CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2015

(marzo 11)

Diario Oficial No. 49.452 de 13 de marzo de 2015

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Bogotá, D. C., 11 de marzo de 2015

La Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuya estructura fue desarrollada mediante el Decreto-ley 4085 de 2011, asignándole la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, el cual debe ser utilizado y alimentado por todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administren recursos públicos.

El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, fue reglamentado por el Decreto 2052 de 2014 y tiene como objetivo ser la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

Así las cosas y teniendo en cuenta que la Dirección de Gestión de Información de esta entidad debe propender por el uso correcto y efectivo del Sistema por parte de todos los usuarios, el día 16 de marzo de 2015 dispondrá para uso de las entidades públicas una versión para, capacitación y entrenamiento denominada BETA - eKOGUI, en la dirección electrónica www.ekogui.gov.co.

La versión BETA-eKOGUI es la herramienta para que los usuarios de las entidades públicas del orden nacional se familiaricen con la nueva interfaz del Sistema, sus funcionalidades y beneficios, se capaciten en el registro y actualización de procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales, generación de certificación de actividad mensual por parte de los apoderados, y registro y consulta de fichas para estudio en los comités de conciliación y consulta y descarga de tablas básicas, entre otras funcionalidades.

El ambiente BETA - eKOGUI estará disponible durante un mes para uso exclusivo de capacitación y entrenamiento. De forma simultánea el Sistema LITIGOB seguirá en operación y las entidades deberán continuar su actividad de registro de información hasta el día 13 de abril de 2015, fecha en la cual se suspende la operación del Sistema LITIGOB. A partir del 20 de abril de 2015 las entidades podrán registrar y actualizar su información en eKOGUI.

Como el ambiente BETA - eKOGUI es exclusivo para realizar las actividades encaminadas para la capacitación y entrenamiento, la información que se registre en este ambiente será eliminada posteriormente. La información de procesos y casos en curso de la entidad se deberá cargar en el Sistema LITIGOB hasta la fecha señalada anteriormente.

El primer acercamiento del Sistema, a través de la versión BETA - eKOGUI está dirigido a los administradores de entidad, quienes deberán capacitarse para replicar al interior de sus entidades, las instrucciones y buenas prácticas sobre el manejo y uso del sistema, tal como lo establece el numeral 4 del artículo 9o del Decreto 2052 de 2014.

Durante los meses de marzo y abril del presente año, la ANDJE convocará a capacitarse a los administradores del Sistema en la entidad y su asistencia es de carácter obligatorio, toda vez que son los responsables de crear en eKOGUI a los usuarios apoderados. La ANDJE remitirá a los administradores del Sistema en la entidad vía correo electrónico, el usuario y contraseña para acceder a la versión BETA - eKOGUI. La programación de las capacitaciones será remitida a la cabeza de sector.

Así mismo, reiteramos la obligación por parte de los representantes legales de las entidades, de remitir el acto de delegación de administrador de entidad sin el cual no se habilitará el usuario dentro del Sistema para el uso de la versión de eKOGUI que se despliega el 20 de abril de 2015.

Durante el periodo en que estará en funcionamiento la versión BETA - eKOGUI, la ANDJE realizará el proceso de migración de datos de LITIGOB a eKOGUI, por lo cual es importante tener en cuenta las siguientes fechas: '

-- Marzo 16 de 2015. Suspensión de la actualización procesal en el Sistema LITIGOB.

Entre el 16 de marzo y el 13 de abril las entidades no podrán actualizar las etapas y actuaciones de procesos y casos en el Sistema LITIGOB.

-- Abril 13 de 2015. Cierre del Sistema Litigob.

-- El 13 de abril se cierra la operación del Sistema LITIGOB. Solo se podrán volver a radicar y actualizar procesos y casos en la nueva herramienta eKOGUI, a partir del 20 de abril de 2015.

-- 20 de abril de 2015. Puesta en producción del Sistema eKOGUI.

Este estará disponible en la dirección electrónica www.ekogui.gov.co

Esperamos contar con su apoyo y dedicación en la consulta, capacitación y análisis del aplicativo BETA - eKOGUI y en el reporte de cualquier incidencia, duda, o problema que se presente en su utilización, al correo electrónico soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co.

Cordialmente;

La Directora General,

ADRIANA GUILLÉN ARANGO.

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