CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2018

(abril 30)

Diario Oficial No. 50.586 de 7 de mayo de 2018

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en aras de incrementar la eficiencia administrativa y economía procesal, automatizando sus procedimientos y servicios y en virtud de los lineamientos de política ambiental y cero papel, mediante Circular Externa número 003 de 3 de junio de 2016 invitó a los Juzgados, Tribunales, Altas Cortes, apoderados del Estado, apoderados de demandantes en contra de entidades públicas, centros de arbitraje y particulares y entidades públicas con interés, a hacer uso de los medios electrónicos, sin afectar el cumplimiento de los requerimientos legales. Para tal efecto informó sobre los buzones electrónicos y cuentas de correo electrónico implementados por esta entidad para efectuar la notificación de procesos judiciales o arbitrales y la comunicación de solicitudes de conciliación extrajudicial y de asuntos de arbitramento.

No obstante lo anterior, se considera necesario ampliar su contenido y alcance para facilitar la identificación y uso de buzones y de correos electrónicos por parte de los usuarios.

Así mismo, se hace indispensable impartir instrucciones respecto de la comunicación de procesos arbitrales por parte de las entidades públicas del orden nacional a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

En consecuencia, se expide la presente dejando sin efectos la Circular Externa número 003 de 3 de junio de 2016.

Según lo precedente invitamos a los destinatarios de esta Circular a utilizar los buzones y correos electrónicos de la Andje que se enuncian en la siguiente tabla; así como a las entidades públicas del orden nacional seguir las instrucciones respecto de la comunicación de procesos arbitrales.

Los buzones y correos electrónicos se gestionan por la Andje de la siguiente manera:

- El usuario accede a los buzones electrónicos a través del link www.defensajuridica. gov.co, opción “Buzones Electrónicos” e identifica aquel dispuesto para la notificación o solicitud correspondiente. Estos contienen formularios que al ser diligenciados generan de manera automática un documento en formato PDF del Sistema de Gestión Documental, con datos de la información ingresada y número de radicado que confirma el recibo de los documentos y facilita la trazabilidad de su trámite en la entidad. Cada buzón tiene un administrador quien se encarga de gestionar al interior de la Andje la información recibida.

- Por su parte, la información allegada mediante correo electrónico, se clasifica y registra en el Sistema de Gestión Documental y se remite a las personas encargadas de su gestión en la Andje.

Para facilitar la identificación y uso de los buzones y de los correos electrónicos, e informar a los usuarios la gestión de los documentos al interior de la entidad, así como instruir a las entidades públicas del orden nacional respecto de la comunicación de procesos arbitrales a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI se procede a hacer las siguientes precisiones:

1. Identificación y gestión de los buzones y correos electrónicos para notificaciones de procesos judiciales y tutelas

1.1. Procesos judiciales y tutelas contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje

En atención a lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 612 de la Ley 1564 de 2012 (en adelante C.G.P.), que modificó el artículo 199 de la Ley 1437 de 2011, la Andje implementó el buzón y correo electrónico que facilita la recepción de las notificaciones de procesos judiciales contra entidades públicas del orden nacional, que son de fácil identificación y uso por parte de los usuarios.

Según el inciso citado, la notificación personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades públicas se surte “(...) mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código”, es decir, al buzón o correo electrónico exclusivo para recibir notificaciones judiciales.

En el mismo sentido y para garantizar la eficiencia administrativa, se implementó el buzón y correo electrónico para notificaciones de acciones de tutela contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje, que presuntamente han sido generadoras de amenaza, puesta en peligro o vulneración de los derechos fundamentales.

Resulta importante precisar que la notificación de procesos judiciales y de acciones de tutela contra entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje, realizada en atención de los artículos 610 y 612 del C.G.P.⁽¹⁾, cumple la finalidad de una comunicación para la Andje. Así las cosas, la información de procesos judiciales se ingresa en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y contribuye al conocimiento y verificación de demandas en contra de entidades públicas del orden nacional, y a la selección de los procesos en los que la Agencia intervendrá de manera directa o indirecta. Por su parte, las notificaciones de acciones de tutelas ingresan al Sistema de Gestión Documental y no se registran en el Sistema eKOGUI.

