ello, se facilita el cumplimiento de la disposición contenida en el párrafo 3 del artículo 12 de la Ley 1563 de 2012.

2. El buzón para el registro de información por parte de las entidades “buzón de arbitramento - entidades públicas de orden nacional” y el correo electrónico arbitramentos@defensajuridica.gov.co ya no estarán disponibles. A partir de la fecha, la información del reporte trimestral del que trata la Directiva Presidencial número 3 de 2015, la copia de las demandas y de los laudos arbitrales, que se venía remitiendo a la Agencia, se adjuntarán directamente en el Sistema eKOGUI, al momento de registrar las actuaciones de evolución de los procesos arbitrales.

3. Las entidades deben mantener actualizada la información de los tribunales de arbitramento en el sistema eKOGUI, como insumo para emitir las certificaciones que se utilizan para las designaciones de árbitros.

4. Respecto a la información ya reportada por las Entidades y por los Centros de Arbitraje en cumplimiento a la normatividad anteriormente descrita, la Agencia realizará el cargue de la información al Sistema en dos fases:

Fase 1, cargue de procesos activos. La ANDJE realizará el registro de los datos básicos y de las actuaciones de instalación, admisión y subsanación de los procesos arbitrales que a 30 de abril del 2018 se encontraban activos. Las entidades vinculadas a dichos procesos deberán asignarlos a sus abogados y actualizar los mismos registrando las actuaciones adicionales, antes del 30 de mayo del 2018.

Fase 2, cargue de procesos terminados. El registro de arbitramentos públicos del que trata la Directiva Presidencial número 3 del 2015, debe contener la información de procesos activos y terminados, que fueron admitidos desde el año 2012. El cargue de la información de procesos terminados en el Sistema eKOGUI será realizado por la Agencia.

Para que la Agencia pueda registrar la información de procesos terminados en el Sistema, se requiere que los “Administradores entidad”, de las entidades que han sido parte en estos tribunales, habiliten previamente al usuario Migracion Arbitramentos de la ANDJE.

En el link http://ekoqui.gov.co/sitios/ekoqui/Documents/instructivo_creación_ usuario_ migración_arbitramentos_260418.pdf y adjunto a esta circular, encontrarán un instructivo para habilitar al usuario indicado, actividad que deberá ejecutarse antes del 4 de mayo del 2018. En el Anexo 1 de esta circular se listan las entidades con procesos arbitrales terminados, que deberán realizar este procedimiento.

La Agencia terminará la migración de procesos terminados el 18 de mayo del 2018, fecha a partir de la cual el usuario deberá ser inhabilitado por el mismo administrador.

La Agencia migrará los procesos activos y terminados, para los que cuenta con las piezas procesales que soportan el registro de las siguientes actuaciones: demanda y subsanación de la demanda cuando aplique, instalación del tribunal, admisión de la demanda o de la subsanación cuando aplique, para los procesos activos, además del acta de conciliación y el laudo, para procesos terminados. En el anexo 2 se listan los procesos activos y terminados que migrará la Agencia.

5. Se entenderá que las entidades que no tengan registros de procesos arbitrales en el Sistema eKOGUI no son ni han sido parte en trámites arbitrales desde el año 2012. A partir de la fecha, estas entidades ya no deben remitir a la Agencia el certificado en el que indicaban no tener tribunales de arbitramento en curso.

6. Es importante tener en cuenta que el no reporte o el reporte de información imprecisa por parte de las entidades puede hacer incurrir a la Agencia en la emisión de certificaciones que puedan afectar los intereses del Estado.

De antemano agradezco su atención y colaboración.

El Director General,

Luis Guillermo Vélez.

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