CIRCULAR 1 DE 2019

(abril 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

Bogotá. D.C.

El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI fue reglamentado por el Decreto 1069 de 2015^[1], que derogó el Decreto 2052 de 2014, y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

En aras de continuar fortaleciendo el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa de la Nación - eKOGUI, me permito informarle que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado implemento el nuevo módulo de RELACIÓN DE PAGOS y mejoró los módulos de REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES y GESTIÓN DE COMITÉS DE CONCILIACIÓN dentro de la versión 2.0 del mismo.

El proyecto de evolución y transformación del Sistema eKOGUI responde a lo ordenado en el numeral 4 del artículo 6o del Decreto 4085 de 2011, según el cual la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado debe desarrollar, implementar y administrar, con el acompañamiento del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa, contemplado en el artículo 15 de la Ley 790 de 2002^[2] y el Decreto 1795 de 2007^[3].

Bajo el anterior contexto, nos complace informarles que el 17 de abril del 2019 entrará en funcionamiento al público la nueva versión de los módulos de registro y actualización de procesos judiciales. Por su parte, los módulos de gestión de Comités de Conciliación y de relación de pagos entrarán en funcionamiento al público a partir del 1 y 9 de mayo próximos, respectivamente.

Alcance y roles asociados a cada uno de los módulos

1- Módulo de registro y actualización de procesos judiciales

Alcance:

EL módulo de procesos judiciales cuenta con una estructura lógica y está parametrizado para que en el mismo se pueda registrar y actualizar la información concerniente al flujo de los procesos judiciales a favor y en contra de la Nación, permitiendo el cargue de piezas procesales relevantes que permitirá a las entidades públicas y organismos del orden nacional hacer un seguimiento efectivo en procura de desarrollar estrategias de defensa en forma ágil y estructurada, así como políticas de prevención del daño antijurídico, que garanticen la reducción del impacto fiscal asociado a la actividad litigiosa de la Nación.

Roles asociados:

Jefe de la Oficina Jurídica Administrador de entidad Abogado

Jefe de Control Interno

2- Módulo de gestión de Comités de Conciliación

Alcance:

Es un instrumento de apoyo para el abogado que representa los intereses del Estado, al permitir gestionar de manera ordenada los casos que serán puestos en consideración en los comités de conciliación de las entidades, fomentando la solución de controversias a través de la conciliación y la reducción de la litigiosidad en contra de la Nación. Así mismo, permite al Secretario Técnico del Comité de Conciliación convocar a los integrantes del mismo para cada sesión y concluir las fichas presentadas, con las decisiones allí tomadas.

Roles asociados:

Jefe de La Oficina Jurídica Administrador de entidad Abogado

Jefe de Control Interno

3- Módulo de relación de pagos

Permite a las entidades públicas de orden nacional que gestionan sus pagos a través del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) relacionar la información de los pagos a los procesos asociados a las sentencias y conciliaciones objeto de pago.

Roles asociados:

Jefe de la Oficina Jurídica Jefe financiero Enlace de pagos Jefe de Control Interno

La Dirección de Gestión de Información pone a su disposición los instructivos de cada uno de los módulos, los cuales están ubicados en el portal web http://ekogui.gov.co/Pages/Roles-de-los-Usuarios.aspx. En estos instructivos se define y precisa la forma como debe llevarse a cabo la gestión por parte de cada uno de los roles asociados al Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Se recuerda a los destinatarios de la presente Circular que los instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, son de carácter vinculante, tal como lo dispone el inciso segundo del numeral 2o del Artículo 6o del Decreto Ley 4085 de 2011 y el Artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015.

Es importante tener en cuenta que el no reporte o el reporte de información imprecisa o incompleta por parte de las entidades puede hacer incurrir a la Agencia en la emisión de certificaciones que podrían afectar los intereses del Estado.

Para cualquier inquietud, puede comunicarse con el centro de contacto e-KOGUI al teléfono 7470777 o al correo electrónico soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co.

Cordialmente,

CAMILO GÓMEZ ALZATE

Director General

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”

2. “Por La cual se expiden disposiciones para adelantar el programa de renovación de la administración pública y se otorgan unas facultades extraordinarias al Presidente de La República”.

3. “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el artículo 15 de la Ley 790 de 2002, el artículo 13 de La Ley 1105 de 2006, y se adopta el Sistema Único de Información para la gestión jurídica del Estado.

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