No obstante, cuando a pesar de lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 612 del C.G.P.⁽²⁾, el despacho judicial solicite la recepción de la notificación por medio físico, esta se gestionará de la siguiente manera:

- Cuando el despacho judicial haya materializado el acto de notificación personal por medios electrónicos y la Andje tenga conocimiento de la decisión judicial, siendo este el fin de la notificación prevista en el artículo 612 del C.G.P., no ingresará nuevamente la información al Sistema de Gestión Documental para evitar así la duplicidad de información.

En este caso, la Andje recibirá el documento y al verificar esta circunstancia, tomará nota del número de radicado y lo enviará a “documentos repetidos” para su posterior eliminación, conforme al Procedimiento de Recepción de Comunicaciones Oficiales de la Andje.

Si el despacho judicial insta a los apoderados de las entidades públicas o a los apoderados de los demandantes en contra de entidades públicas o a los particulares con interés, a allegar documentos relacionados con procesos judiciales en medio físico, la ANDJE procederá como se mencionó en el párrafo anterior.

- En caso de no haber sido efectuada la notificación a través de medios electrónicos por parte del despacho judicial, se dejará constancia del recibo de los documentos físicos estampando un sello (sticker) con los datos pertinentes y se ingresará la información al Sistema de Gestión Documental para que surta su trámite en la entidad.

Con estas previsiones se cumple con la presunción que establece el inciso 4 del artículo 612 del C.G.P. que establece que: “Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El secretario hará constar este hecho en el expediente”.

1.2. Procesos judiciales y tutelas contra entidades públicas del orden territorial

En procesos judiciales y acciones de tutela que involucren intereses litigiosos de una entidad del orden territorial, la Andje no está llamada a intervenir ni a representarla judicialmente, en virtud de los postulados y competencias especiales previstas en el Decreto-ley 4085 de 2011 y lo dispuesto en el artículo 2.2.3.2.1.3 del Decreto 1069 de 2015 –Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho–, que expresamente condiciona la intervención en los procesos en que se involucren intereses litigiosos de la Nación y se cumplan con los criterios establecidos por el Consejo Directivo de la entidad. Por consiguiente, cuando en virtud de los artículos 610 y 612 del C.G.P. se notifique a la Andje de un proceso judicial o acción de tutela en contra de una entidad del orden territorial, la notificación cumple la finalidad de una comunicación, es decir, tiene un carácter meramente informativo para la Andje.

En consecuencia, la notificación allegada al buzón o al correo electrónico de la Andje tiene también carácter informativo. Esta información no se registrará en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado –eKOGUI–, ni en el Sistema de Gestión Documental de la entidad.

Cuando el despacho judicial solicite su recepción en medio físico o inste a los apoderados o a los particulares con interés a efectuar la notificación por dicho medio o a través de mensajería, se recibirá el documento, se radicará y clasificará en el Sistema de Gestión Documental de la Andje. Posteriormente, se le dará el trámite dispuesto en el Protocolo de Eliminación de Documentos Físicos de la Andje.

1.3. Procesos judiciales y acciones de tutela en contra la Andje

Según lo consagra el artículo 197 de la Ley 1437 de 2011, las entidades públicas de todos los niveles deben tener un buzón electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales personales.

Por tanto, se ha implementado un buzón electrónico para la notificación de procesos judiciales en contra de la Andje, por actos, hechos u omisiones atribuibles a esta entidad, y para la notificación de acciones de tutela cuando se considere que la Andje ha sido generadora de amenaza, puesta en peligro o vulneración de los derechos fundamentales.

Las notificaciones que se alleguen por los Despachos Judiciales en medio físico se gestionarán en la Andje teniendo en cuenta lo expuesto en el numeral 1.1. de la presente Circular. Tratándose de procesos judiciales, la información se ingresará al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, mientras que las notificaciones por acciones de tutelas no requieren de registro en dicho sistema.

1.4. Procesos judiciales y acciones de tutela en contra del extinto D.A.S. (Competencia residual)

Los procesos judiciales del extinto Departamento Administrativo de Seguridad D.A.S. correspondientes a la competencia residual contenida en el Decreto 1303 de 2014, a los procesos judiciales de los que trata el artículo 1o del Decreto 108 de 2016, y a las acciones de tutela que se instauren, deberán notificarse directamente al Patrimonio Autónomo PAP Fiduprevisora S.A. Defensa Jurídica extinto Departamento Administrativo (D.A.S.) y su Fondo Rotatorio.

No obstante, cuando a pesar de lo dispuesto en el artículo 238 de la Ley 1753 de 2015, en los citados Decretos y en el Contrato de Fiducia Mercantil número 6.001-2016, el despacho judicial considere que la Andje debe ser notificada de un proceso judicial o acción de tutela en relación con el extinto D.A.S., podrá realizar dicha notificación a través del buzón o correo electrónico que se enuncia en este numeral.

Las notificaciones de procesos judiciales y de tutelas efectuadas a través de este buzón o correo electrónico, ingresarán al Sistema de Gestión Documental de la Andje y posteriormente se remitirán a la Fiduprevisora S.A. para que ejerza la defensa judicial correspondiente. Adicionalmente se aclara que, en el caso de procesos judiciales, la Fiduprevisora S.A. efectuará el registro en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, mientras que las tutelas no requerirán de registro en dicho Sistema.

2. Identificación y gestión de los buzones y correos electrónicos relacionados con la conciliación extrajudicial

2.1. Solicitudes de conciliación extrajudicial que involucren entidades públicas del orden nacional y territorial

De conformidad con lo previsto en el artículo 613 del C.G.P., “(...) cuando se solicite conciliación extrajudicial, el peticionario deberá acreditar la entrega de copia a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación, en los mismos términos previstos para el convocado (…)”.

En desarrollo del artículo 613 ibídem, el artículo 2.2.3.2.1.4 del Decreto 1069 de 2015 señala que la entrega de la copia de la solicitud o la acreditación, debe hacerse cuando el asunto Involucre intereses litigiosos de la Nación o involucre a una entidad del orden nacional. Esta Información allegada a través del buzón o correo electrónico se gestionará a través del Sistema de Gestión Documental de la Entidad y se registrará en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, lo que contribuye al conocimiento de posibles demandas en contra de entidades públicas del orden nacional, como también a que “la Andje resuelva sobre su intervención o no en el Comité de Conciliación de la entidad convocada, así como en la audiencia de conciliación correspondiente”, tal como lo señala el artículo 613 citado.

Aquellas solicitudes de conciliación extrajudicial referidas a intereses de entidades del orden territorial, tienen un carácter meramente informativo para la Andje y no se registrarán en eKOGUI, ni en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad.

En consecuencia, cuando los apoderados o particulares con interés soliciten la recepción en medio físico de solicitudes de conciliación de entidades territoriales o cuando se allegue por mensajería, la Andje acusará recibo de la documentación con la anotación de su carácter meramente informativo y posteriormente se le dará el trámite dispuesto en el Protocolo de Eliminación de Documentos Físicos de la Andje.

2.2. Invitación de entidades públicas al Comité de Conciliación

De conformidad con el artículo 6o del Decreto-ley 4085 de 2011 modificado por el artículo 1o del Decreto 915 de 2017, es función de la Andje, participar en los Comités de Conciliación de las entidades u organismos del orden nacional, cuando lo estime conveniente, con derecho a voz y voto. La participación de la Andje está determinada por el cumplimiento de los criterios establecidos por el Consejo Directivo.

Las invitaciones a los Comités de Conciliación allegadas por medio del buzón denominado “Buzón invitación a comité de conciliación”, se registrarán en el Sistema de Gestión Documental de la Andje y se remitirán a la Dirección de Defensa Jurídica Nacional para su gestión.

2.3. Citaciones a audiencias de conciliación remitidas por los procuradores judiciales

Las citaciones a las audiencias de conciliación para entidades públicas del orden nacional, distintas a la Andje, que se alleguen por parte de los procuradores judiciales, tienen un carácter meramente informativo para la Andje. La asistencia de la Andje es facultativa, en concordancia con el artículo 613 del C.G.P. y las competencias especiales de la entidad previstas en el Decreto-ley 4085 de 2011 ya explicadas, en razón a que no cuenta con la calidad de sujeto pasivo de las pretensiones conciliatorias. Las citaciones a audiencias de conciliación serán gestionadas de acuerdo con el Protocolo de Eliminación de Documentos Físicos de la Andje.

3. Identificación y gestión del buzón relacionado con procesos arbitrales y registro de arbitramentos públicos

Las particularidades del registro de procesos arbitrales serán emitidas mediante la circular externa en la cual se imparten “Directrices para el registro de procesos arbitrales en el nuevo módulo del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI”.

3.1. Comunicación de centros de arbitraje sobre procesos arbitrales en los que es demandada una entidad pública

La Andje implementó este buzón para recepcionar la comunicación de los centros de arbitraje sobre procesos arbitrales en los que es demandada una entidad pública, en concordancia con lo señalado en la Ley 1563 de 2012 –Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional– en los incisos 3 y 4 del artículo 12, que dispone lo siguiente: “(...) Tratándose de procesos en los que es demandada una entidad pública, el centro de arbitraje correspondiente deberá remitir comunicación a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, informando de la presentación de la demanda”, y que “La remisión de la comunicación a que se refiere este inciso, es requisito indispensable para la continuación del proceso arbitral”. En consecuencia, la comunicación a que hace referencia el artículo 12 citado, tiene carácter meramente informativo.

Las comunicaciones de procesos arbitrales que realicen los centros de arbitraje y en los que hagan parte entidades públicas del orden nacional, que sean efectuadas en medio físico, deberán ser gestionadas ante la Andje conforme a lo anunciado en el numeral 1.1 de la presente Circular. Una vez sean recibidos, la Andje procederá con el respectivo registro en el Sistema de Gestión Documental y en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Es de anotar que la información relacionada con los procesos arbitrales adelantados contra entidades territoriales también debe ser gestionada de acuerdo con el Protocolo de Eliminación de Documentos Físicos de la Andje, en armonía con lo expuesto en el numeral 1.2 de la presente Circular.

3.2. Registro de Arbitramentos Públicos

Las comunicaciones de procesos arbitrales por parte de las entidades públicas del orden nacional deberán ser reportadas a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, desde los usuarios del módulo de arbitramento creados en dicho sistema para la entidad o entidades vinculadas a cada proceso.

4. Identificación y gestión de buzones y correos electrónicos relacionados con solicitudes de extensión de jurisprudencia

4.1. Extensión de jurisprudencia en vía administrativa

La Andje implementó este buzón para recibir las solicitudes de concepto previo que conforme al artículo 614 del C.G.P. deben elevar las diferentes autoridades públicas a la Andje, a efectos de resolver las peticiones de extensión de jurisprudencia a las que se refiere el artículo 102 de la Ley 1437 de 2011.

En consecuencia, una vez se registra la información en el Sistema de Gestión Documental de la Andje, se remitirá a la Oficina Asesora Jurídica para su trámite.

4.2. Extensión de jurisprudencia vía judicial

Para facilitar las notificaciones que realiza el Consejo de Estado según el artículo 616 del C.G.P., que modificó el inciso 2 del artículo 269 de la Ley 1437 de 2011, se implementó en la Andje este buzón y un correo electrónico. En consecuencia, una vez se registra la información en el Sistema de Gestión Documental de la Andje, se remitirá a la Oficina Asesora Jurídica para su trámite.

Las notificaciones efectuadas en medio físico se gestionarán en la Andje teniendo en cuenta lo expuesto en el numeral 1.1 de la presente Circular.

5. Notificaciones procesales donde la agencia se encuentre interviniendo procesalmente

La Andje implementó este buzón para recibir las notificaciones donde se encuentre actuando como interviniente o apoderada judicial de las entidades públicas del orden nacional conforme al artículo 610 del C.G.P. En consecuencia, una vez se registra la información en el Sistema de Gestión Documental de la Andje, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica Nacional para su trámite.

Las notificaciones efectuadas en medio físico se gestionarán en la Andje teniendo en cuenta lo expuesto en el numeral 1.1 de la presente Circular.

Ordénese a la Secretaría General de la Agencia disponer lo necesario para dar a conocer a los interesados la presente circular.

El Director General,

Luis Guillermo Vélez Cabrera.

NOTAS AL FINAL:

1. Que modificó el artículo 199 de la Ley 1437 de 2011.

2. Ibídem.

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Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)

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